Die Digitalisierung hat das Controlling revolutioniert, indem sie effizientere Prozesse, Kosteneinsparungen und schnellere Ergebnisse ermöglicht. In diesem Artikel untersuchen wir die Vorteile digitalisierter Controlling-Methoden sowie die Maßnahmen, die Unternehmen ergreifen können, um diese Innovationen optimal zu nutzen.
Wie kann Ihnen die Digitalisierung im Controlling helfen? Alle Vorteile im Überblick
Ein herausragender Vorteil digitalisierter Controlling-Methoden liegt in der Automatisierung zeitintensiver Aufgaben. Denn: 2024 gehören die Zeiten der manuellen Datenerfassung der Vergangenheit an. Darüber hinaus bietet die Digitalisierung im Controlling auch abteilungsübergreifend erhebliche Vorzüge:
Wie kann sich das Aufgabenspektrum im Controlling durch die Digitalisierung verändern?
Durch die Digitalisierung wird das Aufgabenspektrum im Controlling erweitert und neu strukturiert. Controller werden zukünftig verstärkt als strategische Berater agieren, indem sie Data Insights für Entscheidungsfindungen nutzen, Ergebnisse besser visualisieren und Predictive Analytics zur Unternehmenssteuerung einsetzen. Zudem werden sie eine Schlüsselrolle bei der Verwaltung und Anpassung von Geschäftsprozessen sowie der Sicherstellung von Datenintegrität und Compliance einnehmen.
Step by step: So können Sie in Ihrem Unternehmen die Digitalisierung im Controlling erfolgreich umsetzen
Selbst in kleinen Schritten kann Ihnen die Digitalisierung von Zeiterfassung und Projekt-Controlling viele Vorteile bieten. Um Unternehmen bei diesem Transformationsprozess zu unterstützen und potenzielle Risiken zu minimieren, bietet sich die bewährte Strategie der kleinen Schritte an. Was bedeutet das genau?
Anstatt eine umfassende Umstellung auf digitale Lösungen auf einmal anzustreben, konzentrieren sich Unternehmen auf einen schrittweisen Ansatz, der es ihnen ermöglicht, den Übergang zur Digitalisierung effektiv zu bewältigen. Durch die schrittweise Einführung von digitalen Lösungen können Sie Ihre bestehenden Prozesse bewerten, klare Ziele setzen, priorisieren, die richtigen Tools auswählen und Ihre Mitarbeiter richtig schulen. Dieser Ansatz fördert die Akzeptanz der Veränderung, ermöglicht es Ihnen, schnell positive Ergebnisse zu erzielen und schafft die Grundlage für eine erfolgreiche Digitalisierung bei Zeiterfassung und Projekt-Controlling. Also: Verpassen Sie nicht den Anschluss!
Um diese Schritte geht es:
Bewertung der aktuellen Prozesse
Beginnen Sie damit, Ihre vorhandenen Zeiterfassungs- und Projekt-Controlling-Prozesse zu bewerten. Wo gibt es Schwachstellen? Sind eventuell Engpässe vorhanden, die durch die Digitalisierung verbessert werden könnten? Tipp: Setzen Sie sich konkrete – aber realistische – Ziele, die Sie mit dem digitalen Wandel erreichen möchten. Ein kleines Beispiel: Wie handhaben Sie aktuell Genehmigungsprozesse, beispielsweise von Urlauben, in Ihrem Unternehmen? Wahrscheinlich füllen Ihre Mitarbeiter ihre Urlaubsanträge per Hand aus, geben Sie an die HR-Abteilung weiter und diese vermerkt die beantragten Zeiten manuell in Ihrem aktuellen System. Das Problem: Oftmals verschwinden Urlaubszettel. Die Lösung: Nutzen Sie die Automatisierungsmöglichkeiten einer Softwarelösung. Kleiner Schritt, große Wirkung!
Priorisierung der Bereiche
Welche Bereiche würden in Ihrem Unternehmen am meisten von der Digitalisierung profitieren? Fokussieren Sie sich auf die Bereiche, die einen hohen ROI (Return on Investment) bieten und gleichzeitig relativ einfach umzusetzen sind. Dies ermöglicht es Ihnen, schnell positive Ergebnisse zu erzielen und das Engagement Ihrer Mitarbeiter zu fördern. So können Ihre Projekt-Controller mehrere Projekte in kürzerer Zeit im Überblick behalten, denn die Nachfrage in Meetings über alle notwendigen Informationen werden per Mausklick direkt im System erfragt. Subjektivität zum aktuellen Stand der Projekte werden durch objektive Übersichten und Berichte einfach abgelöst.
