Agiles Projektmanagement – Definition, Vorteile & Werte

Sie denken, dass agiles Projektmanagement und Scrum identisch sind? Das stimmt nicht! Agiles Projektmanagement umfasst vielmehr einen Oberbegriff für mehr als 50 verschiedene agile Methoden, Frameworks oder Ansätze, die im agilen Projektumfeld angewendet werden. Der Begriff beschreibt dabei keine eigenständige Methode, sondern stellt eher eine Philosophie bzw. eine Herangehensweise an die Produkt- oder Dienstleistungsentwicklung dar, die auf festgelegten Werten und Prinzipien basiert.

Was ist agiles Projektmanagement?

Agiles Projektmanagement zeichnet sich durch selbstorganisierte Teams, das Streben nach kontinuierlicher Verbesserung, den Fokus auf hochqualitative Dienstleistungen und intensive Kommunikation aus.

Der Wunsch nach klaren Prozessen und Regeln hat verschiedene Frameworks und Methodiken hervorgebracht, die auf den agilen Leitlinien basieren. Die Grundidee besteht darin, Regeln sowie Beschreibungen von Prozessen und Rollen zu entwickeln, mit denen agile Ideen praktisch umgesetzt werden können. In diesem Beitrag stellen wir Ihnen das agile Manifest im Detail vor, damit Sie Ihre Projektmanagementprozesse weiter vorantreiben können.

Was bedeutet Agilität?

Wie häufig verwenden Sie im täglichen Sprachgebrauch den Begriff „agil“? Vermutlich nicht sehr häufig. Deshalb lohnt es sich, einen genaueren Blick auf dieses Wort zu legen. Abgeleitet vom lateinischen Begriff „agilis“ (beweglich) beschreibt das Gabler Wirtschaftslexikon Agilität im Wirtschaftsumfeld als

„… die Gewandtheit, Wendigkeit oder Beweglichkeit von Organisationen und Personen bzw. in Strukturen und Prozessen. Man reagiert flexibel auf unvorhergesehene Ereignisse und neue Anforderungen. Man ist, etwa in Bezug auf Veränderungen, nicht nur reaktiv, sondern auch proaktiv.“

Zusammengefasst: Jemand, der agil handelt, ist kein träge agierender Klotz, sondern reagiert flexibel und proaktiv auf Veränderungen. Aber: Wie hat dieser Begriff in unser gegenwärtiges Projektmanagement gefunden? Überraschenderweise existieren agile Ansätze nicht erst seit dem Aufschwung in der Software-Branche.

Das Agile Manifest – 4 Werte & 12 Prinzipien

Heute erleben wir Agilität überall: Im Unternehmen, in der Teamarbeit und in Projekten. Auch wenn das agile Manifest von 17 Vertretern aus der Software-Branche entwickelt wurde, lässt es sich in der heutigen Geschäftswelt auf sämtliche Branchen anwenden – auch auf Projektmanagement. Das agile Manifest definiert dabei vier wichtige Werte:

1. Individuen & Interaktionen vor Prozessen & Werkzeugen
2. Funktionierende Software vor umfassender Dokumentation
3. Kundenzusammenarbeit vor Vertragsverhandlung
4. Reagieren auf Veränderungen vor Befolgen eines Plans

Die 4 Grundwerte des agilen Projektmanagements

Agile Werte bieten eine Grundlage, um Projekte erfolgreich und effizient zu gestalten, indem sie den Fokus auf die wesentlichen Aspekte der Zusammenarbeit und Entwicklung legen. Diese Werte betonen die Bedeutung von Menschen und Interaktionen, funktionierenden Produkten, enger Zusammenarbeit mit Kunden und der Fähigkeit, auf Veränderungen zu reagieren:

