Designagentur benötigt effiziente Zeiterfassungssoftware
„Da wir seit fast 15 Jahren in der Branche tätig sind, war uns bereits bei der Gründung von Corpus-C bewußt, wie wichtig effiziente Zeiterfassung für unser Geschäft ist“, sagt Alexander Müller. „Anfangs haben wir zwar auch noch mit Excel-Tabellen gearbeitet, aber als nach einem arbeitsintensiven Projekt nachzutragende Stunden aus drei Wochen anfielen, wurde uns klar: Wir können diese Zeit besser Nutzen, etwa indem wir neue Kunden akquirieren“, so Müller. Folglich begann die Suche nach einer günstigen und effizienten Zeiterfassungssoftware, die auch Projektmanagement, Reisekostenabrechnungen und Faktura beherrschen sollte.
Hohe Ansprüche an Datensicherheit
„Was uns an ZEP überzeugt hat, war unter anderem die Möglichkeit, die Software über das Internet zu mieten“, erklärt Sebastian Maier. „Damit entfiel für uns der ganze Administrationsaufwand, den eine Serverinstallation mit sich gebracht hätte, und wir mussten keine großen Summen in Produktlizenzen investieren.“ Auch in Sachen Sicherheit konnte ZEP bei den Designern punkten. „Die hohen Ansprüche an Datensicherheit, die der Server von provantis erfüllt, sind für kleinere Firmen technisch und finanziell oft gar nicht zu realisieren“, erklärt Maier. Innerhalb des ZEP-Clusters von provantis werden alle Daten ständig auf einem zweiten Server gespiegelt. Zusätzlich findet eine tägliche Datensicherung statt. Dabei werden über eine verschlüsselte VPN-Verbindung alle Daten an einen zweiten Standort übertragen und auf Magnetband gesichert.
Seit Februar 2009 arbeitet Corpus-C nun mit ZEP. „Die Bedienung ist sehr intuitiv. Innerhalb von zehn Sekunden hat man seine Arbeitszeit für ein Projekt erfasst“, berichtet Alexander Müller. So kam ZEP auch bei den Mitarbeitern gut an. „Bei uns ist jedem klar, dass die genaue Erfassung aller Aufwände dazu dient, Arbeitsabläufe zu optimieren und bei Projekten den Überblick zu behalten“, so Müller weiter, dessen Lieblingsfunktion die automatische Rechnungserstellung ist: „eine Funktion, die uns viel Zeit spart.“ Das Faktura-Modul von ZEP bietet eine detaillierte Aufschlüsselung aller angefallenen Kosten auf Basis der erfassten Zeiten. So sind für den Kunden die von ihm abgerufenen Leistungen immer klar ersichtlich. „Einem Kunden, der seine Rechnung nachvollziehen kann, brauche ich nicht lange am Telefon zu erklären, welche Leistung sich hinter diesem oder jenem Betrag verbirgt“, sagt Müller.
Plattformübergreifend und ortsunabhängig
Bei Corpus-C hat sich ZEP innerhalb kürzester Zeit bewährt und den Geschäftsführern sowie den Mitarbeitern neue Spielräume für ihr eigentliches Tagesgeschäft eröffnet. Das liegt auch daran, dass ZEP durch die Bedienung über den Webbrowser ortsunabhängig und plattformübergreifend eingesetzt werden kann. Ob Mitarbeiter mit ihrem MAC oder PC gerade in Fürth, Stuttgart oder Berlin unterwegs sind, spielt keine Rolle, solange ein Zugang zum Internet besteht. „ZEP hat uns überzeugt. Nie kam es zu Abstürzen oder Datenverlust.“
„Wir würden uns jederzeit wieder dafür entscheiden und können die Software von provantis uneingeschränkt empfehlen“, so Maier.
