Beim Arbeitszeitmodell der Gleitzeit gestalten Arbeitnehmer ihre Arbeitszeiten eigenständig innerhalb eines definierten Zeitrahmens. Diese Flexibilität ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, konkret festzulegen, wann ihr Arbeitstag startet und endet. Um sicherzustellen, dass das gleitende Arbeiten in der Praxis effektiv umgesetzt wird, ist es ratsam, verschiedene Modelle der Gleitzeit zu untersuchen. In diesem Blogartikel erfahren Sie, welche Modelle es gibt, welche Vor- und Nachteile Gleitzeit zu bieten hat und wie Sie die Zeiterfassung bei Gleitzeit am einfachsten bewerkstelligen können.
Was ist Gleitzeit?
Gleitzeit repräsentiert ein höchst flexibles Arbeitszeitmodell, bei dem Ihre Angestellten ihre individuelle Arbeitszeit innerhalb eines vordefinierten Zeitrahmens eigenverantwortlich gestalten können. Im Gegensatz zum festgelegten Nine-to-Five-Job ermöglicht das Prinzip der flexiblen Zeiteinteilung eine höhere Anpassungsfähigkeit bei Arbeitnehmern und -gebern.
Um sicherzustellen, dass Sie als Arbeitgeber und Ihre Arbeitnehmer trotz aller Freiheiten, die Gleitzeit bietet, den Überblick behalten, wird oft eine Kernarbeitszeit festgelegt. Diese definierte Zeitspanne dient als Orientierung, in der alle Mitarbeiter im Unternehmen präsent sein sollen, um eine gemeinsame Arbeitszeitbasis zu gewährleisten.
Eine präzise Zeiterfassung ist entscheidend, um sicherzustellen, dass das Gleitzeitmodell reibungslos in Ihrem Unternehmen funktioniert. Hierbei können Softwarelösungen zur Zeiterfassung oder Zeiterfassungs-Apps einen wesentlichen Beitrag leisten, indem sie nicht nur die genaue Dokumentation der Arbeitszeit ermöglichen, sondern auch eine benutzerfreundliche Plattform für die Verwaltung von Gleitzeitkonten und die Überwachung von Überstunden bieten.
Wie ist Gleitzeit im Arbeitszeitgesetz geregelt?
Die Einführung erfolgt in der Regel für alle Mitarbeiter eines Unternehmens und wird üblicherweise durch die Geschäftsleitung festgelegt. Individuelle vertragliche Lösungen treten nur in sehr seltenen Ausnahmefällen auf. Doch auch Gleitzeitmodelle unterliegen den Bestimmungen des Arbeitszeitgesetzes und des Arbeitsrechts. Folgende Paragrafen sollten Sie beachten:
- § 3 ArbZG: Festlegung der täglichen Höchstarbeitszeit
- §§ 4, 5 ArbZG: Regelungen zu Pausen und Ruhezeiten
- § 16 Abs. 2 ArbZG: Aufzeichnung der Arbeitszeit
- § 8 JArbSchG und § 9 MuSchG: Tägliche Höchstarbeitszeiten für Jugendliche sowie schwangere oder stillende Mütter
Die Regeln zur Gleitzeitvereinbarung müssen verbindlich und schriftlich festgehalten werden. Sofern in Ihrem Unternehmen ein Betriebsrat vorhanden ist, hat dieser das Recht, bei der Ausgestaltung der Gleitzeit mitzubestimmen – siehe § 87 BetrVG.
