Mitarbeitergespräch führen » 7 Dos and Don’ts ✓

1️⃣ Erreichen Sie die vorgegebenen Ziele?

Stellen Sie sich vor, Sie sind gut vorbereitet und kennen bereits die Ergebnisse des Mitarbeiters. Eine direkte Frage nach den Zielvorgaben kann den Eindruck erwecken, dass Sie sich nicht ausreichend auf das Gespräch vorbereitet haben oder nicht wirklich an der Leistung des Mitarbeiters interessiert sind. Stattdessen sollten Sie offene Fragen verwenden, um den Mitarbeiter zu einem detaillierten Austausch einzuladen. Fragen Sie beispielsweise: „Erzählen Sie mir von den jüngsten Erfolgen, die Sie erzielt haben.“ Auf diese Weise erfahren Sie nicht nur mehr über die tatsächlichen Erfolge des Mitarbeiters, sondern können auch erkennen, wie er selbst Erfolg definiert.

2️⃣ Könnten wir das zu einem späteren Zeitpunkt besprechen?

Wenn ein Mitarbeiter ein Anliegen äußert oder eine Frage stellt, erwartet er eine Antwort. Wenn Sie zusätzliche Informationen benötigen, um eine fundierte Antwort zu geben, sollten Sie dies klar kommunizieren. Anstatt das Thema einfach aufzuschieben, erklären Sie die Notwendigkeit für eine spätere Klärung und geben Sie einen konkreten Zeitrahmen an, wann Sie sich wieder melden werden. Eine gründliche Vorbereitung kann ebenfalls helfen: Überlegen Sie im Vorfeld, welche Themen für den Mitarbeiter von Interesse sein könnten und welche Fragen oder Anliegen er möglicherweise hat.

3️⃣ Könnten Sie bitte daran arbeiten, die Aufgaben nicht mehr so oft aufzuschieben?

Solche vagen Formulierungen bieten dem Mitarbeiter wenig hilfreiche Informationen. Für ein konstruktives Mitarbeitergespräch sollten Sie spezifisch sein. Geben Sie konkrete Beispiele für Situationen, in denen es zu Verzögerungen kam, und erläutern Sie präzise, welche Verhaltensweisen verbessert werden sollten. Vermeiden Sie allgemeine Begriffe wie „immer“ und „alles“, um Verallgemeinerungen zu vermeiden. Dadurch kann der Mitarbeiter genau nachvollziehen, welches Verhalten problematisch war und wie er seine Aufgaben zukünftig effizienter erledigen kann.

4️⃣ Wie verbringen Sie Ihre Freizeit?

Obwohl ein positives Arbeitsverhältnis durchaus persönliche Gespräche ermöglichen kann, sollten Themen zu den persönlichen Interessen des Mitarbeiters in einem Mitarbeitergespräch eher vermieden werden. Fragen zu Hobbys oder Freizeitaktivitäten sind nicht unbedingt relevant für die berufliche Bewertung. Auch wenn der Arbeitgeber möglicherweise ein Interesse am Wohlbefinden des Mitarbeiters zeigt oder einen Rat geben möchte, sollte der Fokus auf den beruflichen Aspekten liegen. Der Mitarbeiter ist nicht verpflichtet, private Details preiszugeben.

5️⃣ Erwarten Sie demnächst eine familiäre Veränderung?

Fragen zu persönlichen Lebensplänen wie einer Schwangerschaft oder Familienplanung sind in einem Mitarbeitergespräch nicht angebracht. Auch wenn solche Themen möglicherweise Auswirkungen auf die Arbeit haben könnten, ist der Mitarbeiter nicht verpflichtet, darüber Auskunft zu geben. Im Gegenteil, er könnte sich gezwungen sehen, falsche Angaben zu machen, um möglichen Nachteilen zu entgehen. Eine schwangere Mitarbeiterin ist zwar verpflichtet, ihren Arbeitgeber über ihren Zustand zu informieren, doch den Zeitpunkt dieser Information bestimmt sie selbst. Themen der Familienplanung sollten daher nicht Gegenstand eines Mitarbeitergesprächs sein, da sie keinen direkten Bezug zur beruflichen Leistung haben.

6️⃣ Warum hat das letzte Projekt nicht funktioniert?

Diese Frage ist nur dann sinnvoll, wenn das Gespräch speziell auf das betreffende Projekt ausgerichtet ist. Ein Jahresgespräch sollte hingegen einen breiteren Überblick über die allgemeine Arbeitsleistung bieten. Idealerweise konzentriert sich das Gespräch auf eine Hauptthematik und andere spezifische Themen werden separat besprochen. Ein allgemeines Mitarbeitergespräch sollte Feedback zur Gesamtleistung und zur Arbeitsweise geben, ohne den Mitarbeiter mit Fragen zu konfrontieren, bei denen er sich in einem ungünstigen Licht präsentiert. Wenn Sie die Ursachen für das Scheitern eines bestimmten Projekts verstehen möchten, planen Sie dafür ein gesondertes Gespräch. Bereiten Sie sich gut darauf vor und geben Sie dem Mitarbeiter genügend Zeit zur Reflexion und zur Ausarbeitung von Lösungsvorschlägen.

7️⃣ Warum waren Sie kürzlich mehrere Wochen krank?

