Zeiterfassung: Von der Eigenlösung zur Standardsoftware
Bei der Gründung des Unternehmens im Jahr 2006 entschied sich die Korn Consult GmbH dazu, selbst eine Softwarelösung für die Erfassung der Projektzeiten zu entwickeln. „Diese Lösung war bereits browserbasiert und wurde in der Cloud betrieben“, erinnert sich Christian Korn, Partner und Chief Financial Officer (CFO) bei der Korn Consult GmbH. Hauptgrund für das Cloud-Betriebsmodell war der von Anfang an verfolgte internationale Ansatz des Unternehmens - bereits ein Jahr nach Gründung wurde das erste Auslandsbüro in Rumänien eröffnet.
Im Zuge des raschen Unternehmenswachstums und eines rasanten Ausbaus der ausländischen Dependancen stieß die Eigenentwicklung allerdings schon bald an ihre Grenzen.
„Die kontinuierliche Modernisierung und Weiterentwicklung, z.B. das Ergänzen von Apps für den mobilen Einsatz, wurde mit eigenen Kapazitäten immer schwieriger und schließlich unmöglich.“
Christian Korn
Partner und Chief Financial Officer (CFO)
Christian Korn erläutert: Darüber hinaus stieg das Projektvolumen kontinuierlich an. „Heute wickelt die Korn Consult GmbH pro Monat bis zu 100 unterschiedliche internationale Projekte mit 100 bis 150 Projektmitarbeitern ab. Das Abbilden dieses Projektvolumens wäre über unsere eigene Softwarelösung einfach nicht mehr möglich gewesen.“
Korn Consult GmbH – „Liebe auf den zweiten Blick“
Und deshalb lautete eine der ersten Anweisungen an Herrn Korn bei seinem Einstieg in das Unternehmen 2014: „Wir brauchen bei der Zeiterfassung etwas Neues.“ Auf der Grundlage einer Internetrecherche schafften es dann mehrere Produkte in das engere Auswahlverfahren bei der Korn Consult GmbH, darunter auch die seit 2000 auf dem Markt verfügbare Lösung ZEP – Zeiterfassung für Projekte.
Allerdings entschied sich die Korn Consult GmbH in der „ersten Auswahlrunde“ gegen den Einsatz von ZEP. „Wir mussten feststellen, dass ZEP nicht alle von uns an eine Zeiterfassung gestellten Anforderungen erfüllte“, begründet Christian Korn die damalige Entscheidung. In der Folgezeit und mit dem Testeinsatz anderer Lösungen stellte sich allerdings heraus, dass die Korn Consult GmbH bei ihren Anforderungen an eine Zeiterfassungslösung die „Latte wohl etwas zu hoch gelegt“ hatte. Christian Korn bestätigt: „Irgendwann wurde uns klar, dass wir mit unseren Vorgaben so etwas wie die ‚eierlegende Wollmilchsau‘ suchten, die es aber so am Markt nicht gab. In einem zweiten Schritt fokussierten wir uns deshalb auf die ‚Basics‘, also die grundlegenden Funktionen und Leistungsmerkmale, die die Lösung aus unserer Sicht bieten sollte.“
Mit diesem neuen Ansatz und Anforderungsprofil war dann auch ZEP wieder im Rennen. „Die Lösung punktete vor allem mit ihrem Fokus auf projektorientierte Unternehmen und ihrer wirklich intuitiven Benutzung“, bestätigt Christian Korn. „Das Arbeiten mit ZEP ist ohne großes Einarbeiten bzw. ohne eine umfassende Einweisung möglich. Dies ist gerade für uns als international tätiges und schnell wachsendes Beratungsunternehmen wichtig, denn jeder Mitarbeiter ist – unabhängig von seinem Standort – sofort in der Lage, mit ZEP zu arbeiten.“
Darüber hinaus zeigte sich die Firma provantis IT Solutions von Beginn an sehr kooperativ.
„Am Ende hatten wir beim Produkt das Gefühl: Da können wir eigentlich nichts falsch machen – und beim Anbieter den Eindruck: Die passen zu uns.“
Christian Korn
Partner und Chief Financial Officer (CFO)
Zeiterfassung, Abrechnung und Projekt-Controlling auf einer zentralen Plattform
Mittlerweile nutzt die Korn Consult GmbH neben der reinen Zeiterfassung auch das Faktura-Modul für die Abrechnung der geleisteten Projektzeiten. „Die in den Anfangsjahren ursprünglich angewandte Abrechnungsmethode mit Microsoft Excel/Word erwies sich bald nicht mehr als zeitgemäß. Darüber hinaus konnten wir mit ZEP Zeiterfassung und Abrechnung in eine Plattform integrieren“, erläutert Christian Korn. Zur Integration trägt auch das Modul Abteilungen, Standorte, Niederlassungen bei, mit dem sich die Unternehmensstruktur in ZEP abbilden lässt. Die einzelnen Mandanten der Korn Consult GmbH, für die in der bisherigen Lösung eigene, isolierte Instanzen der Software eingerichtet wurden, werden in ZEP als „Abteilungen“ geführt, damit sind alle Daten auf einer zentralen Plattform verfügbar.
