Als Projektmanager können Sie sich vermutlich in der Situation wiederfinden, in der Ihr Projekt nicht den gewünschten Erfolg bringt. Laut einer Studie des Project Management Institute aus dem Jahr 2021 betrachteten sogar 12 % der Befragten die Projekte in ihren Unternehmen aus dem vergangenen Jahr als gescheitert. Aber: Was sind die Gründe, die zum Scheitern von Projekten führen? Nicht immer ist eine misslungene Organisation der Grund. Dennoch lassen sich darin einige Gründe für den Misserfolg von Projekten finden.
Seien Sie sich bereits vor Projektbeginn den größten Herausforderungen bewusst. In diesem Blogartikel erfahren Sie die häufigsten Gründe, warum Projekte scheitern und wie Sie mit bewährten Lösungsansätzen dem Misserfolg gegensteuern können.
Was bedeutet Scheitern?
Die Bedeutung des Begriffs „Scheitern“, wie sie im Duden definiert ist, erstreckt sich über zwei Aspekte: das Nichterreichen eines angestrebten Ziels und den generellen Mangel an Erfolg. Im Zusammenhang mit Synonymen wie „misslingen, Missglücken und fehlschlagen“ gehen wir im Folgenden näher auf die verschiedenen Facetten des Scheiterns bei Projekten ein.
Wann ist ein Projekt gescheitert?
Die Anzeichen für das Scheitern eines Projektes können schleichend oder plötzlich auftreten. Doch wie erkennen Sie, ob ein Projekt in Schwierigkeiten steckt und ob es noch möglich ist, es zu retten? Wenn sich erste Unstimmigkeiten zeigen und Hindernisse häufen, ist es an der Zeit, den Umfang der (möglichen) Schäden zu evaluieren. Eine externe Analyse kann Ihnen dabei behilflich sein. Folgende Fragen sollten Sie dabei berücksichtigen:
- Wird das ursprüngliche Projektziel noch verfolgt?
- Ist das Ziel noch erreichbar?
- Wie viel Aufwand ist nötig, um die Schwachstellen zu beheben?
Anschließend sollten Sie entscheiden, ob das Projekt noch gerettet werden kann und ob die verfügbaren Kapazitäten und Ressourcen dafür ausreichend sind. Sagen Sie sich immer: Scheitern ist relativ und (meist) subjektiv. Projekte, die als gescheitert gelten, können dennoch beachtliche Ergebnisse erzielen, selbst wenn Fristen verpasst oder Ziele nicht erreicht wurden. Obwohl das Gefühl des Scheiterns unangenehm ist, gehört es oft dazu, wenn anspruchsvolle Ziele festgelegt und letztendlich nicht erreicht wurden.
Eine 100 prozentige Erfolgsquote könnte nämlich auch darauf hindeuten, dass Ihre Planung nicht ambitioniert genug war. Dennoch sollten Sie sicherstellen, dass Projekte aus den „richtigen“ Gründen scheitern, beispielsweise durch das Setzen ehrgeiziger Ziele, um neue Impulse zu geben. Und nicht aufgrund von vermeidbaren Fehlern.
7 Gründe, warum Projekte scheitern & passende Lösungen
Die üblichen Hindernisse, die einen reibungslosen Projektablauf behindern können, lassen sich in der Regel bewältigen. Mit einer umsichtigen Vorausplanung Ihrer Projekte haben Sie nicht nur die Möglichkeit, eventuelle Misserfolge zu verhindern, sondern können auch aktiv Ihre strategische Herangehensweise verbessern. Dieser präventive Ansatz reduziert nicht nur das Risiko von Fehlschlägen, sondern legt auch den Grundstein für einen erfolgreichen Projektablauf. Um Präventivmaßnahmen einleiten zu können, sollten Sie sich der Gründe, warum Projekte scheitern, bewusst sein:
Grund 1: Unklare Projektziele
Projektziele repräsentieren Ihre angestrebten Ergebnisse am Ende Ihres Projekts. Sie sollten klare, zeitlich begrenzte Ziele definieren, die nach Abschluss des Projekts quantifizierbar sind. Ohne klare Ziele ist es schwierig, Ihr Team auf Kurs zu halten oder den Erfolg Ihres Projekts zu bestimmen.
Beispiel: Angenommen, Ihr Team arbeitet an der Entwicklung einer neuen Funktion für Ihr Softwareprodukt. Ohne ein konkretes Ziel – beispielsweise „Steigerung der Benutzerzufriedenheit um 20 % bis zum nächsten Release“, ist es herausfordernd zu bestimmen, welche Funktionalitäten zum Erreichen des Ziels beitragen können. Ohne klare Ziele als Leitlinie wird es auch nach Projektabschluss schwierig für Sie, die Effektivität der durchgeführten Arbeiten zu bewerten.