1. Die Priorität liegt auf Individuen und Interaktionen gegenüber Prozessen und Werkzeugen: Eine zu starke Abhängigkeit von Prozessen und Werkzeugen könnte die schnelle Reaktion auf Veränderungen beeinträchtigen. Stattdessen wird die Rolle des Menschen als Entscheidungsträger höher bewertet.
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2. Funktionsfähige Produkte haben Vorrang vor umfangreicher Dokumentation: Bedeutet das, dass Dokumentation überflüssig ist? Auf keinen Fall. Der agile Wert unterstreicht jedoch, dass ein funktionsfähiges Produkt wertvoller ist als seine Dokumentation. Diese sollte nicht abgeschafft, sondern auf das Wesentliche reduziert werden. Der Ansatz lautet: So viel wie nötig, nicht so viel wie möglich.
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3. Zusammenarbeit mit dem Kunden hat Vorrang vor Vertragsverhandlungen: Dieser agile Wert betont die Bedeutung der Einbindung des Auftraggebers und allgemein interner sowie externer Stakeholder während des gesamten Entwicklungsprozesses. Durch regelmäßiges Feedback kann sichergestellt werden, dass das endgültige Produkt den Vorstellungen entspricht. Der Ansatz lautet: Die Kommunikation findet nicht nur zu Beginn und bei der Abnahme des Projekts statt, sondern während der gesamten Projektlaufzeit.
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4. Das Reagieren auf Änderungen hat Vorrang vor dem strikten Einhalten eines Plans: In traditionellen, streng geplanten Projekten ist die Einhaltung des Plans erstrebenswert. Änderungen verursachen oft Kosten und sollten daher vermieden werden. Agile Projekte hingegen heißen neue Anforderungen und Änderungswünsche jederzeit willkommen. Der Ansatz lautet: Wir möchten flexibel auf veränderte Anforderungen reagieren können.

Die 12 Prinzipien, die agiles Projektmanagement definieren

Was können Sie nun mit diesen Werten anfangen? Die folgenden 12 Prinzipien des agilen Manifests machen diese Werte erst lebendig und stellen Ihnen konkrete Handlungsweisen vor, wie Sie agiles Projektmanagement angehen können:

1. Die oberste Priorität liegt in der Kundenzufriedenheit, indem Sie frühzeitig und kontinuierlich wertvolle Dienstleistungen bereitstellen.
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2. Veränderungen in den Anforderungen werden willkommen geheißen, selbst wenn sie erst spät im Entwicklungsprozess auftreten. Nutzen Sie agile Prozesse zum Wettbewerbsvorteil Ihrer Kunden.
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3. Stellen Sie in regelmäßigen Abständen leistungsstarke Dienstleistungen für Ihre Kunden bereit, wobei die Zeiträume zwischen einigen Wochen und einigen Monaten liegen – je kürzer desto besser.
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4. Manager und Entwickler müssen während des gesamten Projekts täglich zusammenarbeiten.‍
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5. Projekte werden um motivierte Personen herum aufgebaut. Schaffen Sie das Umfeld dafür und bieten die benötigte Unterstützung. Wichtig: Vertrauen Sie Ihrem Team!‍
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6. Persönliche Gespräche sind die effizienteste und effektivste Methode, um Informationen innerhalb eines Projektteams zu übermitteln.
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7. Der wichtigste Indikator für den Fortschritt sind leistungsstarke Dienstleistungen.
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8. Agile Prozesse fördern eine nachhaltige Entwicklung. Alle Projektbeteiligten sollen in der Lage sein, auf unbestimmte Zeit ein konstantes Tempo beizubehalten.
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9. Optimieren Sie Ihr agiles Projektmanagement durch ein ständiges Augenmerk auf technische Exzellenz und gute Planung.‍
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10. Einfachheit ist essenziell und bedeutet die Kunst, die Menge der nicht erledigten Arbeit zu maximieren.
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11. Die besten Architekturen, Anforderungen und Entwürfe entstehen in selbstorganisierten Teams.‍
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12. In regelmäßigen Abständen überdenkt Ihr Team selbstständig, wie es effektiver werden kann, und passt sein Verhalten entsprechend an.

