Im modernen Projektmanagement spielt das Projektcontrolling eine zentrale, aber oft unterschätzte Rolle. Es umfasst weit mehr als nur finanzielle Überwachung und betrifft alle Aspekte der Projektdurchführung.
Effektives Projektcontrolling geht über die Analyse von Kennzahlen hinaus. Es beinhaltet Methoden und Prozesse zur kontinuierlichen Überwachung, Bewertung und Optimierung der Projektperformance. Von der Planungsphase bis zum Abschluss liefert es entscheidungsrelevante Informationen und ermöglicht proaktives Risikomanagement.
In diesem Blog werden wir die verschiedenen Dimensionen des Projektcontrollings näher beleuchten.
Was ist Projektcontrolling?
Projektcontrolling ist ein wesentlicher Bestandteil des Projektmanagements, der die Planung und Einhaltung von Budgets, Terminen und Zielen überwacht und steuert. Es umfasst sowohl operatives als auch strategisches Controlling, wobei das operative Projektcontrolling auf einzelne Projekte oder mehrere gleichzeitig laufende Projekte fokussiert ist und das strategische Projektcontrolling langfristige Entscheidungen über die Projektauswahl und -priorisierung unterstützt.
Warum ist Projektcontrolling wichtig?
Projektcontrolling ist entscheidend für den Erfolg eines Projekts, da es die Kosten und den Fortschritt in jeder Phase überwacht und steuert. Durch frühzeitiges Erkennen und Reagieren auf Probleme und Verzögerungen können Risiken minimiert und die Erfolgsrate von Projekten erhöht werden. Dies hilft, Projekte pünktlich und im Budget abzuschließen, indem ineffiziente Kommunikation, fehlendes Change-Management und unzureichende Fachkompetenzen identifiziert und adressiert werden.
Die wichtigsten Ziele im Fokus
Das Hauptziel des Projektcontrollings ist es, den geplanten und tatsächlichen Projektverlauf in Einklang zu bringen, indem die vereinbarten Kosten, Aufwände, Termine und Ergebnisse eingehalten werden. Der Projektplan dient dabei als zentrales Instrument, um Soll- und Ist-Daten zu vergleichen und Abweichungen frühzeitig zu erkennen.
Erfolgreiches Projektcontrolling: Das sind die Voraussetzungen!
Damit Projektcontrolling effektiv ist, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Zentral dabei ist die Transparenz in allen Bereichen und die genaue Planung. Hier sind die wichtigsten Punkte im Überblick:
Software Unterstützung im Einsatz: ZEP für mehr Projekterfolg und besseres Controlling
Wenn Sie die gesamte Projektplanung durchgeführt haben, sind Budgetplanung und Projektcontrolling kein großes Problem mehr. Mit einem Tool wie ZEP können Sie für jede Ressource individuelle Kostensätze hinterlegen, was die Budgetplanung erheblich vereinfacht. ZEP unterstützt Sie nicht nur bei der detaillierten Budgetplanung, sondern erleichtert auch die Grobplanung Ihres Projektes. Von der Projektplanung bis zum Abschluss bleibt das Projektcontrolling somit eine konstante Instanz für Ihre Projektsteuerung und -kontrolle.
Mit ZEP behalten Sie dank präziser Projektzeiterfassung die Leistungen Ihres Teams im Auge und stellen sicher, dass alle Ziele innerhalb der geplanten Zeit und des Budgets erreicht werden. Die Software ermöglicht eine effiziente Ressourcenplanung, digitale Projektverfolgung und elektronische Zeiterfassung, was zur Digitalisierung und Automatisierung Ihres Projektgeschäfts beiträgt. Durch die Minimierung manueller Eingaben reduziert ZEP Fehlerquellen und gewährleistet eine präzise Rechnungsstellung gemäß der neuen E-Rechnungspflicht. Zudem generiert ZEP wichtige Kennzahlen und Berichte, die Ihnen eine bessere Einsicht in den Projektstatus bieten und als Grundlage für fundierte Projektplanung und Entscheidungsfindung dienen.
Wie funktioniert Projektcontrolling? Methoden, Prozesse & Co. im Überblick
Im Projektcontrolling gibt es diverse Verfahren und Methoden, die je nach Projektanforderungen angewendet werden können. Die Wahl der geeigneten Maßnahmen hängt von Faktoren wie dem Umfang und der Wichtigkeit des Projekts, der Größe des Unternehmens und des Projektteams sowie den relevanten Kennzahlen und Messwerten ab.
