Die präzise Erfassung der Arbeitszeit ist ein entscheidender Faktor für die Effizienz und Fairness in jedem Unternehmen. Angesichts der zunehmenden Komplexität der Arbeitswelt und der fortschreitenden Digitalisierung sind moderne Lösungen zur Arbeitszeiterfassung unerlässlich. In diesem Artikel beleuchten wir die aktuelle Rechtslage, die vielfältigen Vorteile einer genauen Zeiterfassung und klären die Frage, was der Unterschied zwischen Arbeits- und Projektzeiterfassung ist.
Inhaltsverzeichnis – Das erwartet Sie:
How does working time recording work?
Is working time recording compulsory?
How do you record your working time?
How does working time recording differ from project time recording?
How to Work time tracking eigentlich definiert? Arbeitszeiterfassung ist ein weit verbreitetes Konzept, das die grundlegende Erfassung und Aufzeichnung der Arbeitszeit eines Mitarbeiters beinhaltet. So weit, so gut. Sie ist aber auch eine wichtige Methode zur Verfolgung und Abrechnung von Arbeitsstunden, Urlaubstagen und anderen Abwesenheiten eines Mitarbeiters. In Deutschland muss spätestens seit dem BAG ruling von September 2022 die tägliche Arbeitszeit erfasst werden. Nur so könne die Einhaltung der Arbeitszeitregelungen gewährleistet werden.
Viele Wege führen nach Rom – So ist es auch beim Thema Arbeitszeiterfassung. Denn: Spätestens mit dem BAG-Urteil von September 2022 wurde in Deutschland die Erfassung der Arbeitszeit zur Pflicht. Der Referentenentwurf des BMAS für ein Law on the recording of working hours geht noch einen Schritt weiter: Der Entwurf sieht vor, dass die Arbeitszeiterfassung in elektronischer Form erfolgen muss. Ausnahme: Unternehmen mit weniger als 10 Personen sind von der elektronischen Erfassungspflicht ausgenommen, müssen ihre Zeiten aber trotzdem dokumentieren – ob manuell, auf Papier oder per Software ist den Unternehmen freigestellt. Wichtig ist hier auch die Obligation to store for at least two years!
Für Arbeitgeber ist die Arbeitszeiterfassung von entscheidender Bedeutung, um die Produktivität und die Arbeitskosten nachverfolgen zu können. Sie ermöglicht es, Überstunden und Minusstunden zu überwachen sowie das Urlaubs- und Absenteeism management im Auge zu behalten. Zudem unterstützt die Erfassung der täglichen Arbeitszeit Unternehmen dabei, die Einhaltung von Working time regulations einzuhalten und kann dabei helfen, Konflikte zu vermeiden, die sich aus unbezahlten Überstunden oder ungenauen Arbeitszeitberichten ergeben könnten.
Natürlich profitieren auch Arbeitnehmer von einer exakten Arbeitszeiterfassung:
🕒 Eine präzise Aufzeichnung der geleisteten Stunden.
💰 Sichere Abgeltung von Überstunden gemäß klar definierter Regeln.
🤝 Stärkung des Vertrauens der Mitarbeiter ins Unternehmen.
🖥️ Keinen administrativen Mehraufwand dank moderner Softwarelösungen.
💸 Erhebliche Kosteneinsparungen durch Reduzierung von Zeit und Aufwand für manuelle Aufzeichnungen.
Gemäß des Urteils des Europäischen Gerichtshofs von 2019 ist die genaue Dokumentation der Arbeitszeit auch in Deutschland verpflichtend. Obwohl bisher kein entsprechendes Gesetz zur Arbeitszeiterfassung verabschiedet wurde, hat das Bundesarbeitsgericht im September 2022 klargestellt, dass diese Regulations apply directly. In its judgement, the court emphasised that keine Übergangsfrist exists and employer as of now are obliged to record working hours accurately.
