Die eigene Organisation perfektionieren
Vor dem Einsatz des „Software as a Service“-Tools (SaaS-Tool) ZEP erfassten die Mitarbeiter der Gesellschaft für Consulting und Implementierung (GCI) ihre Stunden in Excel-Tabellen. „Das war mit einem hohem Zeitaufwand für jeden Mitarbeiter verbunden und gleichzeitig schwer zu kontrollieren“, sagt Elke Ploder, Assistentin der Geschäftsleitung am österreichischen Standort.
Aus diesem Anlass suchte das Beratungshaus für den Mittelstand im Internet nach einer webbasierten Software, mit der die Anwender ihre Stunden einfach, bequem und zu jeder Zeit erfassen können. ZEP sei, wie sich schnell herausstellte, die „optimale Lösung“ für die Beratungsexperten gewesen, so Elke Ploder. Auch die individuelle Zusammenstellbarkeit von einzelnen Anwendungsmodulen und das Preis-Leistungs-Verhältnis haben GCI besonders überzeugt. „Wir mussten nicht das Komplett-Paket buchen, sondern haben uns für die Version ZEP Professional mit dem zusätzlichen Abteilungsmodul entschieden“, ergänzt Elke Ploder.
„Learning by doing“
Die Einführungsphase von ZEP, die bei CGI maximal 4 Manntage in Anspruch nahm, schätzt Elke Ploder als mittleren Aufwand ein. Das zweistündige Einführungswebinar – ein Seminar, das online gehalten wird –, war mit einer Telefonkonferenz gekoppelt, bei der man Fragen sofort klären konnte. „Die Einführung war für alle Kollegen verständlich und logisch nachvollziehbar. Es war ein gutes Tutorial“, berichtet sie. Nach der Devise „Learning by doing“ arbeiteten sich die rund 15 Mitarbeiter des Wiener Standortes der GCI schnell und intuitiv in die neue Software ein. „ZEP ist einfach und durch die Hilfefenster selbsterklärend aufgebaut, sodass wir die Handbücher kaum benötigten“, sagt Elke Ploder.
„Tauchen dennoch ab und an Fragen auf, unterstützt uns das ZEPSupportteam rasch, unkompliziert und fachkundig.“ Über die Hotline von provantis sind die ZEP-Berater in Ditzingen sehr gut erreichbar und können so sofort weiterhelfen. „Dieser Service spart uns viel Zeit und erleichtert uns die Arbeit“, erläutert die Assistentin der Geschäftsleitung.
Problemloser Zugang für alle Mitarbeiter
Das Beratungsunternehmen GCI organisiert über ZEP insbesondere die Zeiterfassung, die Reisekostenabrechnung und das Projektmanagement. Elke Ploder wertet seit rund neun Jahren die Projekte aus und rechnet die Reisekosten ab. Für sie ist ZEP hierbei eine „große Erleichterung, da die Auswertungen mit ZEP wesentlich schneller laufen als in Excel.“ Darüber hinaus wird es zum Datenaustausch von PDF- und CSV-Formaten verwendet.
Da ZEP nur einer stabilen Internetverbindung bedarf, können die Mitarbeiter auch unterwegs per iPhone oder Laptop jederzeit auf ihre Reisezeiten-, Stunden- und Projekterfassung zugreifen. Zudem ist die webbasierte Software ideal für die vier Mitarbeiter in Rumänien und die freien Mitarbeiter von GCI, da sie auch per Internet einen problemlosen Zugang haben. „ZEP gibt es auch auf Englisch. Das ist natürlich optimal für unsere rumänischen Kollegen und unsere internationalen Mitarbeiter“, erklärt Frau Ploder. Ein weiterer Pluspunkt: Es gab bei GCI noch keine technischen Störungen mit dem SaaS-Tool. „Die Software funktioniert auch einwandfrei, wenn mehrere Kollegen gleichzeitig im System eingeloggt sind“, betont Elke Ploder.
Das Fazit und der Ausblick
„Die individuelle ZEP Software ist sehr effektiv, da wir mit dem Tool sowohl unser Zeitmanagement als auch unsere Kosten optimieren konnten“, sagt Ploder zusammenfassend. Da der Nutzwert für das Unternehmen beachtlich ist, wird es die Software definitiv weiter verwenden und eventuell noch das Modul zur Urlaubserfassung zusätzlich mieten.