Im Folgenden zeigen wir Ihnen einige Beispiele, wie Sie Projektcontrolling effektiv umsetzen können:
Projektstrukturplan (PSP)
Die Basis für alle Pläne und Erfolgsmessungen ist eine gründliche Projektplanung, bei der in der Regel der Projektstrukturplan (PSP) verwendet wird. Der PSP detailliert die zugrunde liegende Struktur des Projekts, indem es in Teilprojekte und darunter liegende Arbeitspakete aufgeteilt wird. Diese logische Verknüpfung der Elemente ermöglicht eine effektive Priorisierung, Ressourcenaufteilung und Zeitplanung, was besonders bei der Rückwärtsterminierung von Vorteil ist.
Earned Value Analysis (EVA)
Die Earned Value Analysis (EVA), auch bekannt als Leistungswertanalyse, überprüft den Fortschritt eines Projekts bis zum Fertigstellungswert. Wichtige Kennzahlen wie der Planwert, die Ist-Kosten und der Fertigstellungsgrad werden aus der Projektplanung entnommen und in Relation zueinander gesetzt. Die EVA ist besonders nützlich, da sie es ermöglicht, Deadlines mit den erbrachten Leistungen zu vergleichen und sowohl Kosten als auch Fertigstellungstermine während des Projekts zu beurteilen.
Nutzwertanalyse (NWA)
Die Nutzwertanalyse (NWA) ist eine eher subjektive Methode zur Beurteilung und Entscheidung über Projekte, insbesondere wenn objektive Kriterien wie finanzielle Kennzahlen nicht ausreichen. Bei der NWA werden zunächst relevante Kriterien ausgewählt und gewichtet, wobei die Gewichtung insgesamt 100 Prozent ausmacht. Jedes Projekt erhält dann Punkte für jedes Kriterium, basierend auf einer festgelegten Bewertungsskala (z. B. 1-5). Die gewichteten Punkte werden summiert, um den Nutzwert zu berechnen, wobei das Projekt mit dem höchsten Nutzwert die Entscheidung für sich gewinnt.
Ampelcontrolling
Das Ampelcontrolling, auch als Ampelsystem oder Ampel-Methode bekannt, bietet eine klare und deutliche Möglichkeit zur Statusbewertung von Aufgaben im Projekt. Der Fortschritt wird anhand der drei Ampelfarben Grün, Gelb und Rot visualisiert, wodurch sofort ersichtlich wird, an welchen Stellen im Projekt es kritisch wird. Diese Methode ist besonders nützlich für das Zeitmanagement und eignet sich hervorragend für Projekte mit vielen Deadlines, da sie eine laufende und aktuelle Beurteilung ermöglicht.
Meilenstein-Trendanalyse (MTA)
Mit der Meilenstein-Trendanalyse überprüfen Sie, ob alle festgelegten Meilensteine und ihre Termine eingehalten werden oder ob Verzögerungen auftreten, die die Zielerreichung gefährden könnten. Dabei werden Meilensteine definiert und für jeden ein frühester und spätester Zieltermin festgelegt. Im Projektverlauf erstellen Sie regelmäßig Prognosen über die voraussichtliche Erreichung der Ziele und visualisieren diese in einem Diagramm, das auf der x-Achse die Berichtszeitpunkte und auf der y-Achse die prognostizierten Zieltermine zeigt. Die entstehende Trendkurve gibt Aufschluss über den weiteren Verlauf des Projekts.
Kosten-Trendanalyse (KTA)
Die Kosten-Trendanalyse (KTA) vergleicht die Ist-Kosten mit den ursprünglich geplanten Kosten des Projekts und schätzt die verbleibenden Kosten bis zum Projektende. Durch diesen Vergleich kann der Projektcontroller feststellen, ob es erhebliche Abweichungen gibt und frühzeitig Risiken erkennen. Auf Basis dieser Analyse wird eine Prognose über den weiteren Verlauf des Projekts erstellt, die die Projektsteuerung unterstützt und hilft, notwendige Anpassungen vorzunehmen.
Risikoanalyse
Die Risiko-Analyse ist eine zentrale Methode im Projektcontrolling, die regelmäßig durchgeführt und dokumentiert werden sollte. Sie dient der Einschätzung, Bewertung und Priorisierung von Risiken durch Zuweisung von Werten zwischen 0 und 9 sowie der Eintrittswahrscheinlichkeit in Prozent. Die Risikokennzahl ergibt sich aus der Multiplikation dieser Werte und hilft, das Risiko in Kategorien wie gering (0-3), mittel (3,1-6) oder hoch (6,1-9) einzuordnen. Diese Klassifikation ermöglicht eine gezielte Steuerung und Maßnahmenplanung zur Risikominderung.
