Das reibungslose Onboarding neuer Mitarbeiter ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg Ihres Unternehmens. In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen nicht nur, wie ein erfolgreicher Onboarding-Prozess in drei Phasen strukturiert ist, sondern auch, wie Sie mit unserer Software zur Projektzeiterfassung diesen Prozess optimieren und unterstützen können. Ein effektives Onboarding steigert nicht nur die Produktivität und Motivation Ihrer neuen Mitarbeiter, sondern trägt auch zur Festigung der Loyalität gegenüber Ihrem Unternehmen bei. Dies wirkt sich wiederum positiv auf Ihr Image als Arbeitgeber aus und kann Kündigungen während der Probezeit reduzieren.
Was bedeutet Onboarding?
Ein gutes Onboarding ermöglicht die zielgerichtete Integration neuer Mitarbeiter in Ihr Unternehmen. Dabei werden Maßnahmen ergriffen, um den Einstieg für die neuen Teammitglieder so reibungslos wie möglich zu gestalten. Dies ist entscheidend, um eine positive Erfahrung für neue Mitarbeiter zu schaffen und so schnell in die Arbeitsabläufe und Ihre Unternehmenskultur einzuführen.
Die Ziele für ein erfolgreiches Onboarding sind immer gleich, unabhängig für welche Position. Denn: Egal ob Hilfskraft oder Projektmanager, beim Onboarding geht es vor allem darum, neue Mitarbeiter schnell und sicher an ihre neuen Aufgaben heranzuführen und sie mit Ihrer Unternehmenskultur und internen Prozessen vertraut zu machen. Doch auch die Integration des neuen Mitarbeiters in das bestehende Team ist an dieser Stelle von großer Bedeutung. Das übergeordnete Ziel eines erfolgreichen Einarbeitungsprozesses sollte darin bestehen, den neuen Mitarbeiter schnell an seine Aufgaben heranzuführen und somit die zeitnahe Produktivität zu erreichen.
Weiterer Vorteil: Die Loyalität gegenüber Ihnen als Arbeitgeber wird von Beginn an gefördert. Stichwort: Employer Branding!
Alle Ziele & Aufgaben vom Onboarding im Überblick
Das Onboarding neuer Mitarbeiter ist ein entscheidender Prozess, der darauf abzielt, neue Teammitglieder effektiv in das Unternehmen zu integrieren und sie für ihren Erfolg zu rüsten. Es umfasst verschiedene Aspekte, von der Vermittlung der Unternehmenskultur bis hin zur fachlichen Einarbeitung.
Hauptziele und -aufgaben:
👋 Willkommen heißen und Orientierung geben
🏢 Unternehmenskultur und -werte vermitteln
🔄 Einführung in Arbeitsprozesse und -tools
👥 Vorstellung des Teams und wichtiger Ansprechpartner
🎯 Klärung von Erwartungen und Zielen
🔑 Bereitstellung notwendiger Ressourcen und Zugänge
📚 Schulungen und Einarbeitung in die spezifische Rolle
Onboarding-Prozess – Die 3 Phasen
In jedem Onboarding-Prozess gibt es bestimmte Schlüsselphasen, die von entscheidender Bedeutung sind, um sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter erfolgreich in Ihr Unternehmen integriert werden. Diese Phasen sollten sorgfältig strukturiert und darauf ausgerichtet sein, den Eintritt in Ihr Unternehmen so reibungslos und effizient wie möglich zu gestalten.
Erstellen Sie eine klare Roadmap für neue Mitarbeiter, um sicherzugehen, dass diese nicht nur fachlich kompetent sind, sondern sich auch in die Unternehmenskultur und -abläufe integrieren und schnell produktiv arbeiten können. Das sorgt für einen positiven Start bei allen Beteiligten.
Drei Phasen des Onboarding-Prozesses im Detail:
Phase 1: Vor dem ersten Arbeitstag
Der erste Eindruck zählt! Vor Beginn eines neuen Mitarbeiters sollten Sie einige Vorbereitungen treffen, um den Start reibungslos zu gestalten. Klären Sie alle Formalitäten wie Arbeitsvertrag, Zugriffsrechte und Dienstkleidung. Versorgen Sie den neuen Mitarbeiter mit relevanten Informationen zum Arbeitsbeginn, Arbeitsplatz und einer Aufgabenübersicht. Informieren Sie auch zukünftige Teammitglieder, das Sekretariat und die IT-Abteilung über den Start des neuen Kollegen.
