Die digitale Transformation ist längst nicht mehr nur ein Trend, sondern eine Notwendigkeit für Unternehmen, die im modernen Wettbewerbsumfeld bestehen wollen. Die Digitalisierung beeinflusst alle Bereiche eines Unternehmens, insbesondere jedoch das Personalwesen. HR-Organisationen stehen vor der Herausforderung, digitale Technologien effektiv zu nutzen, um Prozesse zu optimieren, die Mitarbeiterbindung zu verbessern und eine zukunftsfähige Unternehmenskultur zu etablieren.
In this context, key questions arise: How can HR successfully implement digitalisation? Which tools and strategies help to modernise HR processes and at the same time meet the new requirements of the working world? In this article, we will provide you with valuable tips and introduce you to helpful tools for digitising your HR and taking advantage of the benefits of HR digitisation.
Inhaltsverzeichnis – Das erwartet Sie:
Advantages of HR digitalisation
Diese Prozesse können Sie digitalisieren
ZEP meets Personio
In den letzten Jahren hat sich gezeigt, dass die Digitalisierung in vielen Unternehmen nur langsam voranschreitet, obwohl ihre Bedeutung stetig wächst. Der Digitisation index verdeutlicht, dass zahlreiche Branchen und Regionen stagnieren oder sogar Rückgänge verzeichnen. Dies betrifft auch das HR-Management, das dringend von Optimierungs- und Digitalisierungspotenzialen profitieren müsste, um den Herausforderungen wie dem Fachkräftemangel besser begegnen zu können.
Die Digitalisierung operativer HR-Aufgaben bringt zahlreiche Vorteile mit sich, die nicht nur die Produktivität und Agilität steigern, sondern auch die Employee Experience deutlich verbessern. Durch den Einsatz moderner Plattformen und Tools wird das HR-Management effizienter, flexibler und sicherer. Hier sind die wichtigsten Vorteile im Überblick:
Die Digitalisierung bietet zahlreiche Möglichkeiten, um HR-Prozesse effizienter und flexibler zu gestalten. Von der Optimierung des Recruitings über die Verbesserung des Employer Brandings bis hin zur Automatisierung der Personalverwaltung – für fast jeden Bereich gibt es passende digitale HR-Lösungen. Diese Tools können den Arbeitsalltag erheblich erleichtern und Raum für innovative Ansätze schaffen.
Die Digitalisierung Ihrer HR-Abteilung muss kein komplizierter Prozess sein. Mit den richtigen Ansätzen und ein paar gezielten Tipps können Sie schnell und effizient starten. Von der Auswahl der passenden Tools bis zur Umsetzung konkreter Maßnahmen – hier erfahren Sie, wie Sie Ihr Personalmanagement erfolgreich digitalisieren und somit zukunftssicher gestalten:
Um die Effizienz Ihrer HR-Abteilung zu steigern, ist es entscheidend, zeitaufwändige und wiederkehrende Aufgaben durch Automatisierung zu optimieren. Ein wichtiger Bereich, der von der Digitalisierung profitieren kann, ist die Work time trackingsince the Time clock judgement of the Federal Labour Court of 13 September 2022 is mandatory in Germany.
Durch den Einsatz digitaler Tools können Fehler minimiert und der gesamte Prozess erheblich beschleunigt werden. Zusätzlich bieten Systeme wie digitale Bewerbermanagementlösungen und elektronische Unterschriften weitere Möglichkeiten, um Standardprozesse effizienter zu gestalten und wertvolle Ressourcen freizusetzen.
The general conditions in recruiting have changed due to the Fachkräftemangel und die Veränderungen in der Arbeitswelt stark gewandelt. Ein digitaler Bewerbungsprozess hilft Ihnen, die Candidate Experience zu verbessern und die passenden Kandidaten schneller zu identifizieren. Nutzen Sie moderne Tools wie CV Parsing, Bewerberscores und digitale Unterschriften, um den Prozess zu beschleunigen und potenzielle Mitarbeiter nicht an die Konkurrenz zu verlieren.
