Ein gut gestalteter Arbeitsplatz ist entscheidend für das Wohlbefinden und die Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter. In diesem Artikel untersuchen wir die wesentlichen Aspekte der Arbeitsplatzgestaltung, von gesetzlichen Vorschriften über ergonomische Prinzipien bis hin zur Anwendung der japanischen 5S-Methode. Erfahren Sie, wie Sie Ihren Arbeitsplatz optimal einrichten können, um Sicherheit, Komfort und Effizienz zu maximieren.
Was ist Arbeitsplatzgestaltung?
Arbeitsplatzgestaltung ist ein ganzheitlicher Ansatz, der sämtliche Maßnahmen zur Planung und Umsetzung von Arbeitsumfeld, Arbeitsbedingungen und dem Arbeitsplatz selbst umfasst. In dieser Hinsicht besteht die unternehmerische Verpflichtung, Arbeitsplätze zu schaffen, die in den Kriterien Erträglichkeit, Zumutbarkeit, Ausführbarkeit, Persönlichkeitsförderung und Zufriedenheit positiv von Ihrer Belegschaft bewertet werden.
Warum ist Arbeitsplatzgestaltung wichtig?
Die Bedeutung der Arbeitsplatzgestaltung ist zweigeteilt: Einerseits verfolgt sie das Ziel, langfristige Mitarbeiterzufriedenheit zu gewährleisten, andererseits beeinflusst sie maßgeblich den wirtschaftlichen Erfolg Ihres Unternehmens, der stark von der Leistungsfähigkeit Ihrer Angestellten abhängt. Dabei werden die Grundlagen der Arbeitsplatzgestaltung von den beiden zentralen Kriterien Humanisierung und Wirtschaftlichkeit geprägt.
Die Humanisierung konzentriert sich darauf, einen menschengerechten Arbeitsplatz zu schaffen, der sowohl für Ihre gesamte Belegschaft als auch für jeden Einzelnen optimale körperliche und psychische Bedingungen bietet. Ein derartig gestalteter Arbeitsplatz trägt wesentlich zur Motivation Ihres Teams bei und stärkt somit die positive Wirtschaftlichkeit Ihrer Organisation.
Die Arbeitsplatzgestaltung setzt Rahmenbedingungen, die sicherstellen, dass Körper und Psyche weder über- noch unterbelastet werden. Normen wie DIN EN ISO 26800:2011 und DIN EN ISO 6385:2004 legen internationale Standards fest, die Sie dazu verpflichten, menschengerechte Arbeitsplätze zu schaffen, welche die optimale Leistungsfähigkeit Ihrer Belegschaft unterstützen.
Die unterschiedlichen Bereiche im Überblick
Die Arbeitsplatzgestaltung wird in drei Hauptbereiche unterteilt:
Welche gesetzlichen Vorgaben gibt es zur Arbeitsplatzgestaltung?
ergonomisch zu gestalten, um deren Gesundheit und Leistungsfähigkeit zu fördern. Im Folgenden werden die wesentlichen gesetzlichen Vorgaben erläutert, die Unternehmen dabei beachten müssen, um die Anforderungen des präventiven Arbeitsschutzes zu erfüllen:
Arbeitsschutzgesetz
Das Arbeitsschutzgesetz in Deutschland ist grundlegend für den Schutz und die Förderung der körperlichen und geistigen Gesundheit aller Beschäftigten. Es verpflichtet alle Arbeitgeber zur Einhaltung bestimmter Standards für Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz. Dazu gehört auch die regelmäßige Unterweisung der Mitarbeiter in diesen Bereichen sowie die Bestellung eines Sicherheitsbeauftragten in Unternehmen mit mehr als 20 Beschäftigten.
Unfallverhütungsvorschriften
Die Unfallverhütungsvorschriften der Berufsgenossenschaften legen präventive Maßnahmen fest, die darauf abzielen, Unfälle und Berufskrankheiten zu vermeiden oder zu minimieren. Diese Vorschriften werden durch Aufsichtsbeamte der Berufsgenossenschaften überwacht, und bei Nichteinhaltung können Ordnungsstrafen bis zu 10.000 Euro verhängt werden.
Zu den relevanten Verordnungen im Rahmen der Arbeitsschutzgesetze zählen unter anderem die Arbeitsstättenverordnung, Baustellenverordnung, Betriebssicherheitsverordnung, Bildschirmarbeitsverordnung sowie die Lärm- und Vibrations-Arbeitsschutzverordnung.
Betriebsrat und Arbeitsplatzgestaltung
Der Betriebsrat besitzt gemäß § 90 und § 91 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) wichtige Rechte bei Änderungen am Arbeitsplatz. Diese umfassen Unterrichtungs- und Beratungsrechte sowie ein korrigierendes Mitbestimmungsrecht, wenn Anpassungen der menschengerechten Gestaltung der Arbeit widersprechen. Bei Meinungsverschiedenheiten zwischen Betriebsrat und Arbeitgeber können Maßnahmen zur Abwendung, Milderung oder zum Ausgleich der Belastung durch eine Einigungsstelle geklärt werden.