Stellen Sie sicher, dass der Arbeitsplatz vollständig eingerichtet ist. Planen Sie Vorstellungsrunden und Treffen mit wichtigen Ansprechpartnern. Organisieren Sie notwendige Schulungen, etwa zu firmeninternen IT-Programmen. Bei einer neu geschaffenen Stelle kommunizieren Sie klar die Zuständigkeiten im Team. Ein kleines Willkommenspräsent kann dazu beitragen, dem neuen Mitarbeiter ein Gefühl von Wertschätzung zu vermitteln.
Phase 2a: Der erste Arbeitstag
Der erste Arbeitstag eines neuen Mitarbeiters erfordert eine positive Atmosphäre für einen reibungslosen Start. Eine kleine Aufmerksamkeit kann ein Gefühl der Zugehörigkeit vermitteln. Eine kurze Vorstellungsrunde mit den direkten Kollegen oder dem zugewiesenen Paten ist empfehlenswert, um den Neuankömmling in die bestehende Belegschaft zu integrieren.
Eine Auflistung mit Namen und Positionen der Kollegen kann dem neuen Mitarbeiter helfen, bei Fragen die richtigen Ansprechpartner zu finden. Ein gemeinsames Mittagessen am ersten Arbeitstag fördert den Teamgeist und legt den Grundstein für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit in der Zukunft.
Phase 2b: Die erste Arbeitswoche
In der ersten Arbeitswoche sollten Sie einen Überblick über den Onboarding-Prozess geben und klare Erwartungen und Ziele für die neue Position besprechen. Dies fördert eine angenehme Arbeitsatmosphäre und beugt Missverständnissen vor. Integrieren Sie den neuen Kollegen von Anfang an in Projekte und weisen Sie ihm spannende Aufgaben zu, um die Begeisterung für Ihr Unternehmen zu wecken.
Bieten Sie eine Führung durch alle Abteilungen Ihres Unternehmens an und geben Sie eine ausführliche Einführung in die Produkte und Dienstleistungen. Stellen Sie sicher, dass der neue Mitarbeiter mit den täglich genutzten Tools, wie der Software zur Projektzeiterfassung, vertraut gemacht wird.
Phase 3: Nach der ersten Arbeitswoche
Nach der ersten Arbeitswoche im Unternehmen gibt es weiterhin wichtige Aspekte zu berücksichtigen, um den Onboarding-Prozess erfolgreich fortzusetzen. Nehmen Sie sich Zeit, um die Eindrücke und Erfahrungen des neuen Mitarbeiters während der ersten Woche zu erfragen. Dies ermöglicht es Ihnen, eventuelle Probleme oder Bedenken frühzeitig zu erkennen und entsprechend darauf zu reagieren. Vermeiden Sie dabei Informationsüberflutung, indem Sie wichtige Informationen und Schulungen schrittweise bereitstellen. Dies ermöglicht es Ihrem neuen Teammitglied, das Gelernte zu verarbeiten und anzuwenden, ohne dabei überfordert zu sein.
Nach vier bis acht Wochen ist es Zeit, den Onboarding-Prozess erneut zu überprüfen und sicherzustellen, dass Ihr neues Teammitglied gut im Unternehmen angekommen ist. Regelmäßige Feedback-Gespräche können hierbei sehr hilfreich sein.
Remote Onboarding: So arbeiten wir bei ZEP neue Teammitglieder ein
Bei ZEP legen wir großen Wert auf ein strukturiertes und herzliches Onboarding, auch im Remote-Setup. Unser Ziel ist es, neue Mitarbeitende optimal auf ihren Start vorzubereiten und ihnen einen reibungslosen Einstieg zu ermöglichen. Hier sind die wichtigsten Schritte, die wir in unserem Remote-Onboarding-Prozess umsetzen:
📧 Vorbereitung vor dem ersten Tag: Technische Einrichtung der Zugänge (Hardware, Software, etc.) und Vorbereitung der notwendigen Kommunikationskanäle.
