Sie arbeiten hart, aber am Ende des Tages haben Sie das Gefühl, dass Sie nicht wirklich vorangekommen sind? Die Ursache für dieses Gefühl könnte mangelndes Priorisieren sein. In einer Welt, in der Zeit oft als die wertvollste Ressource gilt, ist es unerlässlich, Prioritäten richtig zu setzen, um effektiv zu bleiben und Überforderung zu vermeiden. Dieser Blogartikel zeigt Ihnen, wie Sie durch gezielte Priorisierung Ihre Aufgaben sinnvoll ordnen und Ihre Energie auf das Wesentliche konzentrieren können.
Was bedeutet es, auf der Arbeit Prioritäten zu setzen?
Prioritäten setzen bedeutet für Sie, gezielt zu entscheiden, welche Aufgaben am wichtigsten und dringlichsten sind, um diese zuerst zu erledigen. Indem Sie Ihre To-do-Liste sinnvoll ordnen, vermeiden Sie es, sich in weniger relevanten Aufgaben zu verlieren, und stellen sicher, dass Ihre begrenzte Zeit und Energie optimal genutzt werden.
Diese Strategie hilft Ihnen nicht nur, Stress zu reduzieren, sondern ermöglicht es Ihnen auch, größere Herausforderungen frühzeitig zu bewältigen und so entspannter und effizienter durch den Arbeitstag zu kommen.
Warum sollten Sie Prioritäten setzen?
Die Festlegung von Prioritäten dient als effektive Strategie zur Vermeidung von Prokrastination. Wenn Sie Ihre Aufgaben gezielt nach ihrer Wichtigkeit sortieren, gewinnen Sie Klarheit über die nächsten Arbeitsschritte. Durch die Konzentration auf wesentliche Aufgaben verhindern Sie Ablenkung durch Nebentätigkeiten. Ein klarer Fokus erleichtert Ihnen den schnellen Einstieg in Ihre Arbeit und reduziert die Neigung zur Vermeidung.
Sehen Sie das Setzen von Prioritäten nicht nur als organisatorische Maßnahme, sondern als unabdingbare Notwendigkeit. Aufgrund begrenzter Ressourcen wie Zeit, Geld und Arbeitskraft müssen Sie täglich Entscheidungen treffen, wie Sie diese Ressourcen bestmöglich einsetzen.
Prioritäten setzen: Bewährte Methoden!
Wir stellen Ihnen 12 bewährte Methoden vor, mit denen es Ihnen leichter fällt, Ihre Aufgaben hierarchisch zu ordnen:
Methode 1: Eisenhower-Matrix
Prioritäten zu setzen gestaltet sich oft schwierig, besonders wenn Sie unter Zeitdruck stehen. In solchen Situationen kann Ihnen die Eisenhower-Matrix – benannt nach dem ehemaligen US- Präsidenten Dwight D. Eisenhower – weiterhelfen. Mit dieser Methode unterteilen Sie Aufgaben in vier Kategorien:
- Quadrant A (Wichtig & Dringend):
Aufgaben, die sofort erledigt werden müssen, da sie kritisch sind und direkte Auswirkungen auf Ihre Ziele haben. - Quadrant B (Wichtig & Nicht Dringend):
Aufgaben, die für langfristige Ziele wichtig sind, aber keine sofortige Aufmerksamkeit erfordern. Hier ist proaktives Handeln entscheidend. - Quadrant C (Nicht Wichtig & Dringend):
Aufgaben, die dringend erscheinen, aber nicht wirklich wichtig sind. Diese können oft delegiert werden. - Quadrant D (Nicht Wichtig & Nicht Dringend):
Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind und in der Regel ignoriert oder eliminiert werden können.