Die Digitalisierung des Personalmanagements ist entscheidend, um nicht nur neue Talente zu gewinnen, sondern auch bestehende Mitarbeiter langfristig zu binden. Besonders die jungen, technikaffinen Generationen erwarten moderne, digitale Prozesse im Unternehmen. Durch den Einsatz digitaler Tools im Talentmanagement können Sie die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter besser fördern und transparente, nachvollziehbare Entwicklungswege schaffen, die zur Employee retention contribute.
Die Digitalisierung bietet zahlreiche Möglichkeiten, um die Weiterbildung Ihrer Mitarbeiter effektiv und flexibel zu gestalten. E-Learning-Plattformen, Online-Seminare und digitale Lernressourcen ermöglichen es Ihren Teammitgliedern, sich nach Bedarf und im eigenen Tempo weiterzubilden. Achten Sie darauf, klare Zugangsregelungen und eine gezielte Steuerung der Lerninhalte zu etablieren, damit alle relevanten Mitarbeiter die passenden Ressourcen nutzen können, ohne sich gegenseitig zu blockieren.
Since 2018, we have been working continuously on optimising the Interface zwischen Personio und ZEP, um die beiden Tools effektiver nutzbar zu machen. Eine wichtige Funktion für die Effizienz der Personalabteilung ist die zentrale Erfassung aller Mitarbeiterdaten, einschließlich der Arbeitszeiten. Mit ZEP können Sie die reguläre Arbeitszeit und die Project times einfach erfassen und bleiben dank Funktionen wie einer zuverlässigen Break regulation on the safe side.
Die Arbeitszeiterfassung erfolgt bequem über unsere mobilen Apps oder das ZEP-Terminal und wird automatisch zwischen den verschiedenen Medien synchronisiert – auch dank der Integration mit Personio.
And now we are going into detail. After sounding out the common intersection and developing the interface, we are already offering the following functions to numerous customers together with Personio:
Wenn Sie Personio und ZEP integrieren, können neue Mitarbeiter automatisch zu ZEP hinzugefügt werden, wenn sie in Personio eingestellt werden. Wählen Sie einfach aus, ob Sie alle neuen Mitarbeiter oder nur ausgewählte Gruppen hinzufügen möchten – für ein schnelles und effizientes Onboarding, das auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Diese Gruppen können beispielsweise Ihre Mitarbeiter im Home office sein, für die die Time recording in Personio ausreichend ist. Auf der anderen Seite haben Ihre Mitarbeiter vor Ort die Möglichkeit, sich am ZEP-Terminal einzustempeln.
Mitarbeiter in Personio können automatisch mit den entsprechenden ZEP-Benutzern abgeglichen werden. Wann immer sich Mitarbeiterdaten in Personio ändern, können diese auch direkt in ZEP aktualisiert werden – basierend auf Ihrer vordefinierten Kennzeichnung. So ist sichergestellt, dass Ihre Mitarbeiterinformationen immer aktuell sind.
Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, wird der entsprechende ZEP-User automatisch auf Basis des Austrittsdatums in Personio deaktiviert.
Abwesenheits- und Anwesenheitszeiten inklusive ausgeklügelter Pausenregelungen werden automatisch zwischen ZEP und Personio abgeglichen – egal, ob sie über die Apps oder das Time recording terminal are recorded by ZEP. You decide which employee records their times and where.