Lösung: Klare Ziele in Projektplan integrieren
Gut durchdachte Projektziele dienen nicht nur der Ausrichtung Ihres Teams, sondern bieten auch einen klaren Maßstab zur Bewertung Ihres Projekterfolgs. Setzen Sie deshalb bereits bei der Projektplanung auf klar definierte Ziele, die als Leitlinien für den gesamten Projektprozess für jeden einsehbar und verständlich sind. Vergessen Sie dabei nicht, neben qualitativen Kriterien auch quantifizierbare Ziele aufzustellen. Noch effektiver ist es, Ihr Team aktiv in den Zielsetzungsprozess mit einzubeziehen, um eine gemeinsame Ausrichtung aller Mitarbeiter zu gewährleisten. Daher macht es Sinn, die Zielsetzung als integralen Bestandteil Ihres Projektplans zu beachten, der auch wichtige Stakeholder, Zeitpläne und andere relevante Komponenten umfasst.
Grund 2: Ausweitung des Projektumfangs
Wenn sich die geforderten Projektergebnisse im Laufe des Projektes verändern, sprechen wir von Scope Creep. Dieser Prozess ist oft schwer zu identifizieren, da er sich schleichend entwickelt. Scope Creep tritt dann auf, wenn Ihre Projektergebnisse den ursprünglichen Projektrahmen überschreiten und zusätzliche Arbeit entsteht, die nicht vorgesehen war.
Beispiel: Sie sind in der Unternehmensberatung tätig und haben eine klare Projektvereinbarung für die Implementierung neuer Prozesse in einem bestimmten Geschäftsbereich Ihres Kunden. Während des Projekts äußert Ihr Kunde jedoch den Wunsch, den Fokus auf einen zusätzlichen Bereich auszuweiten, der nicht im Vertrag enthalten war. Diese unvorhergesehene Erweiterung des Projekts erfordert zusätzliche Ressourcen und zeitliche Anpassungen, um den neuen Anforderungen gerecht zu werden.
Lösung: Projektumfang klar definieren & kommunizieren
Die klare Definition des Projektumfangs erleichtert die rechtzeitige und budgetgerechte Bereitstellung von Ergebnissen. Durch eine vorausschauende Planung der Ressourcen können Sie sicherstellen, dass Ihr Team nicht durch Last-Minute-Anfragen überlastet wird. Ein dokumentierter Projektumfang dient auch als effektives Instrument, um zusätzliche Anforderungen von Stakeholdern abzulehnen. Im Beispiel würde dies bedeuten, dass Sie nur die ursprünglich definierten Prozesse für den festgelegten Geschäftsbereich implementieren, um das Projekt rechtzeitig und budgetgerecht abschließen können. Zusätzlich könnten Sie mit Ihrem Kunden auch eine “Definition of Done” erarbeiten und Zusatzleistungen als “nice to have” aufnehmen. Falls hierfür noch Kapazitäten übrig sind, können diese vor Projektende noch mitbearbeitet werden.
Sie können eine detaillierte Beschreibung des Projektumfangs erstellen, sei es als integraler Bestandteil des Projektplans oder als eigenständiges Dokument. Nachdem Sie die Beschreibung erstellt haben, ist es wichtig, sie mit allen relevanten Projektbeteiligten zu teilen. Durch genaue Kenntnis dessen, was im Projekt enthalten ist und was nicht, neigen die Beteiligten dazu, sich mit Sonderwünschen zurückzuhalten. Sollten Sie dennoch eine zusätzliche Anfrage erhalten, können Sie mithilfe eines Änderungsverfahrens evaluieren, ob sie wichtig genug ist, um in den Projektumfang mit aufgenommen zu werden.
Grund 3: Unrealistische Erwartungen
Inspirierende Ziele können dazu beitragen, neue Energie bei Ihrem Team freizusetzen. Jedoch ist es essenziell, dass diese Ziele auch realistisch sind. Wenn Ihre Projektziele zu ambitioniert sind, besteht die Gefahr von gestressten Teammitgliedern und verpassten Fristen.
Beispiel: Ihre Marketingagentur setzt sich das ambitionierte Ziel, in diesem Monat 100 neue Kampagnenprojekte zu gewinnen. Allerdings befinden sich zwei Schlüsselmitarbeiter im Urlaub, was dazu führt, dass der verbleibende Teil Ihres Teams Überstunden leisten müsste, um dieses Ziel zu erreichen. Infolgedessen könnten unzureichende Ressourcen vorhanden sein, um das angestrebte Ziel zu erreichen. Der Erfolg der Kampagnenakquisition könnte in Gefahr geraten.