Moderne Arbeitsplatzgestaltung – 4 Beispiele
Moderne Arbeitsplätze orientieren sich verstärkt an den Bedürfnissen der Belegschaft. Die Employee Experience, also die Erfahrung, die Angestellte mit Ihrem Unternehmen machen, gewinnt an Bedeutung. Positive Erfahrungen fördern die allgemeine Zufriedenheit und dienen auch als effektives Instrument im Recruiting. Lärm, Mobilität, Innenarchitektur und zeitgemäße Software sind Beispiele für Aspekte moderner Arbeitsplatzgestaltung:
Lärm 🔊
Lärm kann nicht nur als störend empfunden werden, sondern auch die Gesundheit Ihrer Angestellten maßgeblich beeinträchtigen. Um Stress durch Lärm zu vermeiden, sollte ein Lärmpegel von 55 Dezibel im Büro nicht überschritten werden. Das entspricht in etwa der Lautstärke eines normalen Gesprächs. In einem kleinen Büroraum ist ein Richtwert von 35 Dezibel, im Großraumbüro der von 45 Dezibel vorgesehen. Zum Vergleich: Ein handelsüblicher Laserdrucker erzeugt einen Lärmpegel von circa 50 Dezibel. Moderne Arbeitsplätze müssen daher Räume schaffen, die Interaktion ermöglichen, aber gleichzeitig fokussiertes Arbeiten unterstützen. Konzepte wie Ruhebereiche, Headphone-Policies und schallreduzierende Maßnahmen werden hierbei angewendet.
Mobilität 📲
Moderne Arbeit ist nicht mehr nur auf einen festen Arbeitsort beschränkt. Mobile Systeme zur Zeiterfassung, Laptops und die Bereitstellung von Arbeitsmitteln für das Homeoffice sind integraler Bestandteil der modernen Arbeitsplatzgestaltung. Positiver Nebeneffekt: Mit dieser Unternehmenspolitik werden Sie attraktiv für Fachkräfte aus aller Welt. Denn: Auch der Work Trend Index 2021 von Microsoft zeigt, dass hybrides Arbeiten immer mehr in den Fokus der Arbeitsplatzgestaltung rückt.
Innenarchitektur 🛋️
Unternehmen wie Apple und Microsoft setzen auf individuell gestaltete Büroräume, um die Mitarbeiterzufriedenheit zu fördern und die Identifikation mit dem Unternehmen zu stärken. Dabei reicht die Palette von Telefonboxen über Café-Räume bis hin zu modernen Kantinen mit Live-Cooking. Ganz so groß muss es bei Ihnen nicht werden – Auch eine hübsch gestaltete Tee-/Kaffee-Küche kann den Dialog unter Ihren Mitarbeitern beflügeln.
Software-Ausstattung 🌐
Neben ausstattungsrelevanten Komponenten, wie Aufenthaltsräume, ergonomische Bestuhlung, usw., bestimmt natürlich auch die Software-Ausstattung, wie effizient Ihr Team arbeiten kann. Für deutsche Unternehmen gilt spätestens seit dem BAG-Urteil von September 2022 die Pflicht, Arbeitszeiten exakt zu erfassen. Unterstützen Sie Ihr Team mit der Einführung einer etablierten Softwarelösung wie ZEP bei der digitalisierten Zeiterfassung. Warum digital? Weil manuelle Stundenzettel oder unübersichtliche Excel-Listen fehleranfällig, zeitraubend und nicht mehr zeitgemäß sind.
Projektzeiterfassung mit ZEP – Aufschwung in der Arbeitszeitverwaltung
In der Ära der digitalen Transformation hat die Projektzeiterfassung mit ZEP einen Wandel eingeleitet, wie Unternehmen die Arbeits- und Projektzeiten ihrer Mitarbeiter verwalten. Unser Tool geht weit über herkömmliche Zeiterfassung hinaus und bringt zahlreiche Vorteile für Unternehmen und Mitarbeiter gleichermaßen. Mit dem Einsatz von ZEP unterstützen Sie nicht nur Ihre Mitarbeiter bei der präzisen und projektbasierten Erfassung ihrer Arbeitszeiten, sondern tragen auch erheblich zur verbesserten Arbeitsplatzgestaltung bei.
Effizienzsteigerung
Durch die Verfolgung des Zeitaufwandes Ihrer Mitarbeiter für verschiedene Projekte erhalten Sie detaillierte Einblicke in die Effizienz Ihres Unternehmens. Das hilft dabei, Engpässe frühzeitig zu erkennen, Prozesse zu optimieren und die Produktivität zu steigern.