Gleitzeit Zeiterfassung: Diese 5 Modelle haben sich bewährt
Angepasst an die Anforderungen Ihres betrieblichen Alltags und die spezifische Arbeitsweise in Ihrem Unternehmen, besteht die Möglichkeit, flexible Arbeitszeitmodelle in unterschiedlichen Varianten zu implementieren. Diese fünf Modelle haben sich besonders in der Praxis bewährt:
Modell 1: Gleitzeit mit Kernarbeitszeit
Sie möchten neben der flexiblen Gleitzeit auch eine Kernarbeitszeit in Ihrem Unternehmen integrieren, die für alle Mitarbeiter verbindlich ist? Hier ein Vorschlag:
- Ankommen: 7:00 bis 9:30 Uhr
- Kernarbeitszeit: 9:30 bis 15:00 Uhr
- Feierabend: 15:00 bis 18:00 Uhr
Bei diesem Modell erstreckt sich die Kernarbeitszeit über 5,5 Stunden, in denen die Anwesenheit Ihrer Mitarbeiter obligatorisch ist. Sie können die Kernarbeitszeiten bei diesem Modell flexibel an Ihre Bedürfnisse anpassen. Denn: Sie wissen am besten, wann Ihre Kunden am häufigsten die Anwesenheit Ihrer Mitarbeiter benötigen. Und Ihre Mitarbeiter haben die Flexibilität ihren eigenen Arbeitstag individuell zu gestalten.
Wenn eine Mitarbeiterin um 8 Uhr mit ihrer Arbeit beginnt und eine 30-minütige Mittagspause einlegt, kann sie ihren Arbeitsplatz nach einer Regelarbeitszeit von acht Stunden um 16:30 Uhr verlassen. Ein anderer Mitarbeiter ist ein Morgenmuffel und startet lieber später? Kein Problem! Er kommt um 9:30 Uhr ins Büro, macht ebenfalls eine 30-minütige Pause und kann seinen Arbeitsplatz nach 8 Stunden um 18 Uhr verlassen.
Modell 2: Gleitzeit ohne Kernarbeitszeit
Innerhalb eines Zeitrahmens von beispielsweise elf Stunden – unter der Annahme, dass Ihre Betriebszeit von 7 bis 18 Uhr geht – haben Ihre Beschäftigten in diesem Modell die Freiheit, ihre Anwesenheit flexibel zu gestalten. Voraussetzung: Sie erfüllen dabei ihre tägliche Arbeitszeit. Dieses Konzept erweist sich besonders für Abteilungen oder Bereiche als sinnvoll, die einen hohen Grad an Unabhängigkeit in ihrer Arbeitsweise aufweisen – Forschung, Homeoffice, etc.
Ihre Mitarbeiter können also frei wählen, wann und wie sie ihre tägliche Regelarbeitszeit in diesem Zeitraum ableisten. Möchte ein Mitarbeiter seine 8 Stunden täglich lieber am Stück arbeiten? Kein Problem. Start ist um 7 Uhr, Arbeitsende ist um 15:30 Uhr (inkl. Mittagspause). Ein anderer Kollege möchte lieber vormittags und nachmittags arbeiten, da dieses Modell besser zu seinem Lebensrhythmus passt? Mit diesem Modell kann er seinen Arbeitsalltag so gestalten, wie es am besten in seinen Zeitplan passt.
Modell 3: Qualifizierte Gleitzeit
Unter der qualifizierten Gleitzeit haben Ihre Mitarbeiter gemäß der Gleitzeitdefinition nicht nur die Möglichkeit, die Verteilung ihrer Arbeitszeit über den Tag zu wählen, sondern auch selbst festzulegen, wie viele Stunden sie pro Tag arbeiten möchten. Ihre Mitarbeiter genießen somit höchste Flexibilität, müssen aber im gleichen Zug auch ein hohes Maß an Disziplin aufbringen. In ihren Arbeitsverträgen sind die wöchentlichen, monatlichen oder sogar jährlichen Arbeitsstunden vertraglich festgelegt, Ihre Mitarbeiter haben jedoch die Freiheit, ihre Arbeitsstunden entsprechend ihrer Präferenzen zu verteilen.
