Stellen Sie sich vor, Sie haben einen vollen Arbeitskalender und das Gefühl, dass die Aufgaben nie enden wollen. Sie arbeiten hart, aber am Ende des Tages haben Sie das Gefühl, dass Sie nicht wirklich vorangekommen sind. Die Ursache für dieses Gefühl könnte mangelndes Priorisieren sein. In einer Welt, in der Zeit oft als die wertvollste Ressource gilt, ist es unerlässlich, Prioritäten richtig zu setzen, um effektiv zu bleiben und Überforderung zu vermeiden. Dieser Blogartikel zeigt Ihnen, wie Sie durch gezielte Priorisierung Ihre Aufgaben sinnvoll ordnen und Ihre Energie auf das Wesentliche konzentrieren können. Gleichzeitig werden häufige Fehler beim Priorisieren beleuchtet, um Ihnen zu helfen, diese zu umgehen und Ihre Produktivität sowie Ihr Wohlbefinden zu verbessern.
Was bedeutet es, auf der Arbeit Prioritäten zu setzen?
Prioritäten setzen bedeutet für Sie, gezielt zu entscheiden, welche Aufgaben am wichtigsten und dringlichsten sind, um diese zuerst zu erledigen. Indem Sie Ihre To-do-Liste sinnvoll ordnen, vermeiden Sie es, sich in weniger relevanten Aufgaben zu verlieren, und stellen sicher, dass Ihre begrenzte Zeit und Energie optimal genutzt werden.
Diese Strategie hilft Ihnen nicht nur, Stress zu reduzieren, sondern ermöglicht es Ihnen auch, größere Herausforderungen frühzeitig zu bewältigen und so entspannter und effizienter durch den Arbeitstag zu kommen.
Warum sollten Sie Prioritäten setzen?
Die Festlegung von Prioritäten dient als effektive Strategie zur Vermeidung von Prokrastination. Indem Sie Ihre Aufgaben gezielt nach ihrer Wichtigkeit sortieren, gewinnen Sie Klarheit über die nächsten Arbeitsschritte. Durch die Konzentration auf wesentliche Aufgaben verhindern Sie Ablenkung durch Nebentätigkeiten. Ein solcher klarer Fokus erleichtert Ihnen den schnellen Einstieg in Ihre Arbeit und reduziert die Neigung zur Vermeidung.
Die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen, ist ein entscheidender Faktor für Erfolg und Glück, sowohl im beruflichen als auch im privaten Leben. Mangelnde Prioritäten führen oft zu Verzettelung, Überschreiten von Deadlines, zu fehlerhaften Entscheidungen und artet letztlich nur in Stress aus. Sehen Sie das Setzen von Prioritäten nicht nur als organisatorische Maßnahme, sondern als unabdingbare Notwendigkeit. Aufgrund begrenzter Ressourcen wie Zeit, Geld und Arbeitskraft müssen Sie täglich Entscheidungen treffen, wie Sie diese Ressourcen bestmöglich einsetzen.
Prioritäten setzen: Mit diesen Methoden gelingt es Ihnen!
Wenn Sie sich fragen, wo schon wieder die ganze Zeit geblieben ist, sollten Sie anfangen, Prioritäten zu setzen. Aber wie gehen Sie das genau an? Wir stellen Ihnen bewährte Methoden vor, mit denen es Ihnen leichter fällt, Ihre Aufgaben hierarchisch zu ordnen:
Methode 1: Eisenhower-Matrix
Termine, Besprechungen, Protokolle – die Liste Ihrer Aufgaben ist lang, aber die Zeit ist knapp! Wenn Sie sich in dieser Situation wiedererkennen, wissen Sie manchmal nicht mehr, wo Ihnen der Kopf steht. Welche Aufgabe sollten Sie zuerst angehen? Das Telefonat mit dem Kunden? Oder wäre es besser, zuerst die E-Mail von Herrn Dringlich zu beantworten? Was ist überhaupt wichtig?