Nach der Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) sind leitende Angestellte gemäß § 5 Abs. 3 des Betriebsverfassungsgesetzes are exempt from the obligation to record working hours. This applies in particular to Führungskräfte, die über selbständige Einstellungs- und Entlassungsbefugnisse verfügen oder erhebliche Prokura innehaben.
In addition, persons who fall under § 18 Abs. 1 ArbZG genannt sind, nicht unter die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Dazu gehören Chefärzte, Leiter öffentlicher Dienststellen mit Entscheidungsbefugnis in Personalangelegenheiten, sowie Arbeitnehmer im öffentlichen Dienst, die in häuslicher Gemeinschaft mit betreuten Personen leben und diese eigenverantwortlich betreuen.
Arbeitszeiten können auf verschiedene Weisen erfasst werden, abhängig von Faktoren wie Unternehmensgröße, Digitalisierungsgrad, Branchenspezifikationen und Arbeitszeitmodellen. Die gängigsten Optionen sind:
| Stationäres Zeiterfassungsterminal | Registration to Terminals mit Karte, Chip, Smartphone oder Fingerabdruck in Betriebsstätten. |
| Time clock | Traditionelle Methode, bei der Mitarbeiter ihre Arbeitszeit durch Stempeln registrieren. Wird zunehmend durch digitale Lösungen ersetzt. |
| Transcript | Manuelle Aufzeichnung von Arbeitsbeginn, -ende und Pausenzeiten durch die Mitarbeiter, häufig auf Time sheets. Geeignet für kleinere Unternehmen und spezifische Arbeitsumgebungen. |
Mit ZEP setzen Sie auf eine moderne Zeiterfassungssoftware, die Ihnen eine lückenlose und minutengenaue Erfassung der Arbeitszeiten ermöglicht. Besonders hervorzuheben ist unsere mobile apps für Android und iOS, die es Ihren Mitarbeitern ermöglicht, ihre Arbeitszeiten einfach und präzise von überall aus zu erfassen. Diese Flexibilität unterstützt nicht nur den Außendienst effizient, sondern gewährleistet auch, dass keine Arbeits- oder Pausenzeiten verloren gehen.
Darüber hinaus bietet ZEP eine benutzerfreundliche webbasierte Plattform, die schnelle Auswertungen in verschiedenen Formaten ermöglicht und Ihnen hilft, Arbeitszeitmodelle wie Flexitime optimised management. Benefit from our free trial version für 30 Tage und erleben Sie selbst, wie ZEP Ihre Arbeitszeitverwaltung vereinfachen kann!
Arbeitszeit- und Projektzeiterfassung sind zwei Konzepte, die in der Unternehmenswelt eine wichtige Rolle spielen. Obwohl sie beide auf den ersten Blick ähnlich erscheinen mögen, sind sie in ihrer Funktionsweise und ihren Zielen tatsächlich recht unterschiedlich.
„Der Worte sind genug gewechselt, nun lasst uns endlich Taten sehen!“ Von Projektzeiterfassung ist in Goethes Faust zwar keine Rede, dennoch trifft es dieses Zitat ziemlich gut, denn: Nachdem wir nun die Bedeutung und Funktionsweisen von Arbeitszeit- und Projektzeiterfassung erläutert haben, wollen wir uns auf die 5 größten Hauptunterschiede zwischen beiden Ansätzen konzentrieren.
Der wesentliche Unterschied zwischen Arbeitszeiterfassung und Projektzeiterfassung liegt wohl im Fokus und der Zielsetzung. Die Arbeitszeiterfassung konzentriert sich in erster Linie auf die individuelle Arbeitszeit der Mitarbeiter. So können Lohnabrechnungen, Überstunden und die Einhaltung der Arbeitszeitregelungen kosteneffizient und zeitsparend verwaltet werden. Die Projektzeiterfassung hingegen zielt darauf ab, den Zeitaufwand für bestimmte Projektaktivitäten zu messen und zu verwalten, um die Projektleistung zu optimieren und das Budget effektiv zu nutzen. Beide Ansätze können natürlich mit manuell erfolgen. Macht aber eher wenig Sinn, da fehleranfällig und zeitaufwändig. Warum nicht Zeit und Kosten sparen? Mit einer cloudbasierten Lösung wird’s umso einfacher.