Welche KPI Kennzahlen gibt es?
Für das Projektcontrolling sind zu Beginn festgelegte Kennzahlen entscheidend, um den Fortschritt und Erfolg eines Projekts zu überwachen. Je nach Projekt können unterschiedliche Kennzahlen relevant sein. Üblicherweise werden folgende Parameter als KPI-Kennzahlen genutzt:
- Projektziele: Überwachung, ob die festgelegten Ziele erreicht werden.
- Leistungsfortschritt: Messung des Fortschritts im Vergleich zum geplanten Zeitrahmen.
- Qualität der Leistung: Bewertung der Qualität der erbrachten Leistungen und Ergebnisse.
- Termine und Meilensteine: Einhaltung von Deadlines und wichtigen Meilensteinen im Projektverlauf.
- Projektkosten/Finanzmittel/Ressourceneinsatz: Kontrolle der Ausgaben, Budgetnutzung und Ressourcenzuteilung.
- Projektumfeld: Analyse der externen und internen Faktoren, die das Projekt beeinflussen.
- Projektrisiken: Identifizierung und Bewertung von Risiken, die den Projektverlauf gefährden könnten.
- Soziale Beziehungen und Zusammenarbeit: Beurteilung der Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb des Projektteams.
Diese Prozesse dürfen im Projektcontrolling nicht fehlen!
Im Projektcontrolling sind bestimmte Prozesse unerlässlich, um eine effektive Planung, Überwachung und Steuerung von Projekten zu gewährleisten. Die Norm „DIN 69901-5:2009-1: Projektmanagementphase „Steuerung““ definiert 15 wesentliche Prozesse für das Projektcontrolling, von denen 6 obligatorisch sind. Hier ist eine Übersicht der wichtigen Prozesse:
Diese Prozesse sind entscheidend, um sicherzustellen, dass alle Aspekte des Projekts effektiv überwacht und gesteuert werden, und bieten eine solide Grundlage für die Kommunikation mit Stakeholdern und Teammitgliedern.
Welchen typischen Herausforderungen stellen sich Unternehmen beim Projektcontrolling?
Projektcontrolling ist ein komplexer Prozess, der weit über die reine Überwachung hinausgeht. Für Unternehmen ergeben sich dabei typische Herausforderungen, wie die präzise Planung und Sicherstellung umfassender Transparenz. Wenn diese Voraussetzungen jedoch erfüllt sind, profitieren Teams von einer frühzeitigen Risikoerkennung, klaren Zielvorgaben und vereinfachter Kommunikation mit Stakeholdern. Zudem ermöglicht es eine transparente Analyse von Leistung, Kosten und Pünktlichkeit sowie fundierte Entscheidungshilfen bei mehreren Alternativen.
Fazit
Effektives Projektcontrolling ist für den Erfolg moderner Unternehmen unverzichtbar. Es geht weit über die reine Kostenüberwachung hinaus und umfasst die ganzheitliche Steuerung von Projekten - von der Planung bis zum Abschluss. Durch den Einsatz geeigneter Methoden wie Earned Value Analysis, Meilenstein-Trendanalyse oder Ampelcontrolling können Unternehmen Risiken frühzeitig erkennen, Ressourcen optimal einsetzen und Projekte zielgerichtet zum Erfolg führen.
Die größten Herausforderungen liegen dabei in der präzisen Planung, der Schaffung von Transparenz und der konsequenten Anwendung der Controlling-Prozesse. Moderne Projektmanagement-Software wie ZEP kann hier einen entscheidenden Beitrag leisten: Sie unterstützt bei der detaillierten Budgetplanung, ermöglicht eine effiziente Ressourcensteuerung und liefert in Echtzeit wichtige KPIs für fundierte Entscheidungen.
Letztlich ist Projektcontrolling kein Selbstzweck, sondern ein mächtiges Instrument zur kontinuierlichen Verbesserung. Es befähigt Unternehmen, aus Erfahrungen zu lernen, Prozesse zu optimieren und die Erfolgsquote ihrer Projekte stetig zu erhöhen. In einer zunehmend komplexen und dynamischen Geschäftswelt wird effektives Projektcontrolling damit zu einem entscheidenden Wettbewerbsvorteil.