Durch die Zuordnung Ihrer Aufgaben zu diesen Kategorien können Sie entscheiden, welche zuerst erledigt werden sollen, welche Sie delegieren können oder welche To-dos Sie komplett streichen können. So erhalten Sie einen klaren Fokus über Ihren Projektablauf, sodass Sie nicht von unwichtigen Aufgaben abgelenkt werden.
Methode 2: MoSCoW-Methode
Im Projektverlauf können sich Situationen ergeben, in denen Sie Entscheidungen treffen müssen, die ggf. die Projektziele beeinflussen. Um diese sinnvoll zu priorisieren, bietet sich die MoSCoW-Methode an.
Must have (Muss-Anforderungen):
Unverzichtbare Aufgaben für den Projekterfolg. Ohne sie scheitert das Projekt. Beispiel: Sichere Authentifizierung in einer Software.
Should have (Soll-Anforderungen):
Wichtige, aber nicht kritische Aufgaben. Können bei Bedarf verschoben werden. Beispiel: Integration eines CRM-Systems mit bestehenden Anwendungen.
Could have (Kann-Anforderungen):
„Nice to have“-Funktionen, die den Projekterfolg nicht direkt beeinflussen. Beispiel: Social-Media-Integration in eine Marketingplattform.
Won't have (Wird nicht umgesetzt):
Bewusst ausgeschlossene Anforderungen, die eventuell später relevant werden. Beispiel: Verzicht auf Online-Spiele bei einer Unternehmenswebsite.
Die Bezeichnung "MoSCoW" entstand ursprünglich als "MSCW". Um die Aussprache zu erleichtern, wurden die "o"s eingefügt und bewusst klein geschrieben, da sie keine inhaltliche Bedeutung haben.
Methode 3: Pareto-Prinzip
Auch das Pareto-Prinzip unterstützt Sie dabei, wichtige von weniger wichtigen Aufgaben zu unterscheiden. Diese Methode, auch als 80/20-Regel bekannt, formuliert eine grundlegende Aussage, die Sie auf zahlreiche Kontexte anwenden können:
Mit 20 % des Aufwands werden 80 % der Wirkung erzielt.
Mit anderen Worten: Es besteht ein erhebliches lineares Ungleichgewicht zwischen Aufwand und Ergebnis. Stellen Sie sich in der praktischen Anwendung stets die Frage: Wie ist das Verhältnis zwischen dem investierten Aufwand und dem erzielten Nutzen? Bei jeder Aufgabe sollten Sie abwägen, wie dieses Verhältnis aussieht und auf dieser Grundlage dann entscheiden, ob die Aufgabe wirklich sofort erledigt werden sollte, wie gründlich Sie diese erledigen und ob Sie die Aufgabe überhaupt erledigen sollten. Die Zahlen 20 und 80 Prozent dienen hierbei lediglich als grobe Richtlinie. Wichtig ist nur, dass Sie beim Prioritäten setzen Ihre Aufgaben in „hoher Aufwand“ und „geringer Nutzen“ kategorisieren.
Methode 4: Action-Priority-Matrix
Ähnlich wie beim Pareto-Prinzip stellen sich bei der Action-Priority-Matrix zwei entscheidende Fragen:
Aufwand (Effort): Welchen Aufwand verursacht diese Aufgabe?
Wirkung (Impact): Welchen Nutzen erziele ich mit dieser Aufgabe?
Die Bewertung der Aufgaben wird anschaulich in einer Matrix dargestellt und darauf basierend leiten Sie konkrete Handlungsempfehlungen ab.
Quick Wins: „Schnelle Erfolge“ – Hierbei handelt es sich um besonders attraktive Aufgaben, die mit wenig Aufwand einen hohen Effekt erzielen.
Major Projects: „Größere Projekte“ – Diese repräsentieren die anspruchsvolleren Aufgaben im Arbeitsalltag, die selten vernachlässigt werden sollten.
Fill-ins: „Pausenfüller“ – Aufgaben mit geringem Aufwand und geringer Wirkung. Oft müssen diese erledigt werden und eignen sich für Phasen, in denen nicht die volle Energie erforderlich ist.