Prioritäten zu setzen gestaltet sich oft schwierig, besonders wenn Sie unter Zeitdruck stehen. In solchen Situationen kann Ihnen die Eisenhower-Matrix – benannt nach dem ehemaligen US- Präsidenten Dwight D. Eisenhower – weiterhelfen. Mit dieser Methode unterteilen Sie Aufgaben in vier Kategorien:
Durch die Zuordnung Ihrer Aufgaben zu diesen Kategorien können Sie entscheiden, welche zuerst erledigt werden sollen, welche Sie delegieren können oder welche To-dos Sie komplett streichen können. So erhalten Sie einen klaren Fokus über Ihren Projektablauf, sodass Sie nicht von unwichtigen Aufgaben abgelenkt werden.
Methode 2: MoSCoW-Methode
Sie werden immer Projektziele haben, die als äußerst wichtig betrachtet werden. Doch müssen alle Ziele zwingend als solche gelten? Vermutlich nicht! Im Projektverlauf können sich Situationen ergeben, in denen Sie Entscheidungen treffen müssen, die ggf. die Projektziele beeinflussen. Um diese sinnvoll zu priorisieren, bietet sich die MoSCoW-Methode an.
Must have (Muss-Anforderungen): Aufgaben, die zwingend erfüllt werden müssen. Diese sind entscheidend für den Projekterfolg und nicht verhandelbar. Fehlt die Erfüllung dieser Anforderungen, gilt das Projekt als gescheitert. Beispiel: In einem Softwareentwicklungsprojekt muss die Anwendung über eine sichere Authentifizierungsfunktion verfügen. Ohne diese Grundanforderung ist das gesamte Projekt gefährdet.
Should have (Soll-Anforderungen): Wichtige Aufgaben mit hoher Priorität, die wann immer möglich abgeschlossen werden sollten. Ihr Nichterfüllen kann den Projekterfolg beeinträchtigen, jedoch können sie im schlimmsten Fall in ein Folgeprojekt verschoben werden. Muss-Anforderungen haben stets Vorrang. Beispiel: Bei der Implementierung eines Customer Relationship Management (CRM) Systems sollte die Integration mit vorhandenen Unternehmensanwendungen prioritär behandelt werden. Der Erfolg des Projekts wird beeinträchtigt, wenn diese wichtige Aufgabe vernachlässigt wird.
Could have (Kann-Anforderungen): Erfüllung wird angestrebt, aber der Projekterfolg wird nicht an ihnen gemessen. Oft als "nice to have" bezeichnet, können sie bei Zeit- oder Ressourcenkonflikten vernachlässigt oder verschoben werden. Dennoch sollten sie näher betrachtet werden, wenn sie ohne großen Aufwand umgesetzt werden können, da sie oft einen großen Unterschied in der Zufriedenheit der Stakeholder machen. Beispiel: Für ein Marketingprojekt könnte die Integration von Social-Media-Funktionen in die Kampagnen-Plattform wünschenswert sein. Obwohl dies nicht entscheidend ist, könnte es die Stakeholder-Zufriedenheit erheblich steigern.
Won't have (Wird nicht umgesetzt): Diese Anforderungen werden klar definiert und sollen nicht im Rahmen des Projekts umgesetzt werden. Dies dient dazu, zu klären, was (noch) nicht angestrebt wird, aber für zukünftige Zusammenarbeit wichtig sein könnte. Beispiel: Bei der Entwicklung einer Unternehmenswebsite wird entschieden, dass die Einbindung von Online-Spielen (zumindest vorerst) nicht umgesetzt wird, da dies nicht den Hauptzielen des Projekts entspricht.
Die Bezeichnung "MoSCoW" entstand ursprünglich als "MSCW". Um die Aussprache zu erleichtern, wurden die "o"s eingefügt und bewusst klein geschrieben, da sie keine inhaltliche Bedeutung haben.
Methode 3: Pareto-Prinzip
Auch das Pareto-Prinzip unterstützt Sie dabei, wichtige von weniger wichtigen Aufgaben zu unterscheiden. Diese Methode, auch als 80/20-Regel bekannt, formuliert eine grundlegende Aussage, die Sie auf zahlreiche Kontexte anwenden können:
Mit 20 % des Aufwands werden bereits 80 % der Wirkung erzielt.