Ein weiterer wichtiger Unterschied betrifft die Zeiteinheiten und -ebenen, die erfasst werden. Während in der Arbeitszeiterfassung hauptsächlich die täglichen Arbeitsstunden eines Mitarbeiters aufgezeichnet werden, richtet sich in der Projektzeiterfassung der Fokus auf die Erfassung spezifischer Projektaktivitäten. Dies führt zu größtmöglicher Transparenz gegenüber dem Kunden, da so auf Stunden- oder gar Minutenbasis abgerechnet werden kann. Eine passende Softwarelösung zur Projektzeiterfassung unterstützt Unternehmen vom Offer until the Invoicing, sodass sie jederzeit die volle Kontrolle über ihre Projekte behalten.
Alles auf einmal oder jeder für sich? Je nachdem, welche Funktion ein Mitarbeiter im Unternehmen hat, unterscheiden sich auch die Erfassungsbereiche. Die reine Work time tracking betrifft hierbei normalerweise den gesamten Mitarbeiterstamm eines Unternehmens und ist häufig unternehmensweit standardisiert. Im Gegensatz dazu ist die Projektzeiterfassung auf bestimmte Projekte oder Projektteams beschränkt und kann – je nach Anforderungen oder Komplexität – eines Projektes variieren. Mit einer zuverlässigen Softwarelösung können Sie beides unter einen Hut bringen. ZEP bietet z.B. in der Version „Professional“ Zusatzmodule an, mit denen die reine Zeiterfassung als auch projektspezifische Zeiten erfasst, dokumentiert und abgerechnet werden können.
Wofür werden Arbeitszeiten erfasst? Und was ist wichtig bei der Project time tracking? Nun, Daten der Arbeitszeiterfassung dienen hauptsächlich der Gehaltsabrechnung, der Arbeitszeitregelung und – ganz wichtig – der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Sie sehen, Zeiterfassung ist kein lästiges Übel, sondern schützt Mitarbeiter davor, zu viele Überstunden anzusammeln und fordert von Arbeitgebern, sich an Arbeitszeitgesetze zu halten. Bei der Projektzeiterfassung geht es hingegen darum, den Fortschritt, die Effizienz und die Rentabilität von Projekten zu bewerten und die Project planning und -kalkulation zu optimieren. Eine geeignete Software zur Projektzeiterfassung kann Unternehmen dabei unterstützen, die Resource planning für zukünftige Projekte vorzunehmen, sodass kein Projektbeteiligter über- oder unterfordert ist.
Warum und wozu werden Arbeits- und Projektzeiten eigentlich erfasst? Die Art der Berichterstattung und Analyse sind bei beiden Modellen ebenfalls sehr unterschiedlich. Denn: Die Ergebnisse der reinen Arbeitszeiterfassung können in der Regel in Form von Arbeitszeitkonten und Gehaltsabrechnungen dargestellt werden. Wobei die Ergebnisse der Projektzeiterfassung oft in umfangreichen Project reports und -analysen präsentiert werden, die verschiedene Aspekte des Projektmanagements abdecken. So behalten die Verantwortlichen stets den Überblick über ein detailliertes Projekt-Controlling und können dem Kunden eine transparente Abrechnung sowie einen umfassenden Projektbericht vorlegen. So kommen garantiert keine Missverständnisse auf.
Trotz aller großen Unterschiede teilen Arbeitszeiterfassung und Projektzeiterfassung auch eine Hand voll Gemeinsamkeiten und können sich gegenseitig ergänzen.
