In der modernen Arbeitswelt sind flexible Arbeitszeiten und Überstunden oft die Regel. Doch wo liegt die Grenze zwischen engagiertem Einsatz und gesetzeswidrigem Verhalten? Das deutsche Arbeitszeitgesetz setzt klare Grenzen zum Schutz der Arbeitnehmer. In unserem Blogartikel beleuchten wir gesetzliche Bestimmungen, erläutern mögliche Strafen bei Verstößen und geben praktische Tipps, wie sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber die Vorschriften einhalten und sich gegen Arbeitszeitbetrug schützen können.
Aktuelle Vorgaben: Wie müssen Arbeitszeiten erfasst werden?
Laut dem deutschen Arbeitszeitgesetz müssen Arbeitszeiten präzise und zuverlässig erfasst werden, um die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften sicherzustellen. Insbesondere regelt § 16 Abs. 2 ArbZG, dass der Arbeitgeber verpflichtet ist, die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehende Arbeitszeit aufzuzeichnen und die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Diese Dokumentationspflicht dient dem Schutz der Arbeitnehmer und der Überprüfung durch die Aufsichtsbehörden.
Bußgeld: Was kosten Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz?
Die genaue Erfassung der Projektzeit ist nicht nur eine gute Geschäftspraxis, sondern auch eine gerichtliche und teilweise tarifvertraglich vereinbarte Anforderung in Deutschland. Unternehmen, die gegen das Arbeitszeitgesetz verstoßen, setzen sich dem Risiko von Bußgeldern und anderen Konsequenzen aus.
Auszug aus dem Bußgeldkatalog
Arbeitszeitgesetz-Verstöße werden häufig als Ordnungswidrigkeiten behandelt und können mit Bußgeldern von bis zu 30.000 € pro Verstoß geahndet werden. Diese Bußgelder können sowohl gegen das Unternehmen als auch gegen den verantwortlichen Manager persönlich verhängt werden. Die genaue Höhe des Bußgelds liegt im Ermessen der gemäß Landesgesetz zuständigen Aufsichtsbehörde (z.B. Bezirksregierung, Gewerbeaufsicht). Eine Orientierungshilfe bietet der aktuelle Bußgeldkatalog, der vom Länderausschuss für Arbeitsschutz und Sicherheitstechnik (LASI) veröffentlicht wird.
Die 5 häufigsten Verstöße und ihre Bußgelder:
Auch wenn die einzelnen Bußgelder zunächst überschaubar erscheinen, können sie sich selbst in kleineren Unternehmen schnell zu fünf- oder sechsstelligen Beträgen summieren. Dies liegt daran, dass die Verjährungsfrist zwei Jahre beträgt und die Aufsichtsbehörde die Arbeitszeitnachweise der letzten 24 Monate aller Mitarbeiter überprüfen kann, um sämtliche festgestellten Verstöße entsprechend zu ahnden. Zusätzlich können wiederholte und vorsätzliche Verstöße, die die Gesundheit eines Mitarbeiters gefährden, strafrechtlich verfolgt werden. Diese können mit Freiheitsstrafen von bis zu einem Jahr oder mit Geldstrafen geahndet werden.
Reputationsschaden
Unternehmen, die gegen Zeiterfassungsvorschriften verstoßen, riskieren ihren Ruf und ihre Glaubwürdigkeit. Dies kann zu Vertrauensverlust bei Kunden, Geschäftspartnern und Mitarbeitern führen und langfristige negative Auswirkungen haben. Verstöße gegen Arbeitsschutzgesetze führen schnell zu negativer Medienberichterstattung, wie bei einem Amazon-Subunternehmer 2021, der im ZDF-Magazin „Frontal“ kritisiert wurde. Amazon stellte damals Strafanzeige, nachdem der Subunternehmer seine Mitarbeiter ausbeutete, was zu kaum tragbaren Gehältern, Arbeitsdruck, unbezahlten Überstunden und Missachtung gesetzlicher Ruhezeiten führte.
Verstoß gegen das Arbeitszeitgesetz: An welche Regeln muss sich gehalten werden?
Verstöße gegen die Arbeitszeitregelungen sind keine Lappalie – im Gegenteil. Sie betreffen die Gesundheit der Mitarbeiter und können im Ernstfall hohe Kosten verursachen. Das Sprichwort "Unwissenheit schützt vor Strafe nicht" gilt besonders für die Arbeitszeit. Da das Arbeitszeitgesetz den Gesundheitsschutz der Mitarbeiter gewährleisten soll, liegt die Verantwortung für die Einhaltung beim Arbeitgeber.