Auswahl der richtigen Lösung
Recherchieren Sie nach digitalen Tools zur Zeiterfassung und Projekt-Controlling, die Ihren Anforderungen entsprechen. Achten Sie dabei auf benutzerfreundliche Schnittstellen, Skalierbarkeit und Integrationsoptionen mit Ihrer bestehenden IT-Infrastruktur. Und bei Fragen? Berücksichtigen auch den Kundensupport und die zukünftige Entwicklung der Softwarelösung.
Schulung & Unterstützung Ihrer Mitarbeiter
Die Einführung neuer digitaler Lösungen erfordert eine Schulung Ihrer Mitarbeiter. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter alle Vorteile der Softwarelösung verstehen und in der Lage sind, die neuen Tools effektiv zu nutzen. Hierfür sind Webinare des Anbieters ein großer Zugewinn für die Akzeptanz und das Produktverständnis innerhalb Ihres Teams. Stellen Sie sicher, dass Sie von Provider Seite eine kontinuierliche Unterstützung erhalten, um den Übergang reibungslos zu gestalten.
Schrittweise Implementierung
Führen Sie die ausgewählte Lösung am besten schrittweise ein. Beginnen Sie beispielsweise mit einem Pilotprojekt oder einer kleinen Gruppe von Mitarbeitern, um die Wirksamkeit zu testen. Viele Provider haben eine kostenlose Testversion ihrer Softwarelösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling, die Sie eine gewisse Zeit auf Herz und Nieren testen können. Nach der Testphase können Sie von Ihren Mitarbeitern Feedback einholen und ggf. Prozesse anpassen, bevor Sie das Tool für Ihre gesamtes Unternehmen einsetzen.
Digitale Helfer für Zeiterfassung & Controlling
Die Digitalisierung im Controlling ist ein wichtiger Schritt für Unternehmen, um ihre Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit weiter auszubauen. Die Strategie der kleinen Schritte bietet dabei eine bewährte Herangehensweise, um diese digitale Transformation erfolgreich zu gestalten. Nutzen Sie die Vorteile der Automatisierung und der verbesserten Transparenz, um fundierte Entscheidungen für Ihre Projektgeschäfte zu treffen.
Wo und wie starten Sie? Mit ZEP haben Sie eine umfassende Softwarelösung für Zeiterfassung und Projektzeiterfassung an der Hand, die Sie bei der Digitalisierung und Automatisierung Ihres Projektgeschäftes unterstützt. Sie können ihre Anwesenheit elektronisch erfassen, Projekte digital nachverfolgen, Ressourcen effizient planen und Ihre Projektbudgets überwachen. Wie wäre es, wenn Sie exakte und zuverlässige Daten jederzeit aus dem System ziehen könnten, um so Ihre Prozesse zu optimieren?
Durch den Verzicht auf manuelle Eingaben minimieren Sie mit ZEP Fehlerquellen und gewährleisten Ihren Kunden eine präzise Rechnungsstellung aller geleisteten Projektstunden – sicher und nach allen Vorschriften der neuen E-Rechnungspflicht. Mit ZEP lassen sich wichtige Kennzahlen und Berichte generieren, die eine bessere Einsicht in den Status der Projekte bieten und die Grundlage für eine fundierte Projektplanung und Entscheidungsfindung bieten.
Fazit
Durch die Digitalisierung im Controlling steigern Sie die Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens. Die Automatisierung von Aufgaben ermöglicht eine schnellere Datenverarbeitung in Echtzeit, fördert schnelle Reaktionen und erhöht die Unternehmensagilität. Effizientere Prozesse und transparentere Dokumentationen bieten mehr Raum für Analysen sowie eine höhere Nachvollziehbarkeit und Zuverlässigkeit der Ergebnisse. Zudem unterstützt die Digitalisierung flexible Arbeitsmodelle und verbessert die Compliance durch die Integration von Datenquellen und Systemen.
Die Einführung digitaler Lösungen im Controlling erfordert einen schrittweisen Ansatz. Durch die Evaluierung bestehender Prozesse, Priorisierung von Digitalisierungsprojekten, Auswahl geeigneter Tools und Schulung der Mitarbeiter maximieren Sie die Vorteile der Digitalisierung. Dieser strategische Ansatz legt den Grundstein für eine erfolgreiche Implementierung und langfristige Nutzung digitaler Technologien im Controlling.