Mit anderen Worten: Es besteht ein erhebliches lineares Ungleichgewicht zwischen Aufwand und Ergebnis. Stellen Sie sich in der praktischen Anwendung stets die Frage: Wie ist das Verhältnis zwischen dem investierten Aufwand und dem erzielten Nutzen? Bei jeder Aufgabe sollten Sie abwägen, wie dieses Verhältnis aussieht und auf dieser Grundlage dann entscheiden, ob die Aufgabe wirklich sofort erledigt werden sollte, wie gründlich Sie diese erledigen und ob Sie die Aufgabe überhaupt erledigen sollten. Die Zahlen 20 und 80 Prozent dienen hierbei lediglich als grobe Richtlinie. Wichtig ist nur, dass Sie beim Prioritäten setzen Ihre Aufgaben in „hoher Aufwand“ und „geringer Nutzen“ kategorisieren.
Methode 4: Action-Priority-Matrix
Das Grundprinzip der Action-Priority-Matrix sollte Ihnen mittlerweile bereits vertraut sein. Denn ähnlich wie beim Pareto-Prinzip stellen Sie sich zwei entscheidende Fragen:
Aufwand (Effort): Welchen Aufwand verursacht diese Aufgabe?
Wirkung (Impact): Welchen Nutzen erziele ich mit dieser Aufgabe?
Die Bewertung der Aufgaben wird anschaulich in einer Matrix dargestellt und darauf basierend leiten Sie konkrete Handlungsempfehlungen ab.
Quick Wins: „Schnelle Erfolge“ – Hierbei handelt es sich um besonders attraktive Aufgaben, die mit wenig Aufwand einen hohen Effekt erzielen.
Major Projects: „Größere Projekte“ – Diese repräsentieren die anspruchsvolleren Aufgaben im Arbeitsalltag, die selten vernachlässigt werden sollten.
Fill-ins: „Pausenfüller“ – Aufgaben mit geringem Aufwand und geringer Wirkung. Oft müssen diese erledigt werden und eignen sich für Phasen, in denen nicht die volle Energie erforderlich ist.
Thankless-Tasks: „Undankbare Aufgaben“ – Aufgaben mit hohem Aufwand, aber geringer Wirkung sollten sorgfältig hinterfragt werden.
Die Action-Priority-Matrix bietet somit eine strukturierte Methode, um Aufgaben zu bewerten und entsprechend ihrer Priorität zu handeln.
Methode 5: ABC-Analyse
Möchten Sie einen klaren Fokus auf das Wesentliche legen und wirksame Prioritäten setzen? Dann könnte die ABC-Analyse die geeignete Methode für Sie sein. Die ABC-Analyse unterstützt Sie dabei, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Elemente werden dabei in A-, B- und C-Klassen eingeteilt, um eine Priorisierung vorzunehmen.
Dabei erfolgt die Klassifizierung von Daten nach festgelegten Kriterien wie Umsatz, Verbrauch oder Gewinn. Es entstehen drei Hauptklassen:
A-Elemente:
Dies sind die wenigen besonders hochwertigen Elemente mit einem bedeutenden Wertanteil. Die Identifikation dieser Elemente ist entscheidend, da hier der größte Hebel für Erfolg liegt.
B-Elemente:
Diese Elemente bilden das Mittelfeld mit einer mittelmäßig hohen Anzahl und einem mittelmäßigen Wert. Je nach Situation kann es sinnvoll sein, diese genauer zu betrachten oder vorerst zu vernachlässigen.
C-Elemente:
Dies sind die vielen Elemente, die zwar in großer Zahl auftreten, jedoch nur einen vergleichsweise geringen Einfluss auf das Gesamtbild haben. Eine intensive Fokussierung auf diese Elemente hat nur begrenzte Auswirkungen und kann oft viel Zeit in Anspruch nehmen.
Die ABC-Analyse findet Anwendung in verschiedenen Unternehmensbereichen wie Logistik, Einkauf, Kundenanalyse, Zeitmanagement und selbstverständlich im Projektmanagement.
