ZEP zur Projektsteuerung und Unterstützung der Rechnungsstellung
Die LBBW Asset Management Investmentgesellschaft mbH in Stuttgart beschäftigt 165 Mitarbeiter. Sie bietet unterschiedliche Fondsprodukte für Institutionelle und Privatkunden. Auch konzerninterne Projekte gehören zum Alltag der Asset Manager. Zur Projektsteuerung und Unterstützung der Rechnungsstellung setzt das Unternehmen seit 2005 die Zeiterfassungs- und Projektmanagementlösung ZEP ein.
Die Vorteile der Software werden gerade bei abteilungsübergreifenden Projekten deutlich: in Form der ständig aktuellen Übersicht über Mitarbeiterressourcen und Budget, bei der auf einen Blick mögliche Synergien deutlich werden. Mit ZEP können „Fonds in Feinarbeit“ projektorientiert und transparent abgerechnet werden.
Empfehlung für ZEP durch Mitarbeiter
Der wesentliche Grund, sich für ZEP zu entscheiden, war eine Empfehlung aus den eigenen Reihen. Einer der Mitarbeiter hatte die Zeiterfassungs- und Projektmanagementlösung bei einem früheren Arbeitgeber schätzen gelernt und empfahl sie. „Wir haben keine große IT-Abteilung, alle Wege sind kurz zu unserem IT-Leiter“, sagt der Projektmanager Markus Schweizer. Als Schweizer im November 2010 seine Tätigkeit bei der LBBW Asset Management aufnahm, hat er ZEP bereits vorgefunden. Seine Hauptaufgabe liegt in einem umfangreichen Konzernprojekt, bei dem er den Part der Fondsgesellschaft als Projektmanager verantwortet. Im Einsatz ist die ZEP-Version „Professional“, mit der sich Projekte planen, durchführen, überwachen und abrechnen lassen.
Zeiten der Mitarbeiter sind transparent erfasst
Vor ZEP gab es für die Projektmitarbeiter keine IT-gestützte Zeiterfassung. Die Projektsteuerung basierte auf Excel-Tabellen, die Leistungen ließen sich nur unvollständig nachvollziehen und abrechnen – vor allem, bei abteilungsübergreifend arbeitenden Projektteams.
Zur Einführung von ZEP mussten weder seitens der IT noch bei der Prozessgestaltung besondere Voraussetzungen geschaffen werden. Der zeitliche Aufwand für die Installation, das Einrichten der Mitarbeiterkonten und Projekte in der Software betrug lediglich fünf Tage. Einige Mitarbeiter waren zunächst skeptisch, befürchteten eine größere Kontrolle, waren dann aber schnell mit dem System vertraut. Schweizer erklärt: „Das System ist aufgrund der guten Benutzeroberfläche einfach zu bedienen.“ Heute gibt es keine Vorbehalte mehr im Haus, „lediglich der Aufwand für die regelmäßige Eintragung der Zeitangaben in die Software wird nach wie vor als hoch empfunden.“
Synergien in den Projekten werden offensichtlich
Mit ZEP lassen sich heute Zeit- und Aufwandserfassung und Vorbereitung der Rechnungsstellung in einem erledigen. Je nach Kundenvereinbarung kann der Abrechnungsmodus als Stunden- oder Tagessatz oder auch als Pauschale hinterlegt werden. Vor allem beim konzernweiten Dienstleistungsprojekt nutzt Markus Schweizer die Vorteile des Systems. Da es sich bei diesem Projekt um eine stark vernetzte Tätigkeit handelt, müssen die einzelnen Prozesse besonders zielgerichtet durchgeführt werden. Bislang nutzen 30 Beteiligte intensiv die Software. Im Gesamtprozess gilt es, eine Dienstleistung zu erbringen und dabei einzelne Leistungen aufzuschlüsseln. Schweizer nennt ein großes Plus: „Heute kann man dort, wo mehrere Personen/Kollegen am gleichen Projekt arbeiten, auf einen Blick Synergien und Doppeltätigkeiten erkennen.“
Grundsätzlich werden Projekte immer neu im System angelegt: Projektname und -daten werden vergeben, Mitarbeiter dem Projekt zugeteilt und entsprechende Zugriffsrechte eingerichtet, der Abrechnungsmodus – ob nach Stunden, Tagessätzen oder Pauschale – festgelegt; Regelzeiten, Urlaubsanspruch, „alles, was man für die Rechnungsstellung berücksichtigen muss“, wird hinterlegt. So sind alle Daten, die man zur Projektsteuerung braucht, immer zur Hand. „Die Einarbeitung neuer Kollegen dauert 45 Minuten, maximal eine Stunde“, so Schweizer. Die Software sei „selbsterklärend und man müsse nicht viel nachlesen.“
Geringer Verwaltungsaufwand und viel Stabilität
Besonders wichtig ist Schweizer der geringe Verwaltungsaufwand: „Wir haben einen sehr detaillierten Überblick darüber, welcher Mitarbeiter wo und wie lange eingesetzt und wie der Projektstand ist.“ Mit der Software lassen sich schnell Übersichten erstellen – und bei Bedarf nach Kundenabsprache Ressourcen umplanen.
Die am häufigsten genutzten Auswertungen sind „Projektzeitauswertung und –nachweis“, „Projektstand“ sowie „Projektabrechnung“. Dabei ist die hohe Verlässlichkeit der Daten unabdingbar. Die kurzen Antwortzeiten und die hohe Stabilität der Software sowie der Funktionsumfang garantieren jederzeit eine hohe Transparenz der Projektdaten. Bei Fragen an den Support von provantis ist dieser immer gut erreichbar.
„Über den eigenen Tellerrand hinausgucken, ist für uns auch ein ganz wesentlicher Anspruch in der täglichen Arbeit mit unseren Kunden“, heißt es auf der Website der LBBW Asset Management. Dazu passend sollen in Zukunft die Mitarbeiter ZEP auch mobil nutzen können und über ihren Laptop von unterwegs ihre Zeiten und Aufwände erfassen.