Arbeitszeiterfassung und Projektzeiterfassung sind entscheidend für das Ressourcenmanagement in Unternehmen. Die Arbeitszeiterfassung optimiert die Arbeitszeit der Mitarbeiter, minimiert Überstunden und fördert eine gleichmäßige Arbeitslastverteilung. Sie ist besonders nützlich für Schichtarbeit und Projektteams. Die Projektzeiterfassung ermöglicht eine präzise Ressourcenplanung und Budgetkontrolle für Projekte. Durch die Erfassung der Projektzeiten können Unternehmen rechtzeitig Engpässe erkennen und Kostenüberschreitungen vermeiden. Beide Systeme nutzen Echtzeit-Daten, um die Ressourcennutzung zu optimieren und die Gesamteffizienz zu steigern, indem sie schnell auf Veränderungen reagieren können.
Beide Erfassungsmöglichkeiten sind entscheidend für die Kostenkontrolle in Unternehmen. Die Arbeitszeiterfassung ermöglicht eine präzise Überwachung und Verwaltung der Arbeitskosten, was Unternehmen hilft, ihre Ausgaben effektiv zu kontrollieren. Die Projektzeiterfassung verbessert die Budgetierung und Kostenschätzungen für Projekte erheblich und unterstützt dabei, mögliche Kostenüberschreitungen frühzeitig zu identifizieren. Beide Systeme tragen somit maßgeblich dazu bei, die finanzielle Planung zu optimieren und Budgetziele einzuhalten.
Sowohl Projektzeit- als auch Arbeitszeiterfassung bieten detaillierte Einblicke in die Zeitaufwendungen für verschiedene (Projekt)aufgaben. Diese Daten dienen als Grundlage für die Analyse und Optimierung von Arbeitsabläufen. Durch regelmäßige Analysen der erfassten Daten und Implementierung von Feedback loops können Unternehmen kontinuierlich ihre betriebliche Effizienz verbessern. Dies kann durch Schulungen, Anpassung von Arbeitsabläufen oder technologische Upgrades geschehen, die auf den gewonnenen Erkenntnissen basieren.
Die präzise Erfassung der Arbeitszeit ist für jedes moderne Unternehmen unerlässlich. Angesichts der aktuellen Rechtslage und der fortschreitenden Digitalisierung ist eine genaue Zeiterfassung nicht nur Pflicht, sondern bietet auch zahlreiche Vorteile. Sie ermöglicht Arbeitgebern die effiziente Verwaltung von Arbeitsstunden, Urlaubs- und Fehlzeiten sowie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Für Mitarbeiter bedeutet dies eine faire Abrechnung und Vermeidung von Konflikten. Moderne Softwarelösungen wie ZEP erleichtern diese Prozesse zusätzlich, indem sie eine lückenlose Erfassung und flexible Auswertung der Arbeitszeiten ermöglichen, unterstützt durch eine benutzerfreundliche mobile App und webbasierte Plattform.
Die genaue Erfassung der Arbeitszeit ist nicht in allen Branchen verpflichtend, jedoch ist sie in Deutschland gemäß des BAG-Urteils seit September 2022 für alle Unternehmen obligatorisch. Ausnahmen gelten für bestimmte leitende Angestellte und spezifizierte Personengruppen nach § 5 Abs. 3 des Betriebsverfassungsgesetzes.
Grundsätzlich haben nur befugte Personen wie Personalverantwortliche und gegebenenfalls Betriebsräte Zugriff auf die erfassten Arbeitszeiten. Dies geschieht im Rahmen der Gehaltsabrechnung, Arbeitszeitkontrolle und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
Moderne digitale Zeiterfassungssysteme wie ZEP bieten eine hohe Sicherheit für persönliche Daten. Sie verwenden verschlüsselte Verbindungen und speichern Daten in deutschen Rechenzentren. Zudem werden strenge Privacy policy eingehalten, um die Vertraulichkeit und Integrität der persönlichen Informationen zu gewährleisten.
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