Insbesondere bei diesem Modell ist die Nutzung einer Softwarelösung zur Arbeitszeiterfassung sehr empfehlenswert. Eine Zeiterfassungs-App ist die einfache Lösung, um Arbeitszeiten exakt und schnell zu erfassen – egal, wie oft sich ein Mitarbeiter ein- und ausstempelt. Somit gewährleisten sie, dass sämtliche Arbeits-, Pausen- und Ruhezeiten eingehalten werden. Ein zuverlässiges System zur Zeiterfassung vereinfacht gerade bei qualifizierter Gleitzeit erheblich den Verwaltungsaufwand – für Ihre Mitarbeiter und Sie.
Modell 4: Gleitzeit mit Funktionszeit
Eine Alternative zur Festlegung einer Kernarbeitszeit ist die Einführung der Funktionszeit. Hierbei wird die Arbeitszeit nicht durch eine festgelegte Kernarbeitszeit, sondern vielmehr durch die spezifische Funktion Ihres Mitarbeiters definiert. Ein Beispiel für die Anwendung der Funktionsarbeitszeit ist die Zeitspanne, in der ein Mitarbeiter für Kunden, Lieferanten oder ähnliches erreichbar sein muss. Das Hauptziel besteht darin, sicherzustellen, dass die Funktion oder die Arbeit an sich abgedeckt ist.
Gleitzeit mit Funktionszeit eignet sich besonders gut für Organisationen, in denen die Beschäftigten in der Lage sind, sich bei sämtlichen Aufgaben vollständig und gegenseitig zu vertreten, wie beispielsweise in Callcentern. Eine wesentliche Voraussetzung dafür ist ein gut funktionierendes Team mit kooperativer Kompetenz Ihrer Mitarbeiter. Etwaige Fehlzeiten oder Überstunden können über eine Software zur Zeiterfassung verwaltet werden.
Modell 5: Gleitzeit mit Jahresarbeitszeit oder Lebensarbeitszeit
Maximale Flexibilität für Ihre Mitarbeiter! Wenn Sie die Arbeitszeiten auf jährlicher Basis vereinbart haben, genießen Ihre Mitarbeiter die Freiheit zu entscheiden, wann und wie lange sie arbeiten. Vorausgesetzt, dass die vereinbarte Sollarbeitszeit bis zum Jahresende erfüllt wird. Diese Form der Flexibilität ist besonders für Beschäftigte charakteristisch, die ihre Arbeitszeit – unter Berücksichtigung des Arbeitszeitgesetzes – ganz nach ihren individuellen Bedürfnissen gestalten können. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass am Ende des Geschäftsjahres die vertraglich festgelegte durchschnittliche Arbeitszeit innerhalb eines bestimmten Zeitraums erbracht wurde.
Die erbrachte Arbeitszeit wird, wie es bei allen flexiblen Modellen der Fall ist, am besten mit einer etablierten Software präzise dokumentiert. Beim Lebensarbeitszeitmodell wird die Arbeitszeit über einen längeren Zeitraum angespart und kann dann beispielsweise in Form eines Sabbatjahres oder eines vorzeitigen Renteneintritts genutzt werden.
Vor- und Nachteile von Gleitzeit
Das Arbeiten in Gleitzeit ist vor allem bei Arbeitnehmern sehr beliebt – mehr Flexibilität, bessere Work-Life-Balance, etc. Aber auch Sie als Arbeitgeber profitieren in ähnlichem Maße von den verschiedenen Gleitzeit Modellen.
Vor- und Nachteile von Gleitzeit für Arbeitnehmer
Die Vorteile der Gleitzeit für Arbeitnehmer sind vielfältig und machen dieses Arbeitszeitmodell zu einem attraktiven Benefit mit zahlreichen positiven Aspekten:
Natürlich ist nicht alles Gold, was glänzt. Trotz vieler positiver Aspekte gibt es auch potenzielle Nachteile der Gleitzeit, die sowohl Ihren Mitarbeitern als auch Ihnen als Arbeitgeber bewusst sein sollten:
Vor- und Nachteile von Gleitzeit für Arbeitgeber
Gleitzeit bietet nicht nur Vorteile für Arbeitnehmer, sondern stellt auch einen Mehrwert für Sie als Arbeitgeber dar:
Obwohl die Nachteile für Sie als Arbeitgeber begrenzt sind, können bei der Einführung von Gleitzeit bestimmte Herausforderungen auftreten:
Die beste Zeiterfassung bei Gleitzeit: Entdecken Sie die Vorteile mit ZEP!