Thankless-Tasks: „Undankbare Aufgaben“ – Aufgaben mit hohem Aufwand, aber geringer Wirkung sollten sorgfältig hinterfragt werden.
Die Action-Priority-Matrix bietet somit eine strukturierte Methode, um Aufgaben zu bewerten und entsprechend ihrer Priorität zu handeln.
Methode 5: ABC-Analyse
Möchten Sie einen klaren Fokus auf das Wesentliche legen und wirksame Prioritäten setzen? Dann könnte die ABC-Analyse die geeignete Methode für Sie sein. Elemente werden dabei in A-, B- und C-Klassen eingeteilt, um eine Priorisierung vorzunehmen.
Die Klassifizierung der Daten erfolgt nach festgelegten Kriterien wie Umsatz, Verbrauch oder Gewinn. Es entstehen 3 Hauptklassen:
A-Elemente:
Dies sind die wenigen besonders hochwertigen Elemente mit einem bedeutenden Wertanteil. Die Identifikation dieser Elemente ist entscheidend, da hier der größte Hebel für Erfolg liegt.
B-Elemente:
Diese Elemente bilden das Mittelfeld mit einer mittelmäßig hohen Anzahl und einem mittelmäßigen Wert. Je nach Situation kann es sinnvoll sein, diese genauer zu betrachten oder vorerst zu vernachlässigen.
C-Elemente:
Dies sind die vielen Elemente, die zwar in großer Zahl auftreten, jedoch nur einen vergleichsweise geringen Einfluss auf das Gesamtbild haben. Eine intensive Fokussierung auf diese Elemente hat nur begrenzte Auswirkungen und kann oft viel Zeit in Anspruch nehmen.
Die ABC-Analyse findet Anwendung in verschiedenen Unternehmensbereichen wie Logistik, Einkauf, Kundenanalyse, Zeitmanagement und selbstverständlich im Projektmanagement.
Methode 6: Ivy-Lee-Methode
Die Ivy-Lee-Methode ist eine einfache, aber effektive Technik zur Steigerung Ihrer Produktivität. Sie beginnt mit einer To-do-Liste, auf der Sie Ihre wichtigsten Aufgaben auflisten – idealerweise nicht mehr als sechs. Diese Aufgaben werden dann nach Priorität sortiert und Sie konzentrieren sich jeweils auf die Aufgabe, die ganz oben steht. Bevor Sie zur nächsten Aufgabe übergehen, überprüfen Sie, ob sich Ihre Prioritäten geändert haben oder neue Aufgaben hinzugekommen sind, um so den Tag strukturiert und effizient zu gestalten.
Methode 7: ALPEN-Methode
Die ALPEN-Methode bietet eine strukturierte Herangehensweise an Zeit- und Aufgabenmanagement, um Ihnen einen klaren Überblick über Ihre To dos zu verschaffen:
Methode 8: GTD-Prinzip
Das GTD-Prinzip, entwickelt von Bestseller-Autor David Allen, verfolgt eine systematische Herangehensweise an Aufgabenmanagement – Getting Things Done. Es beginnt damit, alle anstehenden Aufgaben zu sammeln und in einem strukturierten System, wie einem Kalender, festzuhalten. Dieser Prozess sorgt dafür, dass Sie den Kopf für wichtigere Dinge freihalten können. Anschließend entscheiden Sie diszipliniert, ob neue Aufgaben sinnvoll sind und in Ihren Plan integriert werden, indem Sie Projekte auf die nächsten notwendigen Teilschritte reduzieren und diese nach Zeitpunkt und Ausführungsort strukturieren.