Fragen zur genauen Art der Krankheit sind aus Datenschutzgründen unzulässig. Auf einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wird keine spezifische Diagnose angegeben. Bei längerer Erkrankung (mehr als acht Monate) und ohne Aussicht auf Besserung innerhalb der nächsten zwei Jahre kann eine Kündigung in Erwägung gezogen werden, um wirtschaftliche Schäden für das Unternehmen zu vermeiden. Kurzzeitige Erkrankungen sind jedoch Privatsache des Mitarbeiters. Die Nachfrage nach der genauen Art der Krankheit kann den Mitarbeiter zusätzlich belasten und zu unangenehmen Situationen führen. Dies könnte auch dazu führen, dass der Mitarbeiter, insbesondere bei psychischen Erkrankungen, von Vorgesetzten und Kollegen anders behandelt wird.

1️⃣ Fühlen Sie sich wohl im Team?

Diese Frage gibt dem Mitarbeiter die Möglichkeit, über seine Erfahrungen und die Teamdynamik zu reflektieren. Sie bietet Ihnen wertvolle Einblicke in mögliche Bereiche, die verbessert werden könnten, und trägt zur Förderung eines harmonischen Arbeitsumfelds bei.

2️⃣ Worüber möchten Sie gerne sprechen?

Indem Sie dem Mitarbeiter die Gelegenheit geben, eigene Themen anzusprechen, zeigen Sie Ihre Bereitschaft, seine Anliegen ernst zu nehmen. Dies fördert eine offene Kommunikation und kann dazu beitragen, wichtige Themen frühzeitig zu adressieren.

3️⃣ Was kann ich tun, damit Sie bei uns gerne weiterarbeiten?

Diese Frage verdeutlicht Ihr Interesse an der langfristigen Zufriedenheit und Bindung des Mitarbeiters. Sie zeigt, dass Sie bereit sind, Maßnahmen zu ergreifen, um die Arbeitsbedingungen zu verbessern und den Mitarbeiter langfristig im Unternehmen zu halten.

4️⃣ Haben Sie Verbesserungswünsche?

Durch diese Frage erfahren Sie, welche Veränderungen der Mitarbeiter sich wünscht und wie diese möglicherweise umgesetzt werden könnten. Dies zeigt Ihre Bereitschaft, auf Verbesserungsvorschläge einzugehen und gemeinsam an der Weiterentwicklung zu arbeiten.

5️⃣ An welchem Projekt hätten Sie auch gerne mitgearbeitet?

Diese Frage gibt Ihnen Aufschluss über die Interessen und möglichen Stärken des Mitarbeiters. Sie kann dazu beitragen, zukünftige Projekte besser auf die Fähigkeiten und Präferenzen des Mitarbeiters abzustimmen.

6️⃣ Haben Sie Ideen dazu, wie Sie sich persönlich weiterentwickeln möchten?

Indem Sie den Mitarbeiter nach seinen Ideen zur beruflichen Weiterentwicklung fragen, unterstützen Sie seine Karriereziele und zeigen Ihr Engagement für seine berufliche Entwicklung. Dies kann zu einer stärkeren Motivation und einem besseren Engagement führen.

7️⃣ Was motiviert Sie aktuell besonders?

Diese Frage hilft dabei, die aktuellen Motivationsquellen des Mitarbeiters zu identifizieren. Das Verständnis darüber, was ihn motiviert, kann Ihnen helfen, diese Motivationsfaktoren gezielt zu nutzen und den Mitarbeiter entsprechend zu fördern.

Tools wie ZEP können die Verwaltung von Arbeitszeiten und Abwesenheiten vereinfachen, was wiederum Zeit für wertvolle Gespräche schafft. Nutzen Sie solche Tools, um administrative Aufgaben zu minimieren und sich auf die wesentlichen Aspekte des Mitarbeitergesprächs zu konzentrieren.

Eine gründliche Vorbereitung ist entscheidend für den Erfolg eines Mitarbeitergesprächs. Zuerst sollten Sie alle relevanten Informationen und Leistungsdaten des Mitarbeiters zusammenstellen. Überlegen Sie sich konkrete Beispiele für Themen, die besprochen werden sollen, und formulieren Sie klare Ziele für das Gespräch. Bereiten Sie offene Fragen vor, die den Mitarbeiter zur Reflexion anregen und eine konstruktive Diskussion fördern. Außerdem ist es hilfreich, den Rahmen und die Logistik des Gesprächs zu planen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Schwierige Themen sollten mit Sensibilität und Empathie angesprochen werden. Beginnen Sie solche Gespräche mit einem positiven und unterstützenden Ton, um eine konstruktive Atmosphäre zu schaffen. Verwenden Sie konkrete Beispiele und bleiben Sie sachlich, um Missverständnisse zu vermeiden. Es ist wichtig, dem Mitarbeiter zuzuhören und seine Perspektive zu verstehen. Bieten Sie gemeinsam Lösungen und Entwicklungsmöglichkeiten an und betonen Sie, dass das Ziel des Gesprächs darin besteht, zu helfen und Verbesserungen zu erreichen.

Personalgespräche außerhalb des Büros können viele Vorteile bieten. Die informelle Umgebung eines Cafés oder eines Spaziergangs schafft eine entspannendere Atmosphäre, die das Gespräch für den Mitarbeiter angenehmer macht. Dies kann dazu führen, dass der Mitarbeiter offener spricht und ehrlicher Feedback gibt. Solche Gespräche zeigen auch, dass Ihnen das Wohlbefinden des Mitarbeiters wichtig ist und dass Sie bereit sind, einen zusätzlichen Schritt zu gehen, um eine gute Arbeitsbeziehung zu pflegen. Diese Art von Gespräch kann dazu beitragen, Barrieren abzubauen und die Kommunikation zu verbessern.