Als Projektmanager kennen Sie das: Eine wichtige Ressource fällt aus, das Wetter verzögert den Bau oder das neue System läuft nicht auf alten Servern. Welches Projekt läuft schon 100 Prozent nach Plan? Herausforderungen machen gut durchdachte Pläne oft obsolet. Doch was wäre, wenn einige dieser Risiken im Voraus vermieden worden wären? Wenn das Budget nicht überschritten worden wäre oder das Projekt durch zeitgerechte Intervention gerettet worden wäre?
Diese Fragen betreffen das Risikomanagement im Projekt. Durch frühzeitige Identifikation, Bewertung und Bearbeitung von Risiken können Verzögerungen, Budgetüberschreitungen und Projektausfälle vermieden werden. In diesem Blog erfahren Sie, wie Sie mit 5 Methoden das Risikomanagement im Projekt optimieren können.
Was ist Risikomanagement?
Was bedeutet für Sie der Begriff Risiko? Hat dieser eher zeitlichen Bezug? Oder wirtschaftlichen? Das Gabler Wirtschaftslexikon hält folgende Definition bereit:
„Kennzeichnung der Eventualität, dass mit einer (ggf. niedrigen, ggf. auch unbekannten) Wahrscheinlichkeit ein (ggf. hoher, ggf. in seinem Ausmaß unbekannter) Schaden bei einer (wirtschaftlichen) Entscheidung eintritt oder ein erwarteter Vorteil ausbleiben kann.“
Der Begriff Risikomanagement lässt sich leicht erklären: Angenommen, Risiken könnten sich negativ auf die Erreichung Ihrer Projektziele auswirken, dann umfasst das Risikomanagement sämtliche Maßnahmen, um effektiv mit diesen Risiken umzugehen:
Warum ist Risikomanagement wichtig?
Risikomanagement zählt zu Ihren essenziellen Aufgaben als Projektmanager. Dennoch könnte es gelegentlich als undankbar erscheinen. Die Wahrheit ist: Es ist unmöglich, sämtliche Risiken gänzlich zu eliminieren. Stellt sich die Fragen, ob es dann überhaupt sinnvoll ist, diesen Versuch zu unternehmen. Ist der damit verbundene Aufwand gerechtfertigt?
Absolut! Selbst wenn eine hundertprozentige risikofreie Lösung nicht existiert, ermöglicht geschicktes Risikomanagement zumindest, das Scheitern Ihrer Projekte zu verhindern. Warum also sollten Sie sich mit Risikomanagement beschäftigen?
Projektschutz durch Risikomanagement
Ihre vorrangige Mission als Projektmanager ist es, Ihre Projekte erfolgreich abzuschließen, die gesetzten Ziele zu erreichen und idealerweise auch die Zufriedenheit Ihrer Stakeholder sicherzustellen. In diesem Kontext ist es äußerst nützlich, durch den Einsatz spezifischer Methoden die Auswirkungen bereits eingetretener Risiken zu minimieren oder die Wahrscheinlichkeit ihres Auftretens zu verringern. Hier kommt das Risikomanagement ins Spiel: Selbst bei einem reibungslosen Ablauf kann Risikomanagement dazu beitragen, die Realisierung Ihrer Projektziele abzusichern und den Projekterfolg zu sichern.
Reaktionsfähigkeit durch Risikomanagement
Stellen Sie sich folgendes vor: Ein unerwartetes Problem tritt im Projektverlauf auf und Sie müssen unverzüglich handeln. Wäre es nicht viel effizienter, wenn Sie bereits in der Projektplanung über Risiken nachgedacht hätten und sogar vorbereitende Maßnahmen getroffen hätten? Damit Sie im Zweifel schnell auf Probleme reagieren können, ist es sinnvoll, sich bereits zu Beginn des Projektes intensiv mit möglichen Risiken auseinanderzusetzen.
Prävention statt Reaktion
Einige Probleme lassen sich durch frühzeitige Überlegungen und gezielte Gegenmaßnahmen entweder reduzieren oder sogar gänzlich vermeiden. Und genau darum geht es beim Risikomanagement. Wenn Sie außerhalb der Stoßzeiten fahren, verringern Sie die Wahrscheinlichkeit im Stau zu stehen. Logisch, oder? Durch die Auswahl von zertifizierten Lieferanten reduzieren Sie die Möglichkeit von minderwertigen Produkten. Wenn im Projektverlauf vermehrt unerwartete Risiken auftreten, werden Sie als Projektmanager schnell zum Krisenmanager.