Wie können Sie nun die Integration der Gleitzeit mit der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung bewerkstelligen, ohne die Flexibilität der Arbeitsmodelle in Ihrem Unternehmen einzuschränken? Mit einem passenden Tool wie ZEP gestaltet sich dieser Prozess unkompliziert. Egal, ob mobil von zuhause oder stationär im Büro – mittels digitaler Zeiterfassung per App können Ihre Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten jederzeit und von überall aus erfassen. Die erfassten Daten werden direkt mit der Software auf dem PC synchronisiert. So haben Sie als Arbeitgeber stets im Blick, wer wie viel und wann gearbeitet hat.
Das Ziel einer Software wie ZEP besteht darin, Ihnen so viel Aufwand wie möglich abzunehmen. Statt auf Stift und Papier zu setzen, die leicht verloren gehen können, ermöglicht Ihnen ZEP die digitale Erfassung sämtlicher Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter. Mit dem Modul Überstunden, Fehlzeiten & Urlaub können Sie sich An- und Abwesenheitszeiten Ihrer Mitarbeiter per Mausklick anzeigen lassen. Durch die elektronische Erfassung der geleisteten Arbeitszeiten entsteht trotz Gleitzeit ein präziser Überblick über angesammelte Minus- oder Überstunden, die später ausgeglichen werden können.
Überstunden bei Gleitzeit
Im Arbeits- oder Tarifvertrag ist üblicherweise festgehalten, wie Überstunden behandelt werden sollen. Gleitzeit-bedingte Mehrarbeit wird auf ähnliche Weise behandelt. Diese kann entweder finanziell abgegolten werden, beispielsweise bei der Kündigung, per Freizeitausgleich. In ZEP hat jeder Mitarbeiter ein persönliches Überstundenkonto. Mit dem Fehlzeiten-Modul wird durch den Abgleich mit der Zeiterfassung jede Überstunde registriert. Im ZEP Kalender können Ihre Mitarbeiter ganz einfach den Freizeitausgleich für den Überstundenabbau beantragen.
Pausenregelung bei Gleitzeit
Selbst bei einer Gleitzeitregelung müssen die gesetzlichen Pausenzeiten eingehalten werden. Auch bei qualifizierter Gleitzeit, bei welcher Ihre Mitarbeiter ihre Arbeitszeit und -dauer selbst festlegen können. Auch hier ist es erforderlich, mittels Zeiterfassung die Einhaltung der vorgeschriebenen Pausen zu überwachen. Hierfür sind Sie als Arbeitgeber zuständig. Die genauen Pausenregelungen können Sie in § 4 ArbSchG nachlesen. Denn: Auch bei Gleitzeit müssen Sie Ihrer Fürsorgepflicht als Arbeitgeber nachkommen.
Fazit
Gleitzeit bietet zahlreiche Vorteile wie Flexibilität und eine bessere Work-Life-Balance für Ihre Mitarbeiter. Damit diese Vorteile voll ausgeschöpft werden können, ist eine präzise Zeiterfassung entscheidend. Unabhängig vom gewählten Gleitzeitmodell – ob mit Kernarbeitszeit, ohne Kernarbeitszeit, qualifizierter Gleitzeit, Funktionszeit oder Jahresarbeitszeit – sollte die Zeiterfassung einfach und zuverlässig sein. Digitale Tools wie ZEP erleichtern die Dokumentation und Verwaltung der Arbeitszeiten, Überstunden und Pausen.
Durch den Einsatz solcher Softwarelösungen behalten Sie als Arbeitgeber den Überblick und Ihre Mitarbeiter profitieren von der Flexibilität. Eine effiziente Zeiterfassung sichert die Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben und trägt zur Zufriedenheit und Produktivität im Unternehmen bei.