Pausenzeit
Nicht nur Ihr Körper signalisiert einem, wann es höchste Zeit für eine Pause ist, auch der Gesetzgeber hat strikte Regeln, wann eine Pause gemacht werden MUSS. Geregelt ist dies im Arbeitszeitgesetz § 4.
Spätestens nach sechs Stunden verlangt der Gesetzgeber eine Ruhepause – dies gilt auch für den engagiertesten Workaholic. Ihre Pausen können Arbeitnehmer jedoch in mehrere Abschnitte unterteilen – die Pause muss nicht am Stück genommen werden.
Beispielrechnung:
Sie beginnen morgens um 8 Uhr mit Ihrer Arbeit. Dann müssen Sie lt. ArbZG spätestens um 14 Uhr eine Pause von 30 Minuten einlegen. Diese halbe Stunde können Sie jedoch in zwei 15-Minuten-Abschnitte aufteilen – etwa eine Pause von 12:30 bis 12:45 Uhr und die nächste von 13:45 bis 14 Uhr. Aber Achtung: Ein Pausenblock muss mindestens 15 Minuten lang sein!
Höchstarbeitszeit
Angenommen, in einem Unternehmen fällt ein Mitarbeiter unerwartet aus, während gleichzeitig eine dringende Reklamation bearbeitet werden muss und eine wichtige Kundenanfrage eingeht. Ein anderer Mitarbeiter bleibt nach einem 12-Stunden-Tag als Letzter im Büro, um alles zu erledigen – allerdings verstößt dies gegen das Arbeitszeitgesetz. Denn folgende Grenzen gelten für die Höchstarbeitszeit:
Ruhezeiten
Es gibt verschiedene Ansichten darüber, ob man lebt, um zu arbeiten oder arbeitet, um zu leben. Doch bei der gesetzlich vorgeschriebenen Ruhezeit gibt es keinen Raum für Diskussionen: Zwischen dem Ende eines Arbeitstages und dem Beginn des nächsten müssen mindestens 11 Stunden liegen – auch in folgenden Situationen:
📞 Ein Anruf nach einem Geschäftsessen zählt als Arbeitszeit, und die 11-stündige Ruhezeit beginnt danach.
🍽️ Geschäftsessen zählen als Arbeitszeit, wenn sie zur Aufgabe gehören oder von der Führungskraft angeordnet wurden.
🏡 Auch im Homeoffice müssen die gesetzlichen Regelungen zu Ruhezeiten eingehalten werden.
Sonn-und Feiertage
Das Arbeitszeitgesetz legt ein allgemeines Beschäftigungsverbot an Sonn- und Feiertagen fest, mit Ausnahmen für bestimmte Berufe und Notfälle. Arbeitnehmer, die dennoch an diesen Tagen arbeiten müssen, haben Anspruch auf mindestens 15 freie Sonntage im Jahr. Für Sonn- und Feiertagsarbeit können Ausnahmegenehmigungen beantragt werden, jedoch müssen Ersatzruhetage gewährt werden, üblicherweise innerhalb von zwei Wochen für Sonntage und innerhalb von acht Wochen für Feiertage.
Es besteht jedoch die Möglichkeit, bei der zuständigen Aufsichtsbehörde eine Ausnahmegenehmigung für die Arbeit an diesen Tagen zu beantragen. Dazu gehören:
1. Maximal 10 Sonn- und Feiertage im Jahr im Handel für verkaufsoffene Sonntage.
2. Ein Sonntag im Jahr zur Durchführung der gesetzlich vorgeschriebenen Inventur.
3. Maximal 5 Sonn- und Feiertage im Jahr zur Abwendung eines unverhältnismäßigen Schadens, wobei dieser Schaden erheblich sein muss und das Arbeiten an diesen Tagen gerechtfertigt sein muss. Dies könnte beispielsweise der drohende Produktionsstillstand aufgrund unerwarteter Reparaturen sein.
Besonderheiten: Welche Ausnahmen gibt es?
Ausnahmen bestätigen die Regel – auch beim Thema Arbeitszeit:
Dienstreisen
Die Einschätzung, ob Reisezeit als Arbeitszeit zu betrachten ist, hängt vom genutzten Transportmittel ab und davon, wie die Mitarbeiter die Zeit während der Reise verbringen dürfen oder müssen. Bei Flugzeug- oder Bahnreisen gilt die Reisezeit als Arbeitszeit, wenn die Mitarbeiter dazu angehalten sind, zu arbeiten. Sind sie jedoch frei in ihrer Gestaltung und nutzen die Zeit zur Erholung oder für persönliche Aktivitäten, wird sie als Freizeit angesehen. Im Falle von Autofahrten zum Kunden ist die Fahrtzeit für den Fahrer Arbeitszeit, während der Beifahrer üblicherweise Freizeit hat.
