Zubuchbare Funktionen
Sowohl ZEP Professional als auch PACS sind modular aufgebaut, so dass ein hoher Individualisierungsgrad möglich ist und spezifische Anforderungen abgedeckt werden können. Neben den standardmäßigen Grundfunktionen können zusätzliche Funktionspakete wie eine integrierte Reisekostenabrechnung oder eine automatisierte Rechnungserstellung gebucht werden. ZEP Professional und PACS bieten somit für unterschiedliche Unternehmensgrößen und Branchen die passende Lösung, ohne dass der Kunde für nicht benötigte Funktionen bezahlen muss.
Zeiterfassung, Projektzeiterfassung
PACS ist in erster Linie eine Lösung für das Projektmanagement und die Zeiterfassung auf Projekten. Darüber hinaus kann auch die reine Arbeitszeit erfasst werden, wobei die gesetzlichen Pausenregelungen bereits voreingestellt sind. Während die Funktion der Arbeitszeiterfassung bei PACS gegen einen Aufpreis hinzugebucht werden muss, ist diese bei ZEP Professional eines der Hauptmerkmale und bereits im Basisumfang enthalten. Damit ist stets eine Echtzeitübersicht über die IST-Arbeitszeiten möglich und eine vielfältige Auswertung dieser. Hierfür bietet ZEP Professional - für einen günstigen monatlichen Mietpreis von nur 15 € - auch ein Zeiterfassungsterminal an, die vor Ort zum Ein- und Ausstempeln genutzt werden können. Die gestempelten Zeiten können dann auch automatisch Projekten zugeordnet werden. Somit ist ein Abgleich der Anwesenheitszeiten mit den Projektzeiten möglich, um tiefgreifendere Erkenntnisse zu gewinnen. Die Zeiterfassung von ZEP Professional bietet somit einen größeren Funktionsumfang als an als PACS.
Projektverwaltung
In beiden Systemen können Projekte angelegt und verwaltet werden. Es besteht die Möglichkeit, verschiedene Projekte mit den entsprechenden Basisdaten sowie den zugeordneten Aufgaben und Teilprojekten anzulegen. In PACS und ZEP Professional stehen detaillierte Auswertungen über laufende und abgeschlossene Projekte zur Verfügung. Darüber hinaus ist in beiden Systemen die Erfassung von Arbeitsorten und Tätigkeiten für Projekte sowie die eindeutige Zuordnung von Projektleitern und Projektmitarbeitern möglich.
Kundenverwaltung
Mit PACS können Kundendaten und Ansprechpartner verwaltet werden. ZEP Professional bietet darüber hinaus die Möglichkeit, Key Account Manager zu hinterlegen, um klare Zuständigkeiten zu schaffen und eine optimale Kundenbetreuung zu gewährleisten.
Preise & Belege
In PACS und ZEP Professional können Stunden- und Tagessätze hinterlegt werden. Darüber hinaus ermöglichen beide Systeme internationale Einsätze, da mit unterschiedlichen Wechselkursen und Fremdwährungen gearbeitet werden kann. Automatisierte Ertrags- und Umsatzauswertungen sind ebenso möglich wie die Abbildung von Belegen und Fremdkosten. ZEP Professional enthält zusätzlich interne Kostensätze für die Wirtschaftlichkeitsberechnung, die eine detaillierte Analyse ermöglichen. Zuschläge für bestimmte Zeiten, wie z.B. Nachtarbeit, sind in PACS nicht möglich, in ZEP Professional jedoch schon.
Angebot
Sowohl PACS als auch ZEP Professional bieten die Möglichkeit, Angebote automatisch zu erstellen und zu verwalten. Für die Erstellung von Angebotsdokumenten können standardisierte Prozesse genutzt und individuelle Vorlagen hinterlegt werden. Auf diese Weise können Angebote ohne großen manuellen Aufwand direkt an den Kunden versendet werden. Wird ein Angebot angenommen, wird automatisch das entsprechende Projekt angelegt und es kann direkt mit der Projektzeiterfassung begonnen werden.