Methode 6: Ivy-Lee-Methode
Die Ivy-Lee-Methode ist eine einfache, aber effektive Technik zur Steigerung Ihrer Produktivität. Sie beginnt mit einer To-do-Liste, auf der Sie Ihre wichtigsten Aufgaben auflisten – idealerweise nicht mehr als sechs. Diese Aufgaben werden dann nach Priorität sortiert, und Sie konzentrieren sich jeweils auf die Aufgabe, die ganz oben steht. Bevor Sie zur nächsten Aufgabe übergehen, überprüfen Sie, ob sich Ihre Prioritäten geändert haben oder neue Aufgaben hinzugekommen sind, um so den Tag strukturiert und effizient zu gestalten.
Methode 7: ALPEN-Methode
Die ALPEN-Methode bietet eine strukturierte Herangehensweise an Zeit- und Aufgabenmanagement, um Ihnen einen klaren Überblick über Ihre To dos zu verschaffen:
Methode 8: GTD-Prinzip
Das GTD-Prinzip, entwickelt von Bestseller-Autor David Allen, verfolgt eine systematische Herangehensweise an Aufgabenmanagement – Getting Things Done. Es beginnt damit, alle anstehenden Aufgaben zu sammeln und in einem strukturierten System, wie einem Kalender, festzuhalten. Dieser Prozess sorgt dafür, dass Sie den Kopf für wichtigere Dinge freihalten können. Anschließend entscheiden Sie diszipliniert, ob neue Aufgaben sinnvoll sind und in Ihren Plan integriert werden, indem Sie Projekte auf die nächsten notwendigen Teilschritte reduzieren und diese nach Zeitpunkt und Ausführungsort strukturieren.
Methode 9: Drei-Stufen-Methode
Die Drei-Stufen-Methode von Stephen R. Covey, bekannt aus „Die 7 Wege zur Effektivität“, basiert auf drei zentralen Prinzipien:
- Sei proaktiv! – Treffen Sie Entscheidungen bewusst und steuern Sie Ihr Leben vorausschauend, anstatt nur auf Veränderungen zu reagieren. Proaktive Menschen beeinflussen ihre Umgebung aktiv und gestalten ihre Zukunft selbst.
- Erledige Wichtiges zuerst! – Konzentrieren Sie sich auf die wichtigen Aufgaben und priorisieren Sie diese über dringende, aber weniger bedeutende Aufgaben. Dies hilft Ihnen, Krisen und Fristen effizient zu bewältigen und Prokrastination zu vermeiden.
- Starte mit dem Ende vor Augen! – Visualisieren Sie Ihre Ziele, um motiviert und zielgerichtet zu bleiben. Diese Methode bietet Orientierung und hilft Ihnen, auch bei Herausforderungen den Kurs beizubehalten.
Methode 10: 10-10-10-Methode
Die 10-10-10-Methode, entwickelt von Suzy Welch, bietet einen Perspektivwechsel bei Entscheidungsfindungen, indem Sie langfristige Auswirkungen betrachten. Sie stellen sich drei Fragen: Wie werden Sie über Ihre Entscheidung in 10 Minuten, 10 Monaten und 10 Jahren denken? Diese Technik hilft Ihnen, Entscheidungen nicht nur kurzfristig zu betrachten, sondern auch deren langfristige Konsequenzen abzuwägen. Sie unterstützt Sie dabei, die richtige Wahl zu treffen, indem Sie den Fokus auf Ihre zukünftigen Ziele und die Auswirkungen Ihrer Entscheidungen richten.
Methode 11: SMART-Methode
Die SMART-Methode hilft Ihnen, langfristige Ziele klar und erreichbar zu formulieren. Sie setzt sich aus fünf Kriterien zusammen:
Spezifisch – das Ziel muss konkret und eindeutig sein
Messbar – es sollten klare Kriterien zur Erfolgskontrolle vorhanden sein
Akzeptiert – Bedeutung des Ziels muss von allen Beteiligten verstanden & akzeptiert werden
Realistisch – das Ziel muss umsetzbar und erreichbar sein
Terminiert – es sollte ein spezifischer Zeitraum mit ausreichenden Pufferzeiten festgelegt werden.
Diese Methode sorgt dafür, dass Ihre Ziele präzise formuliert und systematisch verfolgt werden können.