Nebentätigkeit
Wenn Mitarbeiter nebenbei für einen anderen Arbeitgeber arbeiten oder nebenberuflich selbstständig sind, gelten sowohl die maximal zulässige Arbeitszeit als auch die Ruhezeit von 11 Stunden insgesamt. Das Arbeitszeitgesetz konzentriert sich hauptsächlich auf abhängige Beschäftigungen, aber das Betreiben eines eigenen Gewerbes ist grundsätzlich erlaubt, solange es nicht mit dem Hauptarbeitgeber in Konkurrenz steht. Eine übermäßige Selbstständigkeit kann jedoch unzulässig sein, insbesondere wenn sie zu Übermüdung führt und die Erfüllung der arbeitsrechtlichen Pflichten beim Hauptarbeitgeber beeinträchtigt.
Besondere Personengruppen
Achtung: Für besonders schutzwürdige Personengruppen wie schwangere und stillende Frauen, Jugendliche unter 18 Jahren und Schwerbehinderte können spezielle Bestimmungen und arbeitszeitliche Einschränkungen gelten. Diese betreffen insbesondere die zulässige Höchstarbeitszeit, Mehrarbeit sowie die Arbeit an Sonn- und Feiertagen.
Wann ist eine Arbeitszeiterfassung besonders wichtig? 3 Beispiele
Die Bedeutung einer präzisen Arbeitszeiterfassung erstreckt sich über verschiedene Bereiche, von der Vergabe öffentlicher Aufträge bis hin zur Kundenabrechnung und der Einhaltung arbeitsrechtlicher Bestimmungen. Insbesondere in Branchen, in denen öffentliche Gelder involviert sind oder stundenweise Abrechnungen üblich sind, ist eine genaue Zeiterfassung unerlässlich, um Vertragsstrafen zu vermeiden und das Vertrauen der Kunden zu erhalten.
Öffentliche Aufträge
Bei der Vergabe von öffentlichen Aufträgen werden oft strenge Anforderungen an die Projektzeiterfassung gestellt. Die auftraggebenden Behörden benötigen detaillierte Aufzeichnungen, um sicherzustellen, dass die vertraglichen Verpflichtungen erfüllt und öffentliche Gelder korrekt verwendet werden. Das Versäumnis, diese Anforderungen zu erfüllen, kann zu Vertragsstrafen oder sogar zum Ausschluss von zukünftigen Aufträgen führen.
Kundenabrechnung
Wenn Sie Kunden stundenweise abrechnen, ist es unerlässlich, die Projektzeit genau zu erfassen. Fehler oder Unregelmäßigkeiten bei der Projektzeiterfassung können zu Vertrauensverlust bei Ihren Kunden führen und die finanzielle Integrität Ihres Unternehmens in Frage stellen. Darüber hinaus kann es zu Streitigkeiten über die erbrachten Leistungen und Zahlungsausfällen kommen. Abhilfe schaffen hier Zeitnachweise, die man während der Projektlaufzeit regelmäßig schicken kann. Im Rechnungsanhang werden alle erbrachten Zeiten dann noch einmal detailliert aufgeschlüsselt.
Arbeitsrechtliche Bestimmungen
Spätestens mit dem BAG-Urteil und dem daraus folgenden Referentenentwurf des BMAS ist auch in Deutschland die Erfassung der Arbeitszeit zur Pflicht geworden. Zusätzlich werden in einigen Branchen die Arbeitsbedingungen durch Tarifverträge geregelt. Diese können individuelle Anforderungen an die Projektzeiterfassung enthalten, um sicherzustellen, dass die Arbeitszeit und Vergütung korrekt erfasst werden – insbesondere im Handwerk, im Gesundheitswesen oder im Einzelhandel.
Sofern in Tarifverträgen oder Betriebs-/Dienstvereinbarungen keine andere Regelung getroffen wird, gilt:
Die Arbeitszeit muss (elektronisch) dokumentiert werden. Unternehmen mit bis zu 10 Mitarbeitern sind von der elektronischen Erfassungspflicht laut Gesetzentwurf des BMAS ausgenommen – müssen ihre Zeiten jedoch in anderer Form festhalten.
Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz vermeiden - Mit ZEP!