Ebenfalls zum Einsatz kommen die mobilen Apps von ZEP, die es für alle gängigen mobilen Betriebssysteme (Android, iOS) gibt. Das Angebote-Modul befindet sich gerade in der Testphase in der mexikanischen Außenstelle der Korn Consult GmbH. „Ziel ist es, letztendlich den kompletten Lebenszyklus eines Projekts von der Angebotserstellung bis zur Abrechnung über ZEP abzubilden“, erläutert Christian Korn die weitere Strategie und Vorgehensweise.
Integration in die Betriebsabläufe: Umfangreiches Customizing
Neben einer möglichst umfassenden Nutzung der bestehenden Standard-Module von ZEP verfolgt die Korn Consult GmbH das Ziel, über ein umfangreiches Customizing eigene Betriebsabläufe in der Lösung abzubilden. Aus diesem Grund wurden gemeinsam mit dem ZEP-Hersteller bereits kundenspezifische Anpassungen durchgeführt.
Christian Korn nennt einige Beispiele: „Unser internationales Business erfordert natürlich, dass in ZEP auch unterschiedliche länderspezifische Spezifikationen, z.B. Kilometer oder Meilen, vorgegeben werden können. Darüber hinaus wurde ein einheitlicher Tätigkeitsnachweis für alle unsere Berater in ZEP umgesetzt. Auch eine Budgetplanung nach Tagen ist mittlerweile möglich."
Das neuste Customizing-Projekt verfolgt das Ziel, ein Status-Dashboard in ZEP aufrufen zu können, dass alle Aspekte des Projekts – Budget/Abrechnung/Personaleinsatz – und deren aktuellen Status – grün, gelb rot – übersichtlich auf einem einzigen Bildschirm darstellt und dabei auf die in ZEP verfügbaren Daten zurückgreift.
Cloud Computing ja, aber …
Bei der Entscheidung für das Betriebsmodell – ZEP kann sowohl im Cloud- als auch im Inhouse-Betrieb eingesetzt werden – gab es anfänglich Diskussionen. Christian Korn sieht sich selbst als „Cloud-Treiber“, von Seiten der Geschäftsleitung wurde auch ein Inhouse-Betrieb in Erwägung gezogen.
Letztendlich gab der zu hohe Aufwand, der für einen verfügbaren und sicheren Eigenbetrieb erforderlich gewesen wäre, den Ausschlag für die Entscheidung, ZEP im Cloud Computing-Modell zu nutzen.
Wichtiger als das reine Betriebsmodell war für die Korn Consult GmbH allerdings die Prämisse „Rechenzentrum in Deutschland“. Christan Korn erklärt: „Diese Anforderung ist sowohl wichtig, um die Vorgaben unserer eigenen ISO 27001-Zertifizierung, als auch die Compliance- und Datenschutzvorgaben unserer Auftraggeber zu erfüllen.“
Als „Cloud Service Made in Germany“ wird ZEP in einem zertifizierten (ISO 27001, IT Grundschutz) Hochleistungsrechenzentrum auf einem vollständig redundanten, hochverfügbaren Server-Cluster in Deutschland betrieben. Die Internetanbindung zu den ZEP-Servern erfolgt mit 1000 Mbit/s über redundante Glasfaserleitungen. Der zwischen ZEP-Kunden und der Firma provantis geschlossene Nutzungsvertrag enthält natürlich auch den seit Inkrafttreten der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) vorgeschriebenen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Abschließendes Fazit von Christian Korn zum Einsatz von ZEP bei der Korn Consult GmbH:
„Die intuitive Bedienung und der flexible Einsatz über mobile Apps sprechen eindeutig für den Einsatz von ZEP in einem internationalen Beratungsunternehmen wie der Korn Consult GmbH. Die zahlreichen zusätzlichen Module, die weit über die eigentliche Zeiterfassung hinausgehen, ermöglichen es, ZEP zur integrierten Plattform für das Projekt-Controlling auszubauen – vom Angebot bis zur Abrechnung. Ein Customizing ist dank der hohen Flexibilität und Bereitschaft des Anbieters jederzeit möglich, für ein Unternehmen unserer Größenordnung und Ausrichtung aber auch erforderlich. Interessant ist es dabei zu sehen, dass unsere Änderungswünsche im Rahmen von Updates in die Gesamtplattform einfließen und damit auch anderen ZEP-Anwendern zu Gute kommen. Umgekehrt profitieren natürlich auch wir von den Vorschlägen anderer ZEP-Nutzer.“
Christian Korn
Partner und Chief Financial Officer (CFO)