Lösung: SMARTe Projektziele implementieren
Mit einer sorgfältigen Vorausplanung können Sie immer noch inspirierende Ziele setzen, ohne dass zusätzliche Arbeitsstunden erforderlich sind. Um ambitionierte, jedoch erreichbare Ziele festzulegen, ist es entscheidend sicherzustellen, dass diese SMART sind: also spezifisch, messbar, ausführbar, realistisch und terminiert. Die Anwendung von SMART-Zielen verdeutlicht, wie Erfolg definiert wird. Gleichzeitig liefern sie einen klaren Projektstrategieplan sowie einen zeitlichen Rahmen für Ihr Projekt. Durch die Gewährleistung, dass Ihre Ziele erreichbar sind und im Rahmen des Projektumfangs liegen, können Sie das Projektrisiko minimieren und Ihr Team effektiv zum Erfolg führen.
Grund 4: Begrenzte Ressourcen
Ressourcen wie Budget, Personal, Zeit, Raum und Arbeitsmittel sind entscheidend für den Erfolg Ihres Projekts. Ein Mangel an Ressourcen kann zu Verzögerungen oder sogar zum Stillstand des Projekts führen.
Beispiel: Angenommen, Sie leiten ein Ingenieurbüro und sind damit beauftragt, ein Bauprojekt zu planen und umzusetzen. Bei näher rückendem Fertigstellungstermin stellen Sie fest, dass das Budget für spezialisierte Software zur technischen Zeichnung erschöpft ist. Mit begrenzten finanziellen Mitteln und ohne Zugang zu den benötigten Tools wird es schwierig, das Projekt wie geplant abzuschließen. In diesem Fall fehlen Ihnen sowohl die finanziellen Ressourcen als auch die notwendigen technischen Hilfsmittel, um das Projekt erfolgreich abzuschließen.
Lösung: Ressourcenmanagementplan erstellen
Unvorhergesehene Ereignisse wie mögliche Budgetbeschränkungen lassen sich nicht immer vermeiden. Dennoch können Sie durch eine gezielte Planung sicherstellen, dass Ihr Ingenieurbüro über die erforderlichen Mittel verfügt, um ein Bauprojekt erfolgreich abzuschließen. Ein Ressourcenmanagementplan konkretisiert die Menge und Art der Ressourcen, die für das Projekt benötigt werden – sei es spezialisierte Software für technische Zeichnungen, finanzielle Mittel oder Arbeitszeit. Durch die Anwendung bewährter Methoden für die Ressourcenzuweisung können Sie dann präzise festlegen, wann und in welchem Umfang bestimmte Ressourcen dem Projekt zugeordnet werden sollten. Dies ermöglicht Ihnen, flexibel auf eventuelle Herausforderungen zu reagieren und das Bauprojekt effizient und erfolgreich umzusetzen.
Grund 5: Schlechte Kommunikation
In der heutigen Arbeitswelt ist Kommunikation komplexer denn je. Inmitten einer Vielzahl von Kommunikationsmöglichkeiten ist es schwierig zu wissen, wann und wo wichtige Projektaktualisierungen am besten geteilt werden sollten. Dies kann dazu führen, dass sich die Mitglieder Ihres Projektteams uneinig darüber sind, welche Kommunikationskanäle zu welchem Zeitpunkt und von wem genutzt werden sollten. Dies beeinträchtigt letztlich die Effizienz Ihrer Arbeit und könnte sich negativ auf die Zielerreichung des Projektes auswirken.
Beispiel: Nehmen wir an, Sie leiten ein ortsunabhängiges Projektteam, das quer über Europa verteilt ist. Sie nutzen verschiedene Kommunikationstools wie E-Mail, Nachrichten, Videokonferenzen und gemeinsame Dokumente in der Cloud. Allerdings hat Ihr Team keine klaren Richtlinien erhalten, wann und über welchen Kanal kommuniziert werden soll. Dies führt dazu, dass wichtige Aktualisierungen oft über Kanäle geteilt werden, die nur von wenigen Personen wahrgenommen werden. Dadurch gehen entscheidende Details verloren, was zu Redundanzen in der Arbeit führen kann.
Lösung: Kommunikationsplan erstellen
Ein durchdachter Kommunikationsplan legt genau fest, wie relevante laufende Projektinformationen übermittelt werden. Er schafft Klarheit darüber, welche Tools für welche Zwecke genutzt werden sollen, definiert die Häufigkeit und den Verantwortlichen für das Teilen von Aktualisierungen und gibt an, wann wichtige Stakeholder einbezogen werden müssen. Durch die Implementierung eines robusten Kommunikationsplans können Sie die Zeit für die Suche nach Informationen minimieren und sich stattdessen auf die effektive Umsetzung Ihrer Projektziele konzentrieren.