Diese 12 Prinzipien enthalten grundlegende Richtlinien für ein agiles Projektmanagement in Ihrem Unternehmen. Vorgehensmodelle und Framework wie Scrum orientieren sich an den Werten und Prinzipien des agilen Manifests. Sie bieten einen klaren Rahmen, innerhalb dessen Sie Ihr Projekt abwickeln können. Um erfolgreich im agilen Umfeld zu arbeiten, sollten Sie das Manifest als eine Art Verhaltenskodex von allen Beteiligten betrachten – angefangen beim obersten Manager bis hin zu jedem einzelnen Mitglied Ihres Projektteams.

Transparenz & Flexibilität: Entdecken Sie ZEP für Ihr Projektmanagement!

Agiles Projektmanagement hat sich in verschiedenen Branchen wie Softwareentwicklung, Ingenieurwesen, Bauwesen und Unternehmensberatung als wichtige Arbeitsweise etabliert. Die Prinzipien des agilen Manifests bilden das Fundament dieser Methodik, und Methoden wie Scrum, die auf diesen Werten basieren, unterstützen die praktische Umsetzung. Tools zur Projektzeiterfassung wie ZEP erleichtern die praktische Umsetzung und Dokumentation im agilen Projektmanagement. Das Ticketsystem in ZEP ermöglicht eine detaillierte Planung und Verwaltung von Aufgaben und hilft dabei, die agilen Prinzipien des Manifests in den Projektalltag zu integrieren. Diese Methode fördert eine strukturierte Planung und Überwachung von Aufgaben, schafft Transparenz und verbessert die Zusammenarbeit innerhalb des Teams.

Das ZEP Zusatzmodul Tickets, Aufgaben & To-dos ist zentral für ein effizientes agiles Projektmanagement. Es ermöglicht eine klare Zuordnung von Aufgaben zu Projekten und eine transparente Kommunikation im Team. Flexibilität ist ein wesentlicher Aspekt des agilen Projektmanagements und ZEP unterstützt dies durch die einfache Anpassung von Aufgaben und Prioritäten. Die Integration von Kundenfeedback spielt ebenfalls eine wichtige Rolle; das Modul ermöglicht es, Tickets direkt aus E-Mails zu erstellen und Kunden in den Projektprozess einzubeziehen. Dies fördert nicht nur die Kundenzentrierung, sondern ermöglicht auch eine schnelle Reaktion auf Kundenbedürfnisse und agiles Arbeiten im Team. Durch die strukturierte Dokumentation von Aufgaben können Teams retrospektive Analysen durchführen, um aus Erfolgen und Misserfolgen zu lernen.

Agile Methoden im Wirtschaftsumfeld: Ein Rückblick

Projektmanagement ist träge und stark auf Planung ausgerichtet – So die weit verbreitete Vorstellung von Projektmanagement. Die Entstehung agiler Ansätze und die Ablösung des veralteten Wasserfallmodells wurde durch die Digitalisierung und die verstärkte Betonung von Software-Projekten möglich. Aber: Auch davor gab es bereits agile Methoden:

• 1950er Jahre: NASA und IBM implementieren Iterative and incremental development (IDD).
• 1960er Jahre: NASA-Projekt „Mercury“ wird mit Iterationen abgewickelt.
• 1987: Department of Defence (DoD) nimmt iterative Ansätze in seine Richtlinien auf.

Das sind einige wenige Beispiele, aber der Durchbruch agiler Methoden gelang letztlich in der Software-Branche. Hier haben sich seit den späten 1980er Jahren agile Ansätze auf breiter Front durchgesetzt. Hier rückten zunehmend die Wichtigkeit eigenverantwortlicher und selbstorganisierter Teams in den Fokus der Arbeit. Im Jahre 2001 wurde dann das agile Manifest von führenden Köpfen in der Software-Branche entwickelt. Das agile Manifest stellt grundlegende Richtlinien für die effiziente Entwicklung von Software bereit. Der zugrundeliegende Ansatz besteht darin, ineffiziente und überflüssige Elemente zu vermeiden.