Natürlich können unerwartete Situationen auch bei einem effektiven Risikomanagement auftreten. In den meisten Fällen tritt allerdings das Gegenteil ein: Als Projektmanager bleiben Sie handlungsfähig, weil Sie sich vor Projektstart Gedanken über mögliche Risiken gemacht haben und sich der Gefahren bewusst sind. Das fördert nicht nur Ihren Projekterfolg, sondern verleiht Ihnen ein gewisses Maß an Sicherheit.
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Risikomanagement – 7 Methoden
Wenn Sie mit Ihrem Unternehmen oder Ihren Projekten nicht scheitern möchten, dann reicht es nicht aus, irgendwann mal auf die Risiken zu schauen und dann irgendetwas dagegen zu tun. Deshalb sollten Sie das Risikomanagement als Kreis verstehen – als etwas, das Sie immer wieder tun (müssen), damit Ihre Projekte erfolgreich werden. Beim Thema Risikomanagement ist es in der Regel so, dass jeder weiß, dass es „irgendwie wichtig“ ist. Risiken lauern schließlich überall: in jedem Vorhaben, in jedem Projekt und für jedes Unternehmen.
Und trotzdem: In vielen Fällen wird Risikomanagement nur halbherzig betrieben. Bevor ein Projekt startet, machen Sie sich Gedanken darüber, was das Ziel sein soll und welche Risiken ggf. auftreten könnten. Vielleicht definieren Sie sogar konkrete Maßnahmen. Aber: Wissen Sie, ob Ihre Maßnahmen überhaupt greifen? Oder was machen Sie, wenn sich die Risikolage verändert? Risikomanagement ist ein Rad, das Sie immer wieder drehen sollten, um nicht zum Stillstand zu kommen. Folgende sieben Methoden helfen Ihnen dabei:
Maßnahme 1: Risiken identifizieren 🕵️
Damit Sie überhaupt erst Maßnahmen für eventuelle Risiken ausarbeiten können, müssen Sie die Risiken zuerst identifizieren. Und genau dort setzt Schritt 1 des Risikomanagements an. Stellen Sie sich zu Beginn eines jeden Projektes daher die Frage: Was kann alles schiefgehen? Was ist eventuell bei ähnlichen Projekten in der Vergangenheit schon schiefgegangen und wie haben Sie darauf reagiert?
Wenn Sie bereits eine Umfeldanalyse gemacht haben, könnten Sie dort Hinweise auf mögliche Risiken finden. Wichtig: Die Identifizierung von Risiken sollten Sie nicht im Alleingang bewältigen. Beziehen Sie das komplette Projektteam und auch Ihre Stakeholder mit ein! Je mehr Input Sie bekommen, desto umfangreicher können Sie eventuelle Risiken ausmachen. Doch: Wo lauern Risiken? Welche potenziellen Quellen können Sie für Risiken identifizieren?
Konkurrierende Ziele: Projektziele beeinflussen sich idealerweise gegenseitig positiv. Es gibt aber auch Projektziele, die miteinander konkurrieren oder sich gegenseitig ausschließen können. Dies kann zu Risiken für Ihr aktuelles Projekt führen.
Projektumfeld: Es gibt immer wieder Faktoren aus Ihrem Projektumfeld, die das Projekt einschränken können, wie beispielsweise Deadlines, Regularien, Wetter. Durch die Frage, was bei Nichtbeachtung dieser Faktoren geschieht, können Sie schnell mögliche Risiken identifizieren.
Stakeholder: Ihre Stakeholder können maßgeblich zum Scheitern eines Projektes beitragen, insbesondere wenn sie hohen Einfluss auf Ihre Projekte haben.
Projektstrukturplan: Der PSP enthält alle Arbeitspakete, die Sie im Projektverlauf erledigen müssen. Ein Blick darauf ermöglicht Ihnen oft Erkenntnisse, welche Arbeitspakete potenziell kritisch werden könnten.
Ablaufpläne: Alle Projekte sind grundsätzlich zeitkritisch. Die Arbeitspakete, die im PSP aufgelistet sind und potenziell risikoreich sein können, werden erst sichtbar, wenn Sie einen präzisen Ablaufplan Ihres Projektes erstellen.
Eigene Erfahrungen: Hören Sie auf Ihren Bauch, wenn es um die Identifizierung möglicher Risiken geht. Vielleicht können Sie aus persönlichen Erfahrungen heraus potenzielle Risiken identifizieren.