Methode 9: Drei-Stufen-Methode
Die Drei-Stufen-Methode von Stephen R. Covey, bekannt aus „Die 7 Wege zur Effektivität“, basiert auf drei zentralen Prinzipien:
- Sei proaktiv! – Treffen Sie Entscheidungen bewusst und steuern Sie Ihr Leben vorausschauend, anstatt nur auf Veränderungen zu reagieren. Proaktive Menschen beeinflussen ihre Umgebung aktiv und gestalten ihre Zukunft selbst.
- Erledige Wichtiges zuerst! – Konzentrieren Sie sich auf die wichtigen Aufgaben und priorisieren Sie diese über dringende, aber weniger bedeutende Aufgaben. Dies hilft Ihnen, Krisen und Fristen effizient zu bewältigen und Prokrastination zu vermeiden.
- Starte mit dem Ende vor Augen! – Visualisieren Sie Ihre Ziele, um motiviert und zielgerichtet zu bleiben. Diese Methode bietet Orientierung und hilft Ihnen, auch bei Herausforderungen den Kurs beizubehalten.
Methode 10: 10-10-10-Methode
Die 10-10-10-Methode, entwickelt von Suzy Welch, bietet einen Perspektivwechsel bei Entscheidungsfindungen, indem Sie langfristige Auswirkungen betrachten. Sie stellen sich dabei die Frage:
Wie werden Sie über Ihre Entscheidung in 10 Minuten, 10 Monaten und 10 Jahren denken?
Diese Technik hilft Ihnen, Entscheidungen nicht nur kurzfristig zu betrachten, sondern auch deren langfristige Konsequenzen abzuwägen. Sie unterstützt Sie dabei, die richtige Wahl zu treffen, indem Sie den Fokus auf Ihre zukünftigen Ziele und die Auswirkungen Ihrer Entscheidungen richten.
Methode 11: SMART-Methode
Die SMART-Methode hilft Ihnen, langfristige Ziele klar und erreichbar zu formulieren. Sie setzt sich aus fünf Kriterien zusammen:
Spezifisch – das Ziel muss konkret und eindeutig sein
Messbar – es sollten klare Kriterien zur Erfolgskontrolle vorhanden sein
Akzeptiert – Bedeutung des Ziels muss von allen Beteiligten verstanden & akzeptiert werden
Realistisch – das Ziel muss umsetzbar und erreichbar sein
Terminiert – es sollte ein spezifischer Zeitraum mit ausreichenden Pufferzeiten festgelegt werden.
Diese Methode sorgt dafür, dass Ihre Ziele präzise formuliert und systematisch verfolgt werden können.
Methode 12: Pomodoro-Methode
Die Pomodoro-Methode zielt darauf ab, Selbstorganisation, Zeitmanagement und fokussiertes Arbeiten zu verbessern. Sie beginnt mit der Erstellung einer To-Do-Liste, bei der Aufgaben nach Priorität geordnet und in kleinere Schritte aufgeteilt werden. Aufgaben werden dann in 25-minütige Einheiten - sogenannte Pomodori - unterteilt, in denen Sie sich intensiv auf eine Aufgabe konzentrieren. Nach jeder Einheit folgt eine 5-minütige Pause und nach vier Einheiten eine längere Pause, um die Produktivität und Konzentration über den Tag hinweg zu steigern.
Welche Priorisierungsmethode passt zu Ihnen?
Wie Sie die beste Methode wählen
1️⃣ Haben Sie Zeitdruck? → Nutzen Sie die Eisenhower-Matrix.
2️⃣ Planen Sie langfristig? → Die MoSCoW-Methode hilft Ihnen dabei.
3️⃣ Wollen Sie mit wenig Aufwand viel erreichen? → Setzen Sie auf das Pareto-Prinzip.
4️⃣ Müssen Sie Aufwand und Nutzen abwägen? → Die Action-Priority-Matrix ist ideal.
Mit dieser Entscheidungshilfe finden Sie schnell die richtige Priorisierungsmethode für Ihre täglichen Aufgaben!