Methode 12: Pomodoro-Methode
Die Pomodoro-Methode zielt darauf ab, Selbstorganisation, Zeitmanagement und fokussiertes Arbeiten zu verbessern. Sie beginnt mit der Erstellung einer To-Do-Liste, bei der Aufgaben nach Priorität geordnet und in kleinere Schritte aufgeteilt werden. Aufgaben werden dann in 25-minütige Einheiten, sogenannte Pomodori, unterteilt, in denen Sie sich intensiv auf eine Aufgabe konzentrieren. Nach jeder Einheit folgt eine 5-minütige Pause, und nach vier Einheiten eine längere Pause, um die Produktivität und Konzentration über den Tag hinweg zu steigern.
Effektives Zeitmanagement mit ZEP
Die effiziente Festlegung von Prioritäten ist entscheidend, um den Arbeitsalltag zu strukturieren und Stress zu minimieren. Das Aufschieben von zeitnah zu erledigenden Aufgaben, auch bekannt als Prokrastination, ist ein weitverbreitetes Phänomen. Die Ursachen für dieses Verhalten sind vielfältig, und die damit einhergehenden Auswirkungen wie Stress oder ein belastetes Gewissen sind Ihnen wahrscheinlich bekannt. Obwohl es kein universelles Heilmittel gegen Prokrastination gibt, stehen Ihnen zahlreiche Methoden, Tipps und Tricks zur Verfügung, um dieser Tendenz entgegenzuwirken.
In diesem Zusammenhang kann Ihnen unsere Software ZEP dabei helfen, Ihre Zeit effizienter zu nutzen, um Ihre Produktivität zu steigern und Stress zu reduzieren. Unter dem Motto "Work smarter, not harder" unterstützt ZEP Sie im gesamten Prozess des Projektmanagements – von der dynamischen Projektplanung über die Ressourcenplanung bis zur genauen Projektzeiterfassung.
Auf diese Weise können Sie Ihre Prioritäten setzen, Ihre Projektziele verfolgen und verlieren sich nicht in Unwichtigkeiten! Sichern Sie sich hier Ihre kostenfreie und unverbindliche 30-tägige Testversion von ZEP!
Schwierigkeiten mit Priorisierung: Daran kann es liegen!
Haben Sie auch oft das Gefühl, sich bei der Vielzahl an Aufgaben und Terminen zu verzetteln und hinterher die Reihenfolge Ihrer Aktivitäten zu bedauern? Möglicherweise liegt das an einer spontanen Entscheidungsfindung ohne langfristige Perspektive oder daran, dass Sie sich nicht sicher sind, was Ihnen wirklich wichtig ist.
Wenn Sie sich leicht von anderen beeinflussen lassen und Entscheidungen gerne abgeben, verlieren Sie möglicherweise die Kontrolle über Ihre eigenen Prioritäten. Priorisieren bedeutet jedoch, selbstbestimmt zu handeln und Ihre Zukunft aktiv in die gewünschte Richtung zu lenken.
Die besten Expertentipps für das Setzen von Prioritäten
Selbst mit den besten Methoden zur Priorisierung kann es vorkommen, dass Prioritäten nicht immer eingehalten werden. Um häufige Fehler zu vermeiden und Ihre Prioritäten effektiv umzusetzen, sollten Sie folgende Tipps beachten:
Stärken und Schwächen analysieren:
Ermitteln Sie Ihre Stärken und die Aufgaben, die Ihnen leichtfallen, sowie die Bereiche, die Ihnen schwerer fallen. Indem Sie Ihre Stärken gezielt nutzen und an Ihren Schwächen arbeiten, können Sie Ihre täglichen Aufgaben besser gestalten und effizienter arbeiten.
Zeitmanagement optimieren:
Verteilen Sie Ihre Aufgaben im Tagesverlauf entsprechend Ihrer persönlichen Hoch- und Tiefphasen. Verstehen Sie, wann Sie am produktivsten sind, und planen Sie Ihre anspruchsvolleren Aufgaben für diese Zeiten ein, um Ihre To dos effektiver abzuarbeiten und Ihre Prozesse zu optimieren.
Fokus behalten:
Behalten Sie stets das Ziel vor Augen und machen Sie sich bewusst, warum Sie eine Aufgabe erledigen. Notieren Sie sich die Ziele und halten Sie diese sichtbar, um sicherzustellen, dass Sie immer wissen, worauf Sie hinarbeiten und wie Ihre Aufgaben zur Erreichung Ihrer Ziele beitragen.