Maßnahme 2: Risiken bewerten ⚖️
Sobald Sie eine Sammlung aller möglichen Risiken erstellt haben, sollten Sie diese Risiken bewerten – also priorisieren. So finden Sie heraus, welche Risiken wirklich wichtig sind, denn: nicht alle Risiken haben gleichermaßen Einfluss auf Ihr Projekt. Konzentrieren Sie sich auf die bedrohlichsten Risiken und erörtern Sie:
- Mit welcher Wahrscheinlichkeit das Risiko eintreten kann
- Welchen Schaden Ihr Projekt nimmt, sollte das Risiko eintreten
- Wie hoch der finanzielle Schaden sein könnte
Die Risikobewertung im Projektmanagement ist nicht schwer, denn Risiken werden in der Regel nach zwei Kriterien bewertet: der Eintrittswahrscheinlichkeit und der Tragweite. Multiplizieren Sie diese beiden Faktoren, haben Sie den Risikowert für Ihr Projekt ermittelt. Auf dieser Basis können Sie nun mögliche Strategien definieren.
Maßnahme 3: Strategien definieren 🧭
Sobald es darum geht, Strategien für einzelne Risiken zu entwickeln, sollten Sie sich folgende Fragen stellen:
Maßnahme 4: Maßnahmen definieren 🛠️
Für alle Projekte, die sie weder ignorieren noch an Dritte abgeben können, müssen Sie selbst geeignete Maßnahmen entwickeln. Wenn Sie Risiken dabei nicht komplett vermeiden können, sollten Sie sie wenigstens reduzieren. Dabei gibt es zwei Möglichkeiten: Sie reduzieren die Eintrittswahrscheinlichkeit oder die Tragweite, also den Schaden. Um die Auswirkungen bei Eintritt der Risiken möglichst gering zu halten, können Sie entweder präventive oder korrektive Maßnahmen ergreifen:
Präventive Maßnahmen: Mit präventiven Maßnahmen zielen Sie darauf ab, das Risiko von vornherein zu verhindern. Um als präventiv betrachtet zu werden, muss die Maßnahme daher auf die Ursache des Risikos abzielen. Vorbeugende Maßnahmen reduzieren die Eintrittswahrscheinlichkeit eines Risikos und können unter bestimmten Umständen auch die Auswirkungen oder den Schaden mindern.
Korrektive Maßnahmen: Wenn das Risiko bereits eingetreten ist, sollten Sie auf korrektive Maßnahmen zurückgreifen. Anstatt die Ursache zu beheben, zielt eine korrektive Maßnahme darauf ab, den entstandenen Schaden zu reduzieren. Die Eintrittswahrscheinlichkeit bleibt bei der Wahl dieser Maßnahme unberührt, da die Ursache nicht verhindert wird (oder verhindert werden kann).
Ein häufig missverstandenes Beispiel hierfür ist der Abschluss einer Versicherung. Diese wird im Voraus abgeschlossen, zählt aber nicht als präventive Maßnahme. Warum? Eine Versicherung ist immer eine korrektive Maßnahme, da sie nicht die Eintrittswahrscheinlichkeit reduziert, sondern darauf ausgerichtet ist, den Schaden nach Eintritt des Risikos möglichst klein zu halten. Aber: Sollten Sie nicht immer darauf abzielen, die Ursachen zu bekämpfen und präventiven Maßnahmen den Vorzug geben? Nicht unbedingt. Korrektive Maßnahmen sind dann sinnvoll, wenn die Kosten und der Aufwand für präventive Maßnahmen sehr hoch sind oder das Risiko eine sehr geringe Eintrittswahrscheinlichkeit aufweist.
Maßnahme 5: Maßnahmen umsetzen ⚙️
Sobald Sie für Ihr Projekt geeignete Maßnahmen zum Risikomanagement definiert haben, geht es an die Umsetzung. Bei der Umsetzung geht es vor allem darum, Arbeitspakete für jede einzelne Maßnahme zu etablieren. Warum? Die Umsetzung jeder Maßnahme sollte einer verantwortlichen Person oder einem verantwortlichen Team obliegen. Diese sind für die korrekte Umsetzung der Maßnahme verantwortlich. Wenn Sie als Projektmanager die Maßnahmen nicht selbst umsetzen, delegieren Sie diese an geeignete Teammitglieder.