Automatisiertes Zeitmanagement mit ZEP
Klare Prioritäten sind der Schlüssel zu erfolgreichen Projekten. Doch in einem komplexen Arbeitsalltag den Überblick zu behalten, ist oft schwierig. ZEP Professional hilft Ihnen, Ihre Projekte effizient zu steuern und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.
Mit ZEP Professional verwalten Sie Projektzeiten, Ressourcen und Reisekosten auf einer einzigen Plattform. Automatisierte Workflows reduzieren den Verwaltungsaufwand, minimieren Fehler und geben Ihnen mehr Zeit für strategische Entscheidungen. Ob als Professional Services Automation (PSA) oder Enterprise Resource Planning (ERP) – ZEP passt sich flexibel an Ihre Anforderungen an.
Effizient arbeiten, klare Prioritäten setzen
ZEP Professional nimmt Ihnen Routineaufgaben ab und sorgt dafür, dass Ihr Team effizient arbeitet. So setzen Sie Prioritäten richtig und nutzen Ihre Ressourcen optimal:
✅ Alle Projekte im Blick: Behalten Sie Deadlines, Budgets und Fortschritte jederzeit unter Kontrolle.
✅ Besseres Ressourcenmanagement: Verteilen Sie Aufgaben gezielt und verhindern Sie Überlastungen.
✅ Automatisierte Abrechnung: Wandeln Sie erfasste Zeiten und Leistungen direkt in Rechnungen um.
✅ Detaillierte Analysen: Nutzen Sie Echtzeitdaten, um frühzeitig auf Veränderungen zu reagieren.
Steuern Sie Ihre Projekte smarter, effizienter und erfolgreicher. Setzen Sie klare Prioritäten – für bessere Ergebnisse und zufriedene Teams.
Die besten Expertentipps für das Setzen von Prioritäten
Selbst mit den besten Methoden zur Priorisierung kann es vorkommen, dass Prioritäten nicht immer eingehalten werden. Um häufige Fehler zu vermeiden und Ihre Prioritäten effektiv umzusetzen, sollten Sie folgende Tipps beachten:
Stärken und Schwächen analysieren:
Ermitteln Sie Ihre Stärken und die Aufgaben, die Ihnen leichtfallen, sowie die Bereiche, die Ihnen schwerer fallen. Indem Sie Ihre Stärken gezielt nutzen und an Ihren Schwächen arbeiten, können Sie Ihre täglichen Aufgaben besser gestalten und effizienter arbeiten.
Zeitmanagement optimieren:
Verteilen Sie Ihre Aufgaben im Tagesverlauf entsprechend Ihrer persönlichen Hoch- und Tiefphasen. Verstehen Sie, wann Sie am produktivsten sind, und planen Sie Ihre anspruchsvolleren Aufgaben für diese Zeiten ein, um Ihre To dos effektiver abzuarbeiten und Ihre Prozesse zu optimieren.
Fokus behalten:
Behalten Sie stets das Ziel vor Augen und machen Sie sich bewusst, warum Sie eine Aufgabe erledigen. Notieren Sie sich die Ziele und halten Sie diese sichtbar, um sicherzustellen, dass Sie immer wissen, worauf Sie hinarbeiten und wie Ihre Aufgaben zur Erreichung Ihrer Ziele beitragen.
Diese Fehler sollten Sie vermeiden
Auch wenn Sie es geschafft haben, dank der bewährten Methoden, Ihre Prioritäten sinnvoll zu setzen, gibt es immer auch ein paar Fallstricke. Die häufigsten Fehler beim Prioritäten setzen:
🕒 Prioritäten bekommen keine Zeit
Prioritäten sollen Ordnung schaffen, die Organisation erleichtern und Zeit, Energie sowie Stress sparen. Es ist entscheidend, ausreichend Zeit zu investieren, um die richtigen Prioritäten zu setzen. Die Prioritätensetzung selbst sollte als oberste Priorität betrachtet werden. Ignoriert man diesen Umstand, erhalten falsche Aufgaben Vorrang, noch bevor die Rangfolge feststeht. Die Arbeit beginnt im Blindflug.