Rechnungsstellung
PACS und ZEP Professional ermöglichen die Erstellung von Rechnungen. Dabei kann das firmeneigene Briefpapier verwendet werden, um einen Wiedererkennungswert zu gewährleisten. Maschinenlesbare Rechnungsformate werden ebenfalls berücksichtigt. Ein integrierter Freigabeprozess und ein Mahnwesen sorgen für einen reibungslosen Abrechnungsprozess. Im Gegensatz zu PACS erinnert ZEP Professional an abrechenbare Leistungen, um sicherzustellen, dass alle Projekte zeitnah abgewickelt werden. Rechnungen können automatisch erstellt und per E-Mail versendet werden. Auch die Dokumentation und buchhalterische Auswertung von Zahlungseingängen ist möglich. Damit geht die Funktionsvielfalt von ZEP Professional über die Möglichkeiten von PACS hinaus.
Projektplanung
Die Ressourcenplanung ist ein wesentlicher Bestandteil der Projektplanung. Diese Aufgabe kann mit PACS und mit ZEP Professional durchgeführt werden. Es besteht die Möglichkeit, die Auslastung sowohl grafisch als auch tabellarisch zu überwachen sowie die geplanten mit den tatsächlichen Arbeitszeiten zu vergleichen. Außerdem können Mitarbeiter sowohl für einzelne Projekte als auch für mehrere Projekte gleichzeitig eingeplant werden, um einen umfassenden Überblick zu erhalten.
Reisekostenabrechnung
Die Abwicklung der Reisekostenabrechnung ist ebenfalls direkt in beiden Tools möglich. Dabei können Verpflegungsaufwendungen erfasst, Erstattungen an Mitarbeiter ausgezahlt und unterschiedliche Steuersätze sowie länderspezifische Regelungen berücksichtigt werden. Mitarbeiter können beliebig viele Belegarten einreichen, die wiederum projektspezifisch direkt an den Kunden weiterberechnet werden können.
Tickets, Aufgaben & To-Dos
Für agil ausgerichtete Unternehmen ist besonders die Möglichkeit interessant, mit ZEP Professional Projekttickets und Teilaufgaben zu erstellen, Zeiten darauf zu buchen und diese abzurechnen. Zusätzlich wird das Ticketsystem durch einen optionalen Kundenzugang, klar definierte Statusübergänge und konfigurierbare Priorisierungen ergänzt. Diese Funktionen sind bei PACS nicht verfügbar.
Abteilungen, Niederlassungen, Standorte
ZEP Professional ermöglicht im Gegensatz zu PACS die flexible Gestaltung und Erweiterung komplexer Unternehmensstrukturen. Zusätzliche Standorte, Mutter- oder Tochtergesellschaften können im System abgebildet werden. Darüber hinaus können Auswertungen sowohl nach Abteilungen, Filialen oder Standorten als auch zur innerbetrieblichen Leistungsverrechnung durchgeführt werden.
Schnittstellen
Beide Produkte bieten Schnittstellen zu Personio und Jira. Darüber hinaus können Salesforce, Hubspot und SOAP an ZEP Professional angebunden werden. Diese Anbindungen sind für PACS nicht möglich.
Support
Beide Softwareanbieter verfügen über einen persönlichen Kundensupport. Ob per Telefon oder E-Mail, auf schnelle Hilfe wird viel Wert gelegt. Auch der persönliche Kontakt steht bei beiden Lösungen im Vordergrund.
Zusammenfassung
ZEP Professional und PACS bieten auf den ersten Blick ähnliche Werkzeuge für das Projektmanagement und die Zeiterfassung. Beide Lösungen folgen einem modularen Ansatz und bieten eine breite Palette an Funktionen, die eine individuelle Anpassung an die Bedürfnisse der Kunden ermöglichen. Die Software bietet eine Umgebung, die verschiedene Aufgaben wie Kundenverwaltung, Ressourcenplanung sowie Angebots- und Rechnungserstellung in einem Tool vereint. Die dazugehörige Smartphone-App erhöht die Flexibilität zusätzlich. ZEP Professional zeichnet sich jedoch besonders im Bereich der Zeiterfassung aus und bietet eine umfassende Lösung mit anpassbaren Pausenregelungen und Zuschlägen auch für unregelmäßige Arbeitszeiten. Darüber hinaus übertrifft ZEP Professional PACS auch in Bereichen wie Ticketsystemen und Anwesenheitserfassung.