Diese Fehler sollten Sie vermeiden
Auch wenn Sie es geschafft haben, dank der bewährten Methoden, Ihre Prioritäten sinnvoll zu setzen, gibt es immer auch ein paar Fallstricke, über die Sie stolpern könnten. Dies sind die häufigsten Fehler beim Prioritäten setzen:
Prioritäten bekommen keine Zeit 🕒
Prioritäten sollen Ordnung schaffen, die Organisation erleichtern und Zeit, Energie sowie Stress sparen. Es ist entscheidend, ausreichend Zeit zu investieren, um die richtigen Prioritäten zu setzen. Die Prioritätensetzung selbst sollte als oberste Priorität betrachtet werden. Ignoriert man diesen Umstand, erhalten falsche Aufgaben Vorrang, noch bevor die Rangfolge feststeht. Die Arbeit beginnt im Blindflug.
Ziele werden aus den Augen verloren 👀
Das Setzen von Prioritäten ist an sich nicht schwer: Man entscheidet, welche Aufgaben zuerst erledigt werden und arbeitet die Liste Punkt für Punkt ab. Doch dann kommen neue Aufgaben hinzu, und der Überblick über Projekte und offene Baustellen geht verloren. Es ist daher von großer Bedeutung, das große Ganze im Auge zu behalten. Mit einer langfristigen Perspektive können die vielen kleinen Aufgaben besser organisiert und wie ein Puzzle zusammengesetzt werden.
Prioritäten werden nicht eingehalten ❌
Selbst die besten Prioritäten sind wirkungslos, wenn sie nicht beachtet werden. Menschen neigen dazu, sich selbst zu täuschen. Ständige Ablenkungen durch Telefonate, laute E-Mails oder Kollegen können dazu führen, dass gute Vorsätze schnell vergessen werden. Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass Prioritäten nicht ohne Grund festgelegt wurden, und sich darauf zu konzentrieren.
Aufgaben werden nicht oder falsch delegiert 🔄
Prioritäten setzen bedeutet nicht nur, die eigenen Aufgaben zu organisieren, sondern auch zu überlegen, ob jemand anders besser geeignet ist, einen Teil zu übernehmen. Dies beschleunigt nicht nur die Ergebnisse, sondern verbessert sie oft auch. Allerdings bedeutet Delegieren nicht, die Aufgabe aus den Augen zu verlieren. Selbst wenn ein Kollege sich um die Aufgabe kümmert, sollte der Fortschritt kontrolliert oder die Aufgabe einem besser geeigneten Kandidaten übertragen werden.
Neue Informationen werden ignoriert 🚫
Prioritäten sind keine festen Gesetze. Es ist erlaubt und sogar ratsam, sie regelmäßig zu hinterfragen, neu zu definieren oder anzupassen. Insbesondere bei neuen Informationen oder Umständen sollten diese berücksichtigt werden, da sie bestehende Prioritäten möglicherweise verschieben. Prioritäten erfordern Flexibilität, um sich an Veränderungen anzupassen.
Fazit
Effektives Priorisieren ist der Schlüssel zu einer produktiven und stressfreien Arbeitsweise. Ein klar strukturierter Plan und bewährte Methoden wie die Eisenhower-Matrix, MoSCoW-Methode oder das Pareto-Prinzip helfen Ihnen, Ihre Aufgaben sinnvoll zu ordnen und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.
Trotz der besten Strategien können jedoch Fehler auftreten, wie etwa das Ignorieren neuer Informationen oder das Nicht-Einhalten von Prioritäten. Hier kann Ihnen ZEP wertvolle Unterstützung bieten. Unsere Software hilft Ihnen nicht nur bei der dynamischen Projektplanung und Ressourcenverteilung, sondern auch bei der präzisen Zeiterfassung und dem effizienten Setzen von Prioritäten. Mit den richtigen Techniken und der Unterstützung von ZEP können Sie Ihre Zeit optimal nutzen, Ihre Ziele erreichen und sich auf das Wesentliche konzentrieren.
Nutzen Sie diese Erkenntnisse und Werkzeuge, um Ihren Arbeitsalltag zu optimieren und langfristigen Erfolg zu sichern.