Verlassen Sie sich immer noch auf manuelle Methoden zur Projektzeiterfassung? Dann sind Fehler und Ungenauigkeiten quasi vorprogrammiert. Aus folgenden Gründen:
🕒 Vergessene oder falsch eingetragene Projektzeiten durch Mitarbeiter
📉 Anfälligkeit für menschliche Fehler bei manuellen Aufzeichnungen
💸 Mögliche Folgen: falsche Abrechnungen, übermäßige Arbeitsstunden, Unregelmäßigkeiten in Berichten
🔍 Mangelnde Transparenz durch fehlerhafte oder unvollständige Projektzeiterfassung
📊 Fehlende Übersicht bei der Abrechnung führt zu Schwierigkeiten bei Planung und Kostenkontrolle
⚠️ Gefahr, den Projektfortschritt nicht im Auge zu behalten und Probleme rechtzeitig zu erkennen
Um Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz zu vermeiden, ist eine präzise und gesetzeskonforme Arbeitszeiterfassung unerlässlich. Mit ZEP steht Ihnen eine umfassende Software-Plattform zur Verfügung, die alle relevanten Bereiche Ihrer Projektarbeit abdeckt und gleichzeitig sämtliche Vorgaben des Bundesarbeitsgerichtes zur Arbeitszeiterfassung erfüllt.
Ersetzen Sie fehleranfällige, manuelle Stundenzettel durch eine digitale Arbeitszeiterfassung. Mit der integrierten Stempeluhr dokumentieren Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeitenden exakt und gesetzeskonform. So behalten Sie jederzeit den Überblick über geleistete Stunden und sorgen für eine transparente und sichere Abrechnung.
Auch die Projektzeiterfassung wird mit ZEP deutlich vereinfacht. Ihre Mitarbeitenden können Zeiten direkt auf Kunden, Projekte oder einzelne Teilprojekte buchen. Dank automatisierter Workflows reduzieren Sie den Verwaltungsaufwand und stellen sicher, dass alle Arbeitszeiten effizient und lückenlos erfasst werden.
Für ein präzises Projektcontrolling bietet ZEP umfassende Echtzeit-Reports und automatisierte Workflows. Damit behalten Sie Budgets und Projektfortschritte stets im Blick und können frühzeitig auf Engpässe reagieren – auf Wunsch vollständig papierfrei.
Als Professional Services Automation (PSA) unterstützt Sie ZEP während des gesamten Projektzyklus – von der Auftragsvergabe bis zur finalen Abrechnung. Automatisierte Abläufe optimieren Ihre Prozesse und erleichtern die Verwaltung.
Sie haben Großes vor? Als ERP-System ermöglicht Ihnen ZEP eine ganzheitliche Steuerung von Ressourcen, Finanzen und Projektfortschritten. Dank einer speziell für projektbasierte Arbeit entwickelten Software optimieren Sie Ihre Unternehmensprozesse und stellen sicher, dass Sie alle gesetzlichen Vorgaben zuverlässig einhalten.
Mit ZEP managen Sie nicht nur Ihre Projekte effizienter, sondern erfüllen auch mühelos die gesetzlichen Anforderungen an die Arbeitszeiterfassung.
Fazit
In der modernen Arbeitswelt ist die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes unerlässlich, um sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber zu schützen. Verstöße können zu empfindlichen Bußgeldern führen und den Ruf eines Unternehmens schädigen. Eine präzise Arbeitszeiterfassung ist daher von entscheidender Bedeutung, um gesetzliche Vorschriften einzuhalten und potenzielle Konsequenzen zu vermeiden. Moderne Lösungen wie ZEP erleichtern diese Aufgabe und bieten Transparenz sowie rechtliche Sicherheit.
FAQ
Welche Arbeitszeiten sind laut Arbeitszeitgesetz zulässig?
Das Arbeitszeitgesetz schreibt vor, dass die tägliche Arbeitszeit grundsätzlich 8 Stunden nicht überschreiten darf. In Ausnahmefällen sind bis zu 10 Stunden erlaubt, wenn der Durchschnitt innerhalb von sechs Monaten wieder auf acht Stunden gesenkt wird. Zudem müssen gesetzliche Ruhezeiten von mindestens elf Stunden eingehalten werden.
Was passiert, wenn Arbeitszeiten nicht korrekt erfasst werden?
Wenn ein Arbeitgeber die Arbeitszeiten nicht ordnungsgemäß erfasst, drohen Bußgelder von bis zu 1.600 € pro betroffenen Mitarbeiter. Wiederholte Verstöße können sich schnell summieren und hohe Geldstrafen von bis zu 30.000 € oder sogar strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Zudem können Unternehmen ihren guten Ruf und das Vertrauen von Mitarbeitern und Geschäftspartnern verlieren.
Wie kann ein Unternehmen sicherstellen, das Arbeitszeitgesetz einzuhalten?
Unternehmen sollten eine verlässliche Zeiterfassungslösung nutzen, um Arbeitszeiten korrekt zu dokumentieren. Regelmäßige interne Kontrollen und Schulungen helfen dabei, Verstöße zu vermeiden. Zudem ist es wichtig, dass Führungskräfte und Mitarbeiter über gesetzliche Vorgaben informiert sind und Pausen sowie Höchstarbeitszeiten einhalten.