Maßnahme 6: Auswirkungen prüfen 📊
In vielen projektorientierten Unternehmen hört das Risikomanagement mit der Umsetzung aller geeigneten Maßnahmen auf. Und wer kontrolliert, ob diese Maßnahmen den gewünschten Effekt haben? Nur wenn Sie Maßnahmen nachhalten und prüfen, können Sie feststellen, ob Ihr Risikomanagement überhaupt erfolgreich war. Und auch für das Reporting an Ihren Kunden spielt diese Auswertung eine wichtige Rolle. Folgende Fragen sollten Sie in dieser Phase des Risikomanagements beantworten können:
- Wurden die definierten Maßnahmen überhaupt umgesetzt?
- Waren die ergriffenen Maßnahmen erfolgreich?
- Konnten Risiken durch die Umsetzung der Maßnahmen vermieden oder reduziert werden?
Wenn Sie diesen drei Fragen an dieser Stelle Ihres Projektes nicht nachgehen, sind Sie quasi im Blindflug und die vorherige Arbeit war umsonst. Denn: Ohne Überprüfung der Maßnahmen können Sie kaum noch etwas ändern, sollten Risiken eintreten oder Ihr Projekt scheitern.
Maßnahme 7: Risiken überwachen 🔍
Es ist von zentraler Bedeutung, während des gesamten Projektverlaufes ein Augenmerk auf mögliche Risiken zu richten. Wie Sie wissen, handelt es sich bei Risiken meist nicht um statische Strukturen, sondern um dynamische Elemente. Aber warum sollten Sie regelmäßige Risikoüberwachungen bzw. ein kontinuierliches Risikomonitoring durchführen?
Risikomanagement im Projekt: Ein konkretes Beispiel
Ein Consulting-Unternehmen plant die Implementierung eines neuen IT-Systems für einen Kunden. Während der Projektplanung identifiziert das Team verschiedene Risiken:
Probleme bei der Code-Integration oder Fehler in der Programmierung könnten zu Verzögerungen führen und zusätzliche Kosten verursachen. Um diese Risiken zu minimieren, werden regelmäßige Code-Reviews und agile Arbeitsmethoden eingeführt. Zusätzlich werden Pufferzeiten im Zeitplan berücksichtigt.
Ein weiteres Risiko besteht in unklaren Anforderungen seitens des Kunden, was zu fehlender Funktionalität im System und Konflikten führen könnte. Das Team setzt auf kontinuierliche Kommunikation und konstruktives Feedback mit dem Kunden, klare Anforderungsdokumentation und iterative Anpassungen, um diese Risiken zu adressieren.
Zusätzlich könnte mangelnde Schulung der Mitarbeiter nach der Implementierung zu einer niedrigen Systemadoption und hohen Supportanfragen führen. Das Unternehmen plant daher umfassende Schulungspläne, frühzeitige Schulungen und kontinuierliches Feedback von den Mitarbeitern.
Technische Probleme wie Hardware- oder Netzwerkfehler während der Implementierung stellen ebenfalls Risiken dar, die zu Systemausfällen und Verzögerungen führen könnten. Um diese Risiken zu mindern, werden Backup-Pläne für Hardware-Fehler erstellt, redundante Netzwerklösungen implementiert und schnelle Reaktionsfähigkeit bei auftretenden Problemen sichergestellt.
Diese Risikoanalyse hilft dem Consulting-Team, präventive Maßnahmen zu ergreifen, um potenzielle Probleme zu minimieren und sicherzustellen, dass das Projekt erfolgreich abgeschlossen wird.
Risikomanagement: Verschiedene Branchen im Vergleich
Das Risikomanagement im Projektmanagement variiert stark je nach Branche. In der Consulting- und IT-Dienstleistungsbranche ist Flexibilität entscheidend, um auf sich schnell ändernde Anforderungen und technologische Herausforderungen reagieren zu können. Ingenieure und Bauunternehmen hingegen setzen stark auf präventive Maßnahmen, um Risiken bei Bau- und Infrastrukturprojekten zu minimieren. Kanzleien und Agenturen legen großen Wert auf den Schutz der Kundendaten und die Einhaltung rechtlicher Vorgaben, was ein differenziertes Risikomanagement erfordert.
Fazit
Das Risikomanagement ist keine optionale Aufgabe, sondern ein unverzichtbarer Bestandteil erfolgreicher Projektarbeit. Trotz sorgfältiger Planung und Durchführung bleibt kein Projekt zu 100 Prozent von Herausforderungen verschont. Die rechtzeitige Identifikation, Bewertung und Bewältigung von Risiken ist der Schlüssel, um Verzögerungen, Budgetüberschreitungen und Projektausfälle zu vermeiden. Es ermöglicht Projektmanagern nicht nur, proaktiv auf Probleme zu reagieren, sondern auch die Grundlage für einen stabilen Projekterfolg zu legen.