Bei der Digitalisierung im HR-Bereich können verschiedene Herausforderungen auftreten. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über diese Herausforderungen sowie mögliche Lösungsansätze, um sie erfolgreich zu bewältigen:
| Costs and effort | Einführung neuer Software-Tools erfordert Investitionen und Schulungen für Mitarbeiter
. |
Langfristige Kosten-Nutzen-Analyse durchführen; betonen, dass sich der Mehraufwand durch Zeit- und Ressourceneinsparungen schnell amortisiert. |
| Data protection | Stricter requirements under the GDPR make the handling of applicant and personnel data more complicated. | Ensure GDPR-compliant applicant management; use detailed information in the e-book on digitalisation in recruiting. |
| Lack of internal expertise | Mangel an Fachwissen im Unternehmen über die Digitalisierungsthemen und -tools. | Ein kleines Projektteam oder einen Verantwortlichen für die Umstellung festlegen; externe Beratung in Anspruch nehmen. |
| Lack of budget and time | Unzureichendes Budget oder fehlende Zeit für die Umstellung auf digitale Systeme. | Ausführliche Kosten-Nutzen-Analyse durchführen; Fakten zur langfristigen Einsparung und Effizienzsteigerung präsentieren. |
| Management criticism | Skepsis des Managements gegenüber der Notwendigkeit und den Vorteilen der Digitalisierung. | Studien und Beispiele präsentieren, die die Relevanz und Chancen der Digitalisierung für die Wettbewerbsfähigkeit verdeutlichen. |
| Insufficient tool knowledge | Unklarheit darüber, welche digitalen Tools am besten zum Unternehmen passen. | Testmöglichkeiten nutzen, Anbietervergleiche lesen und Referenzkunden befragen; IT-Abteilung zur Auswahl der Tools einbeziehen. |
Die fortschreitende Digitalisierung in der HR-Abteilung weckt die Sorge, dass die Menschlichkeit auf der Strecke bleiben könnte. Tatsächlich bietet die Digitalisierung jedoch die Chance, zeitraubende Verwaltungsaufgaben zu automatisieren und so mehr Zeit für wichtige, menschliche Interaktionen zu gewinnen. Der Mensch bleibt im HR-Bereich unverändert zentral; es gilt vielmehr, sich auf neue Technologien einzulassen und neue Kompetenzen zu entwickeln, um die Qualität der Personalbetreuung zu verbessern.
Die Digitalisierung im HR-Bereich ist längst unverzichtbar und bietet weit mehr als nur technologische Fortschritte. Sie ermöglicht eine signifikante Effizienzsteigerung, indem sie zeitaufwändige administrative Aufgaben automatisiert und so wertvolle Ressourcen freisetzt. Tools wie Personio und ZEP spielen dabei eine entscheidende Rolle: Während Personio umfassendes Personalmanagement und Bewerbermanagement optimiert, sorgt ZEP für eine präzise und einfache Arbeitszeiterfassung und ein effektives Zeitmanagement. Diese Integration von ZEP in Personio vereinfacht die Verwaltung von Arbeitszeiten und Personalakten und gewährleistet eine nahtlose Synchronisation zwischen verschiedenen Systemen.
Trotz der anfänglichen Herausforderungen – von Kosten und Datenschutz über interne Expertise bis hin zur Skepsis des Managements – überwiegen die langfristigen Vorteile. Die Digitalisierung stärkt die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens, indem sie Prozesse beschleunigt, die Employee Experience verbessert und gleichzeitig den sich wandelnden Anforderungen der Arbeitswelt gerecht wird. Während die Technologie Routineaufgaben übernimmt, bleibt der Mensch weiterhin im Mittelpunkt: HR-Profis können sich auf die wesentlichen menschlichen Aspekte konzentrieren und so die Zufriedenheit und das Engagement Ihrer Mitarbeiter fördern.
Gehen Sie die Digitalisierung proaktiv an, nutzen Sie moderne Tools wie Personio und ZEP, und schaffen Sie eine Arbeitsumgebung, die sowohl effizient als auch menschlich bleibt. Mit der richtigen Strategie und den passenden Technologien wird Ihr HR-Bereich fit für die Zukunft und kann die Chancen der digitalen Transformation optimal nutzen.
Für die Digitalisierung von HR-Prozessen sind umfassende und integrierte Softwarelösungen wie Personio und ZEP besonders geeignet. Personio bietet umfassende Funktionen für Personalmanagement und Bewerbermanagement, während ZEP die Arbeitszeiterfassung und das Zeitmanagement optimiert. Die Kombination dieser Tools ermöglicht eine effiziente und nahtlose Verwaltung aller HR-relevanten Prozesse.
When digitalising HR processes, it is important to comply with the General Data Protection Regulation (GDPR) zu beachten, insbesondere in Bezug auf die Verarbeitung und Speicherung von Bewerber- und Personaldaten. Stellen Sie sicher, dass alle verwendeten Tools und Systeme DSGVO-konform sind und dass entsprechende Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz der personenbezogenen Daten getroffen werden.
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