Zeitnachweise von Anfang an mit ZEP
Die Berater der FSP GmbH Consulting & IT-Services aus Köln setzen seit der Gründung des Unternehmens 2002 bei der Zeiterfassung ihrer Mitarbeiter auf ZEP Professional, die Web-Anwendung von provantis. Alle Zeitnachweise für Kundenrechnungen und die Rechnungsstellung selbst erfolgen über das System.
Lösung zur dezentralen Zeiterfassung
Da die Berater ständig unterwegs sind, kam nur eine Lösung in Frage, die eine dezentrale Zeiterfassung unterstützt.
Das Spektrum typischer Projekte bei FSP ist breit und reicht von Zeiträumen von rund zwei Monaten bis hin zu einer Dauer von mehreren Jahren. Häufig ergeben sich im Laufe der Projekte neue Anforderungen, woraus sich wiederum Folgeprojekte beim Kunden entwickeln. Während dieser Zeit arbeiten die Mitarbeiter bei den Kunden vor Ort – umso wichtiger ist es, das gesamte Team zu erfassen und alle Ressourcen in ein System einzubinden.
Nach 8 Jahren Nutzung: Erweiterung auf ZEP Professional mit Faktura
„Der große Vorteil, den uns ZEP in der Praxis bietet, ist die Möglichkeit der dezentralen Zeiterfassung über das Internet“, sagt Ralf Bräutigam. Wenn die Mitarbeiter unterwegs sind, tragen sie ihre Zeiten über das Laptop ins System ein. Dass ZEP als Software as a Service mit späterer Kaufoption angeboten wird, war bei der Auswahl der Web-Anwendung für das noch junge Unternehmen ein weiterer Pluspunkt. Zunächst mieteten die Kölner das System für bis zu 50 User, nach fünf Jahren wurde es gekauft. Seit Februar 2011 nutzt FSP zusätzlich zum Standardpaket „ZEP Professional“ die Module „Faktura“ und „Dokumentengenerator“.
Projekt-Controlling mit ZEP
Bei allen Projekten werden die Zeiten und Belege damit erfasst, die Reisekosten abgerechnet, die Rechnungen gestellt und das Projekt kontrolliert. Auch Überstunden und Urlaube erfasst und organisiert das Unternehmen mit der Software. Da im System für jedes Projekt das entsprechende Budget hinterlegt ist, ist jederzeit ersichtlich, wie viel von den vereinbarten Ressourcen bereits genutzt wurden. „Vor allem wenn es um umfangreichere Aufträge geht, bei denen mehrere Mitarbeiter auf das Projekt buchen, ist diese Übersicht besonders wichtig“, sagt Lydia Happe, Assistentin der Geschäftsleitung. Gemeinsam mit ihrer Kollegin verantwortet sie die Buchhaltung.
Besonders zufrieden sind die ZEP-Anwender mit der Verlässlichkeit der Lösung: der hohen Stabilität und der kurzen Antwortzeiten. Wünschen würden sich die FSPler eine Session-Timeout-Funktion, die sich individuell einstellen ließe. Denn alle FSP-Mitarbeiter nutzen das System täglich – jedoch unterschiedlich lange: Während etwa die Buchhaltung für ihre Arbeit ein ständig aktualisiertes und geöffnetes ZEP benötigt, tragen die Berater oft nur einmal am Tag beim Kunden oder von unterwegs ihre Zeiten ein. Für sie wäre eine solche „Auto-off“-Funktion, die den Zugang zu ZEP nach einer einstellbaren Zeit automatisch beendet, sehr von Vorteil.
Vollständige Rechnungsstellung über das System
Transparenz und Genauigkeit haben für die Kölner besondere Relevanz. Deshalb sind bei FSP seit Februar 2011 auch die ZEP-Zusatzmodule „Faktura“ und „Dokumenten-Generator“ im Einsatz. Die Zeiterfassungs- und Projektmanagement-Lösung wurde damit zu einem vollständigen Rechnungsstellungssystem erweitert, das die anfallenden Arbeitsprozesse weiter vereinfacht: Pauschalierte sowie aufwandsbezogene Rechnungen lassen sich damit erstellen, Reisekosten werden direkt in die Rechnung übernommen und es lassen sich Zahlungspläne definieren. Zudem lässt sich die Erstellung von wiederkehrenden Rechnungen automatisieren. Im System kann der Firmenbriefkopf hinterlegt werden, so dass Rechnungen oder Auswertungen direkt aus ZEP heraus an den Kunden gesendet werden können.
Alle Detailinformationen zu Kostenabrechnungen, Belegauswertungen, Projektzeitnachweisen, Überstunden und Monatsendauswertungen sind heute im System transparent hinterlegt. Auch nicht abgerechnete Zeiten lassen sich sofort erkennen. „Für die meisten unserer Kunden ist der Zeitnachweis unserer Mitarbeiter aus ZEP ausreichend. Und so wird eine Kopie des Nachweises einfach unserer Rechnung beigelegt“, so Lydia Happe.
An das Kernsystem wachsen die Ansprüche
Da mit dem System täglich gearbeitet wird, lautet der Anspruch an ZEP, „eine Arbeitserleichterung auf Knopfdruck“ zu sein. Damit bei der Rechnungsgenerierung auch alle Kundenanforderungen berücksichtigt werden können, sind einzelne Erweiterungen wünschenswert, so Lydia Happes: „Gerade bei den Kunden, die die Leistungen von FSP nach Tagessätzen abgerechnet haben wollen, wäre die Möglichkeit wichtig, die Anzahl der Nachkommastellen beliebig einstellen zu können. Bisher ermöglicht das System nur Angaben bis zu maximal zwei Stellen nach dem Komma.“ In diesem Fall müssten daher die Beträge per Hand ausgerechnet und die Differenzen im System korrigiert werden.
ZEP als administratives Kernsystem hat die Planung deutlich vereinfacht: Die Software bietet neben dem projektbezogenen Plan/Ist Vergleich und Ertragsauswertungen auch eine monatliche, quartalsbezogene oder jährliche Umsatzprognose.