👋 Erster Arbeitstag: Stand-Up-Meeting mit der Geschäftsführung für persönliches Kennenlernen und eine umfassende Einführung in die Unternehmensstruktur und -werte.
📅 Strukturiertes Onboarding: Durchgeplante erste Woche mit einer Mischung aus Fachlichem und Persönlichem, gefolgt von gezielten Themenblöcken in den folgenden Wochen.
🗂️ Onboarding-Board: Zugriff auf ein strukturiertes Onboarding-Board online, das den Fortschritt dokumentiert und Transparenz über die erwarteten Aufgaben bietet.
📊 Produktdemonstrationen: Teilnahme an Produkt-Demos unserer Software in den ersten zwei bis drei Wochen, um ein tiefes Verständnis für unser Angebot zu entwickeln.
🔄 Regelmäßige Check-Ins: Monatliche Gespräche und umfassende Reviews nach drei und sechs Monaten zur Bewertung des Fortschritts und Klärung von Fragen.
Checkliste für Ihr Unternehmen: Darauf sollten Sie achten!
Ein professionelles Onboarding ist entscheidend für den Erfolg neuer Mitarbeitender und die langfristige Bindung an Ihr Unternehmen. Eine gut strukturierte Onboarding-Checkliste sorgt dafür, dass alle wichtigen Schritte beachtet und keine Aufgaben übersehen werden. Egal, ob Sie Ihre Onboarding-Prozesse manuell oder mit Software unterstützen, diese Checkliste hilft Ihnen, den Überblick zu behalten und einen reibungslosen Start für Ihre neuen Teammitglieder zu gewährleisten.
Hier finden Sie eine Übersicht der wichtigsten Punkte, die in Ihrer Onboarding-Checkliste enthalten sein sollten:
Nutzen Sie diese Checkliste, um einen strukturierten und positiven Onboarding-Prozess zu gewährleisten.
Strukturiertes Onboarding mit Software zur Projektzeiterfassung
Durch eine strukturierte Einarbeitung finden sich neue Teammitglieder schneller in ihre Aufgaben und in das bestehende Team Ihres Unternehmens ein. Eine Software zur Projekt- und Arbeitszeiterfassung wie ZEP lässt sich unterstützend in den Onboarding-Prozess integrieren. Weiterer Vorteil: Sobald Ihr neuer Mitarbeiter das eigene Onboarding mit ZEP durchlaufen hat, kennt er das Tool so gut, dass es ihm im Geschäftsalltag leichtfällt, mit dem Programm für Kundenprojekte zu arbeiten – per App sogar von unterwegs. Welche Zusatzmodule eignen sich besonders für ein gelungenes Onboarding?
Modul: Tickets, Aufgaben & To dos
Ein strukturiertes Onboarding ist der Schlüssel für einen erfolgreichen Einstieg neuer Mitarbeiter. Unser ZEP Ticketsystem bietet eine umfassende Lösung, um diesen Prozess effizient zu gestalten und sicherzustellen, dass keine wichtigen Schritte übersehen werden. Mit diesem Modul können Sie ein übergeordnetes Onboarding-Projekt anlegen, das alle relevanten Informationen und Aufgaben für den Einstieg Ihres neuen Mitarbeiters enthält. Jeder Schritt wird dann als Ticket oder Teilaufgabe hinterlegt, um eine klare Struktur und Übersichtlichkeit zu gewährleisten. Die Teilaufgaben ermöglichen es, spezifische Aspekte der Einarbeitung zu untergliedern.
Die direkte Erfassung von Zeiten auf Tickets und Teilaufgaben ermöglicht eine genaue Analyse des zeitlichen Aufwands für jeden Schritt des Onboardings. Dies ist nicht nur für den neuen Mitarbeiter interessant, sondern auch für die Planung zukünftiger Onboardings. Die Analysedaten helfen, zukünftige Einarbeitungen effizienter zu gestalten und Ressourcen optimal einzusetzen. Weitere Funktionen wie das manuelle Eintragen zusätzlicher Informationen je Ticket und konfigurierbare Benachrichtigungen sorgen dafür, dass der Onboarding-Prozess möglichst reibungslos verläuft und kein Schritt übersehen wird.