Agiles Projektmanagement: Vor- und Nachteile im Überblick

Agiles Projektmanagement bietet, wenn es korrekt angewendet und auf die richtige Branche zugeschnitten wird, zahlreiche Vorteile. Dennoch ist diese Arbeitsweise nicht für jedes Projekt geeignet und kann bei unsachgemäßer Nutzung auch Nachteile mit sich bringen:

Die Vielfalt agiler Methoden: Das sind die unterschiedlichen Vertreter

Sie sind stets auf der Suche nach effektiven Methoden, um Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und Ihr Team zu organisieren? Folgende agile Methoden haben sich in diesem Zusammenhang als äußerst bewährt erwiesen:

Scrum

Scrum ist ein bewährtes und beliebtes agiles Framework, welches es Teams ermöglicht, iterative Fortschritte und kurzen Zeitrahmen – sogenannten Sprints – zu erzielen. Es basiert auf den Prinzipien von Transparenz, Inspektion und Anpassung, wodurch eine effektive Zusammenarbeit und eine kontinuierliche Verbesserung von Produkten oder Dienstleistungen gefördert wird. Scrum definiert klare Rollen sowie Ereignisse, die den Entwicklungsprozess strukturieren und optimieren. Zudem werden Artefakte verwendet, um den Projektfortschritt zu verfolgen.

Rollen: Product Owner, Scrum Master, Entwicklungsteam

Ereignisse: Sprint Plannung, Daily Scrum, Sprint Review, Sprint Retrospective

Artefakte: Product Backlog, Sprint Backlog, Inkrement

Kanban

Kanban ist eine agile Methode, die ursprünglich aus der Lean-Produktion stammt und später für die Softwareentwicklung adaptiert wurde. Es konzentriert sich darauf, den Fluss der Arbeit zu optimieren, um Engpässe zu identifizieren und die Effizienz zu steigern. Kanban basiert auf einem flexiblen Ansatz, der es Teams ermöglicht, kontinuierlich zu arbeiten und sich an Veränderungen anzupassen.

Prinzipien: Visualisierung der Arbeit, Begrenzung von Work in Progress (WIP), Arbeitsfluss verfolgen

Praktiken: Kanban-Board zur Visualisierung des Arbeitsflusses, Limitierung von WIP zur Vermeidung von Engpässen, regelmäße Überprüfung und Anpassung der Prozesse zur Effizienzsteigerung

Metriken: Lead Time zur Visualisierung der Aufgaben von Projektstart bis -ende, Cycle Time zur Darstellung, wann nach Start eine Aufgabe abgeschlossen wurde, WIP zur Offenlegung, wie viele Aufgaben parallel bearbeitet werden.

Objectives and Key Results (OKRs)

OKRs ist eine agile Methode zur Zielsetzung und Leistungsmessung, die Unternehmen dabei unterstützt, sich auf die wichtigsten Ziele zu konzentrieren und den Fortschritt transparent für alle Teammitglieder zur verfolgen.

Objectives: Klare, ambitionierte Ziele, die die Vision und Mission des Unternehmens unterstützen, aber erreichbar und motivierend für das Team sind.

Key Results: Messbare Ergebnisse, die den Fortschritt bei der Zielerreichung quantifizieren. Spezifische, zeitgebundene Schlüsselereignisse helfen dabei, den Fokus und die Ausrichtung des Teams zu unterstützen.

Klassisches vs. agiles Projektmanagement: Die zwei Ansätze im Vergleich

Fazit

Agiles Projektmanagement bietet eine flexible und effektive Lösung für dynamische Projekte mit sich ändernden Anforderungen. Durch die richtige Anwendung von agilen Prinzipien und Tools können Teams ihre Zusammenarbeit verbessern und den Projekterfolg steigern. Dennoch ist es wichtig, die Herausforderungen zu verstehen und angemessen zu managen, um mögliche Risiken zu minimieren und die Vorteile voll auszuschöpfen.