Grund 6: Verzögerungen im Zeitplan
Das Versäumen von Terminen hier und verspäteten Besprechungen dort mag anfangs unwichtig erscheinen, kann jedoch letztlich zu überhasteter Arbeit, gestresstem Team und erheblichen Projektverzögerungen bis hin zum Scheitern eines Projekts führen.
Beispiel: Sie sind Anwalt und arbeiten an einem bedeutenden Gerichtsverfahren. Die Frist für die Einreichung von Beweismitteln wurde mehrmals verschoben und nun bleiben nur noch zwei Wochen bis zur Verhandlung. Das Versäumnis, die Fristen einzuhalten, erfordert nun eine hastige Vorbereitung des Falls, belastet Ihre Kollegen und kann letztendlich zu erheblichen Verzögerungen im gesamten rechtlichen Prozess führen.
Lösung: Zeitplan erstellen
Weiter oben haben wir bereits die Erstellung eines Projektplans erwähnt. Dieses nützliche Dokument umfasst in der Regel auch einen detaillierten Zeitplan. Dieser listet die einzelnen Schritte auf, die durchgeführt werden müssen und gibt an, wer für diese Aufgaben verantwortlich ist sowie, wann diese Schritte abgeschlossen sein müssen.
Durch einen effektiven Zeitplan - beispielsweise mittels PSA-Software - hat Ihr Team klare Einblicke in die Zusammenhänge der einzelnen Arbeitsabschnitte und Sie können problemlos erkennen, welche wichtigen Meilensteine von anderen abhängen. Auf Grundlage der Fälligkeitsdaten können Sie beurteilen, ob genügend Zeit für die Erfüllung jedes einzelnen Arbeitsschritts vorhanden ist. Darüber hinaus können Sie Ihr Team in den Planungsprozess einbinden, um die zeitlichen Abläufe und Verantwortlichkeiten aller Projektbeteiligten optimal zu koordinieren.
Grund 7: Intransparenz
Sie haben einen sorgfältig ausgearbeiteten Projektplan inklusive Zeitplan, Kommunikationsplan, Ressourcenmanagementplan und SMART-Zielen erstellt- Und wie geht es weiter?
Beispiel: Sie sind Teil eines Softwareentwicklungsteams, das an einem komplexen Projekt arbeitet. Sie haben alle notwendigen Pläne erstellt und trotzdem haben Ihre Teammitglieder Schwierigkeiten, die relevanten Dokumente zu finden, wenn sie benötigt werden. Dies ist nicht sehr transparent und führt zu ineffizienter Kommunikation und möglicherweise zu Verzögerungen, da Aktualisierungen nicht reibungslos übermittelt werden können. Selbst in Meetings gehen wichtige Informationen eventuell in umfangreichen Diskussionen verloren. Im schlimmsten Fall scheitert Ihr Projekt an fehlende Transparenz.
Lösung: Projektmanagement-Tool nutzen
Projektmanagement-Tools ermöglichen es Ihnen, Workflows zu organisieren und Prozesse einzurichten, um langfristig effektiv im Team zusammenzuarbeiten. Eine geeignete Software wie ZEP kann als Informationsquelle für Projektinformationen, Dokumentation und Statusaktualisierungen dienen. Mit ZEP haben Sie Zugriff auf alle benötigten Informationen und sorgen dafür, dass Ihr Team stets auf dem aktuellen Stand ist. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, die Projektzeiterfassung in veralteten Excel-Tabellen durchzuführen, und bietet Ihnen die Möglichkeit, dass Ihr Projektteam jederzeit und von überall über alle relevanten Projektinformationen verfügt.
Scheitern von Projekten verhindern
Es gibt vielfältige Gründe, warum Projekte scheitern können, und oft überschneiden sich diese Gründe an der ein oder anderen Stelle. Um dies zu verhindern und ein Projekt erfolgreich zu gestalten, existieren effektive Strategien und zuverlässige Tools wie ZEP. Es ist aber auch entscheidend, dass Sie als Projektmanager Ihr Team motivieren können, transparent kommunizieren und das Projektziel stets im Blick behalten.
Besondern im Kontext des Risikomanagements ist eine frühzeitige Planung essenziell, um dem Scheitern von Projekten vorzubeugen. Indem Sie Ihr Team befähigen, strategisch zu planen und sämtliche Aspekte des Projekts zu berücksichtigen, steigen Sie die Erfolgsaussichten und erreichen Ihre wichtigsten Ziele. In diesem Sinne: Auf eine durchdachte Planung und viele erfolgreiche Projekte in der Zukunft!