Modul: Planstunden
Ein reibungsloses Onboarding erfordert klare Schritte und eine präzise Planung der benötigten Ressourcen. Das ZEP Zusatzmodul Planstunden ermöglicht es Ihnen, den Aufwand für das Onboarding neuer Mitarbeiter detailliert zu planen und zu steuern. Die Funktion, dynamische oder fixe Planzahlen zu hinterlegen, gibt Ihnen die nötige Flexibilität. Fixe Planzahlen ermöglichen eine Top-Down-Planung, indem eine vordefinierte Stundenzahl auf Vorgänge oder Untervorgänge des Onboarding-Prozesses verteilt wird. Dynamische Planzahlen hingegen führen zu einer Bottom-Up-Planung, bei der die Summe der Planzahlen den Gesamtaufwand für das Onboarding bestimmt.
Die Auswertungsmöglichkeiten bieten einen umfassenden Soll-Ist-Vergleich der gesamten Zeitaufwände. So haben Sie als Verantwortlicher des Onboardings sowie Ihre neuen Mitarbeiter stets den Fortschritt des Einarbeitungsprozesses im Blick. Mit dem Modul Planstunden können Sie den Onboarding-Prozess zeitlich einteilen, indem Sie je Onboarding-Station den geplanten Aufwand in Stunden hinterlegen. Die vielfältigen Anzeigemöglichkeiten von Planzahlen gewährleisten, dass alle Beteiligten stets den gesamten Einarbeitungsplan im Blick behalten.
Onboarding-Feedback einholen: Diese Fragen sollten Sie neuen Mitarbeitern stellen!
Um den Onboarding-Prozess kontinuierlich zu verbessern, ist es entscheidend, Feedback von neuen Mitarbeitern einzuholen. Die richtigen Fragen helfen Ihnen, Schwachstellen zu identifizieren und Optimierungspotenziale zu erkennen. Hier erfahren Sie, welche Fragen Sie stellen sollten, um wertvolle Einblicke in die Erfahrungen Ihrer neuen Mitarbeiter zu erhalten:
Wie bewerten Sie den gesamten Onboarding-Prozess auf einer Skala von 1 bis 10?
Wurden alle relevanten Informationen und Ressourcen zur Verfügung gestellt, die Sie für Ihren Einstieg benötigt haben?
Wie klar waren die Erwartungen an Ihre Rolle und Ihre Aufgaben während des Onboardings?
Gab es Aspekte des Onboardings, die unklar oder verwirrend waren? Wenn ja, welche?
Wie hilfreich waren die Schulungen und Einarbeitungsmaßnahmen für Ihre schnelle Integration ins Team?
Haben Sie ausreichend Unterstützung von Ihrem Vorgesetzten oder Mentor erhalten?
Wie effektiv war die Kommunikation zwischen Ihnen und dem Onboarding-Team?
Welche Verbesserungen würden Sie für den Onboarding-Prozess vorschlagen?
Haben Sie sich während des Onboardings ausreichend willkommen und integriert gefühlt?
Gab es spezielle Ressourcen oder Unterstützung, die Ihnen gefehlt haben?
Fazit
Ein gut strukturierter Onboarding-Prozess ist entscheidend für den langfristigen Erfolg und die Zufriedenheit neuer Mitarbeiter. Durch eine sorgfältige Planung und Durchführung der drei Phasen – vor dem ersten Arbeitstag, am ersten Arbeitstag und in der ersten Arbeitswoche – legen Sie den Grundstein für eine erfolgreiche Integration in Ihr Unternehmen. Bei ZEP haben wir durch unsere Remote-Strategie und die Nutzung moderner Softwarelösungen wie der Projektzeiterfassung sichergestellt, dass der Einstieg neuer Teammitglieder reibungslos und effektiv verläuft.
Indem wir den Onboarding-Prozess mit klar definierten Zielen, einem strukturierten Einarbeitungsplan und regelmäßigen Feedback-Gesprächen gestalten, fördern wir nicht nur die Produktivität und Motivation der neuen Mitarbeiter, sondern stärken auch deren Loyalität und Identifikation mit unserem Unternehmen. Nutzen Sie diese Erkenntnisse, um Ihren eigenen Onboarding-Prozess zu optimieren und so Ihr Arbeitgeberimage zu verbessern und die Mitarbeiterbindung zu erhöhen.