👀 Ziele werden aus den Augen verloren
Das Setzen von Prioritäten ist an sich nicht schwer: Man entscheidet, welche Aufgaben zuerst erledigt werden und arbeitet die Liste Punkt für Punkt ab. Doch dann kommen neue Aufgaben hinzu, und der Überblick über Projekte und offene Baustellen geht verloren. Es ist daher von großer Bedeutung, das große Ganze im Auge zu behalten. Mit einer langfristigen Perspektive können die vielen kleinen Aufgaben besser organisiert und wie ein Puzzle zusammengesetzt werden.
❌ Prioritäten werden nicht eingehalten
Selbst die besten Prioritäten sind wirkungslos, wenn sie nicht beachtet werden. Menschen neigen dazu, sich selbst zu täuschen. Ständige Ablenkungen durch Telefonate, laute E-Mails oder Kollegen können dazu führen, dass gute Vorsätze schnell vergessen werden. Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass Prioritäten nicht ohne Grund festgelegt wurden, und sich darauf zu konzentrieren.
🔄 Aufgaben werden nicht oder falsch delegiert
Prioritäten setzen bedeutet nicht nur, die eigenen Aufgaben zu organisieren, sondern auch zu überlegen, ob jemand anders besser geeignet ist, einen Teil zu übernehmen. Dies beschleunigt nicht nur die Ergebnisse, sondern verbessert sie oft auch. Allerdings bedeutet Delegieren nicht, die Aufgabe aus den Augen zu verlieren. Selbst wenn ein Kollege sich um die Aufgabe kümmert, sollte der Fortschritt kontrolliert oder die Aufgabe einem besser geeigneten Kandidaten übertragen werden.
🚫 Neue Informationen werden ignoriert
Prioritäten sind keine festen Gesetze. Es ist erlaubt und sogar ratsam, sie regelmäßig zu hinterfragen, neu zu definieren oder anzupassen. Insbesondere bei neuen Informationen oder Umständen sollten diese berücksichtigt werden, da sie bestehende Prioritäten möglicherweise verschieben. Prioritäten erfordern Flexibilität, um sich an Veränderungen anzupassen.
Fazit
Erfolgreiches Arbeiten bedeutet nicht, möglichst viele Aufgaben abzuarbeiten, sondern sich auf die wesentlichen und wirkungsvollen Tätigkeiten zu konzentrieren. Durch gezieltes Priorisieren vermeiden Sie unnötigen Stress, steigern Ihre Effizienz und gewinnen mehr Kontrolle über Ihre Zeit.
Ob Eisenhower-Matrix, MoSCoW-Methode oder das Pareto-Prinzip – die richtige Strategie hilft Ihnen, Klarheit zu schaffen, Ablenkungen zu minimieren und Ihren Fokus auf das zu lenken, was wirklich zählt. Wer Prioritäten bewusst setzt, arbeitet nicht nur produktiver, sondern erreicht langfristig auch bessere Ergebnisse.
Machen Sie Priorisierung zu einem festen Bestandteil Ihres Arbeitsalltags – für mehr Struktur, weniger Stress und nachhaltigen Erfolg!
FAQ
Was sind Beispiele für Prioritäten auf der Arbeit?
Beispiele für Prioritäten auf der Arbeit umfassen Aufgaben wie die Einhaltung wichtiger Deadlines, die Bearbeitung dringender Kundenanfragen oder die Umsetzung mehrerer Projekte, die den Geschäftserfolg maßgeblich beeinflussen. Auch das Management kritischer Probleme oder das Erreichen von Leistungszielen können Prioritäten sein, die eine unmittelbare Auswirkung auf den Erfolg und die Effizienz Ihres Teams haben.
