Projektstrukturplan

Projektstrukturplan: Aufbau und Nutzen

Der Projektstrukturplan (PSP) ist ein unverzichtbares Werkzeug im Projektmanagement, um ein Projekt in kleinere, überschaubare Abschnitte zu unterteilen. Er sorgt dafür, dass der gesamte Umfang eines Projekts transparent und verständlich dargestellt wird, was eine bessere Planung, Ressourcenallokation und Kontrolle ermöglicht. Im Folgenden erfahren Sie mehr über die Definition, den Aufbau und die Vorteile eines PSP.

Was ist ein Projektstrukturplan?

Der Projektstrukturplan, auch bekannt als Work Breakdown Structure (WBS), ist ein hierarchisches Modell, das den Gesamtumfang eines Projekts in einzelne Arbeitspakete aufteilt. Diese Arbeitspakete sind kleine, eigenständige Aufgaben oder Aktivitäten, die von einer oder mehreren Personen bearbeitet werden können. Der PSP kann sowohl grafisch als Baumdiagramm als auch tabellarisch dargestellt werden.

Nutzen des Projektstrukturplans

Das Hauptziel eines Projektstrukturplans besteht darin, die Komplexität eines Projekts zu reduzieren, indem es in überschaubare Komponenten zerlegt wird. Dies ermöglicht es dem Projektteam, die Abhängigkeiten zwischen Aufgaben zu erkennen, die benötigten Ressourcen zu planen und klare Verantwortlichkeiten festzulegen. Ein PSP dient außerdem als Grundlage für die Kosten- und Zeitplanung sowie die Risikobewertung.

Was gehört in einen PSP?

• Gesamtprojekt: Die oberste Ebene bildet das gesamte Projekt.
• Teilprojekte oder Phasen: Das Gesamtprojekt wird in größere Einheiten, wie Projektphasen oder Teilprojekte, unterteilt.
• Arbeitspakete: Jede Phase wird weiter in detaillierte Arbeitspakete aufgeteilt, die konkrete Aufgaben oder Aktivitäten umfassen.

Diese Unterteilung sollte logisch und projektbezogen sein, um sicherzustellen, dass alle Aufgaben abgedeckt und den Zielen des Projekts zugeordnet sind.

Erstellung eines Projektstrukturplans: Step-by-step

Der Projektstrukturplan (PSP) ist ein wesentliches Instrument im Projektmanagement, um den Ablauf und die einzelnen Arbeitsschritte eines Projekts effizient zu planen, zu steuern und zu überwachen. Die strukturierte Herangehensweise ermöglicht es, komplexe Projekte in kleinere, überschaubare Einheiten zu gliedern.

• 1. Projektdefinition und Ziele 📋: Zuerst müssen die Ziele und der Umfang des Projekts klar definiert werden, um die Rahmenbedingungen für den PSP festzulegen.
• 2. Aufteilung in Teilprojekte 🔗: Anschließend wird das Projekt in Teilprojekte oder Phasen unterteilt, die je nach Komplexität weiter untergliedert werden.
• 3. Erstellung der Arbeitspakete 🗂: Jede Phase wird in einzelne Arbeitspakete gegliedert, die sich auf spezifische Aufgaben konzentrieren.
• 4. Zuweisung von Ressourcen 🛠: Für jedes Arbeitspaket werden die erforderlichen Ressourcen und Verantwortlichkeiten festgelegt.
• 5. Zeitplanung ⏳: Zu guter Letzt erfolgt die zeitliche Planung der Arbeitspakete, inklusive der Festlegung von Deadlines und Pufferzeiten.

Alle Vorteile auf einen Blick

Ein Projektstrukturplan (PSP) ist ein wesentliches Hilfsmittel, um Projekte effizient zu organisieren und erfolgreich durchzuführen. Er unterstützt Projektmanager dabei, sowohl die Komplexität eines Projekts zu reduzieren als auch den Überblick über alle relevanten Aspekte zu bewahren. Dies bringt u.a. folgende Vorteile mit sich:

• Transparenz: Der PSP schafft einen klaren Überblick über das gesamte Projekt und alle zu erledigenden Aufgaben.
• Effiziente Ressourcenplanung: Die Strukturierung in Arbeitspakete ermöglicht eine präzise Planung und Verteilung der Ressourcen.
• Verantwortlichkeiten klären: Die klare Zuordnung von Aufgaben hilft dabei, Verantwortlichkeiten im Team zu definieren und die Zusammenarbeit zu fördern.
• Risikomanagement: Durch die detaillierte Aufschlüsselung der Arbeitspakete können potenzielle Risiken frühzeitig erkannt und gemindert werden.
• Fortschrittskontrolle: Der PSP dient als Basis für die Überwachung des Projektfortschritts und ermöglicht rechtzeitige Anpassungen.

Fazit

Ein gut erstellter Projektstrukturplan ist ein zentraler Bestandteil des erfolgreichen Projektmanagements. Durch die klare Aufteilung in Arbeitspakete, die genaue Zuweisung von Ressourcen und die transparente Darstellung des Projektfortschritts wird sichergestellt, dass Projekte effizient und zielgerichtet durchgeführt werden können. Der PSP bildet die Grundlage für eine strukturierte Planung, Steuerung und Überwachung, um den Erfolg jedes Projekts zu gewährleisten.