Ressourcenmanagement
Eine genaue Zeiterfassung ermöglicht ein besseres Ressourcenmanagement. Mit dem ZEP Zusatzmodul Ressourcenplanung können Sie beispielsweise nachvollziehen, wie viel Zeit für bestimmte Aufgaben oder Projekte aufgewendet wird. Dementsprechend haben Sie eine solide Grundlage, um Ressourcen wie Mitarbeiter, Budget und Zeit effektiver zu planen und zuzuweisen.
Abrechnung & Budgetierung
Insbesondere in Dienstleistungsbranchen ist die genaue Zeiterfassung essenziell, um Kunden korrekt abzurechnen und Projektbudgets einzuhalten. Mit dem Zusatzmodul Rechnungsstellung statten Sie den Arbeitsplatz Ihrer Buchhaltung für die transparente Rechnungsstellung und eine detaillierte Berichterstattung bestmöglich aus.
Verbesserte Projektplanung
Aufzeichnungen über vergangene Projekte können Sie bei der Planung zukünftiger Projekte erheblich unterstützen. Ihre Projektmanager werden Ihnen für das Zusatzmodul Planstunden sehr dankbar sein. Warum? Nun, damit können Sie die Zeit, die für ähnliche Aufgaben in der Vergangenheit benötigt wurde, als Richtlinie für die zukünftige Projektplanung verwenden.
Rechtliche & gesetzliche Anforderungen
In einigen Branchen sind genaue Zeiterfassung und Berichterstattung (z.B. in Form von Projektzeitnachweisen) gesetzliche Anforderung. Insbesondere dann, wenn es um Arbeitszeiten, Überstunden oder Compliance-Vorgaben geht. Mit dem Zusatzmodul Überstunden, Fehlzeiten & Urlaub behalten Sie stets alle An- und Abwesenheiten Ihrer Belegschaft im Blick und können – dank des persönlichen Überstundenkontos je Mitarbeiter – jederzeit nachweisen, wie viel Zeit jedes Teammitglied für ein Projekt aufgewendet hat. Zudem hilft Ihnen dieses Modul, im Ressourcenmanagement und der Projektplanung Urlaube, Fehlzeiten sowie die gesetzliche Pausenregelung zu berücksichtigen.
Die Implementierung von ZEP als Teil der Arbeitsplatzgestaltung fördert somit nicht nur eine genaue Zeiterfassung, sondern ermöglicht Ihnen auch datenbasierte Optimierungen, die zu einer effektiveren und zufriedeneren Belegschaft führen können. Unternehmen, die ZEP für das Projektmanagement im Rahmen einer optimierten Arbeitsplatzgestaltung nutzen, positionieren sich als Vorreiter in der modernen Arbeitswelt und schaffen eine Grundlage für nachhaltige Produktivitätssteigerungen.
Sie wollen den Arbeitsplatz Ihrer Mitarbeiter nicht nur analog, sondern auch digital auf den neuesten Stand bringen? ZEP können Sie 30 Tage unverbindlich und kostenlos testen. Unser Support-Team steht Ihnen dabei gerne unterstützend zur Seite.
Arbeitsplatzgestaltung mit der 5S-Methode
Die 5S-Methode, auch als 5A-Methode im deutschsprachigen Raum bekannt, wurde entwickelt, um Zeitverschwendung in Unternehmen zu reduzieren. Ursprünglich aus der Kaizen-Philosophie in Japan stammend, entstand sie Mitte des letzten Jahrhunderts bei Toyota, um ineffiziente Prozesse zu optimieren.
Die praktische Anwendung der 5S-Methode erdordert die Umsetzung aller Phasen! Beispiele zeigen, wie verschiedene Berufe, von Werkstattmitarbeitern bis zu Zahnärzten, von der Methode profitieren können. Die Methode ist Teil des Lean-Managements, das darauf abzielt, ständige Verbesserungen vorzunehmen, Verschwendung zu vermeiden und die Kundenperspektive einzunehmen. Die Anwendung der 5S-Methode kann in verschiedenen Bereichen, einschließlich Büroumgebungen, die Effizienz steigern und langfristige positive Auswirkungen auf Ihr Unternehmen haben.
Hierfür stehen die 5A:
Fazit
Ein gut gestalteter Arbeitsplatz ist fundamental für das Wohlbefinden und die Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter. Dieser Artikel hat gezeigt, wie durch die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, die Anwendung ergonomischer Prinzipien und die Nutzung der 5S-Methode ein Arbeitsumfeld geschaffen werden kann, das Sicherheit, Komfort und Effizienz maximiert. Eine optimale Arbeitsplatzgestaltung trägt nicht nur zur Mitarbeiterzufriedenheit bei, sondern ist auch entscheidend für den langfristigen wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens.
