Projekt als „Aufgabe“ in Microsoft Outlook
So beschreibt Urs Brun die Vorgehensweise im Projekt-Controlling vor Einführung von ZEP. Er ist Projektleiter für IT-Infrastrukturprojekte bei Schweizer Großunternehmen und außerdem für den administrativen Support bei Systems Engineering-Projekten verantwortlich. Aus diesem Grund verantwortet er auch die Implementierung und den Betrieb von ZEP bei der ITRIS Maintenance AG. Er erklärt: „Im Rahmen unserer Projekte unterstützen wir viele verschiedene Kunden bei Projekten mit den unterschiedlichsten Größen und Formaten. Diese reichen von zeitlich begrenzten Projekten mit mehreren hundert Projektstunden bis zu einer laufenden technischen Betreuung im Rahmen eines Co-Sourcing durch unsere Kunden. Gerade beim letzten Projektformat erfolgt die Abrechnung nach geleisteten Stunden, ein möglichst genauer und lückenloser Arbeitsnachweis ist deshalb erforderlich.“
„Die Akzeptanz bei den Mitarbeitern ist sehr hoch und führt zu einer deutlich höheren Genauigkeit bei der Zeiterfassung.“
Urs Brun
Projektleiter
In der bisherigen Praxis bedeutete dies, dass die Mitarbeiter in der Regel einmal in der Woche im Büro – die meiste Zeit befinden sich die ITRIS-Mitarbeiter nämlich vor Ort beim Kunden – ihre Arbeitszeiten erfassen mussten. Der damit verbundene hohe Aufwand des manuellen Abgleichs der geleisteten Stunden mit den vereinbarten bzw. kalkulierten Stunden in Form von Excel-Tabellen führte dazu, dass die Mitarbeiter dies als wenig beliebte und lästige Aufgabe empfanden, was sich natürlich direkt negativ auf die Genauigkeit der Zeiterfassungsergebnisse auswirkte. Urs Brun erinnert sich: „Das Projekt-Controlling wurde dadurch äußerst schwierig.“
„ZEP kommt bei den Mitarbeitern wirklich sehr gut an und wird intensiv genutzt. Das Projekt-Controlling wird durch die umfangreichen Auswertungen deutlich erleichtert. So erhalte ich beispielsweise eine Benachrichtigung, wenn bei einem Projekt ein bestimmter Schwellwert, z.B. 75 Prozent der vereinbarten Stunden, erreicht sind und kann entsprechende Maßnahmen ergreifen.“
Urs Brun
Projektleiter
Anforderung an die Zeiterfassung: Kein Papierkram!
Anfang 2015 fiel die Entscheidung dann letztendlich auf die Lösung ZEP – Zeiterfassung für Projekte – der Firma provantis IT Solutions. Die webbasierte Lösung ist bereits seit dem Jahr 2000 auf dem Markt und bietet projektorientierten Unternehmen eine Komplettlösung für die Bereiche Zeiterfassung und -nachweis, Reisekosten, Projektmanagement und -Controlling sowie Faktura. Die Lösung wird sowohl im Cloud Computing- als auch im On-Premise-Betriebsmodell angeboten. Bei ITRIS entscheid man sich für letzteres.
Seit mittlerweile einem Jahr ist ZEP nun bei der ITRIS Maintenance AG im Einsatz. Das System erfreut sich einer hohen Akzeptanz bei den Mitarbeitern. Urs Brun bestätigt: „ZEP kommt bei den Mitarbeitern wirklich sehr gut an und wird intensiv genutzt. Das Projekt-Controlling wird durch die umfangreichen Auswertungen deutlich erleichtert. So erhalte ich beispielsweise eine Benachrichtigung, wenn bei einem Projekt ein bestimmter Schwellwert, z.B. 75 Prozent der vereinbarten Stunden, erreicht sind und kann entsprechende Maßnahmen ergreifen.“
Intelligente Integration mit Drittanwendungen dank SOAP-API
Dank der für ZEP verfügbaren SOAP-API gelang ITRIS darüber hinaus eine intelligente Integration von dem im Unternehmen eingesetzten Excel-basierten Angebotssystem, dem CRM-System der ITRIS Maintenance AG und der Zeiterfassung.
Urs Brun erklärt: „Die in unserer Angebotslösung erstellten Angebote können mit den einzelnen kalkulierten Leistungen über die SOAP-Schnittstelle direkt in ZEP übernommen werden und werden dort zusätzlich mit den Kundendaten aus unserem CRM-System, die ebenfalls über die API importiert werden, angereichert. Die einzelnen Positionen des Angebots liegen dann als einzelne Vorgänge im ZEP vor uns können so vom Mitarbeiter ‚abgearbeitet‘ und dokumentiert werden.“ Darüber hinaus werden das Angebot und zusätzliche für das Projekt relevante Dokumente im ZEP-Vorgang abgelegt. Der Mitarbeiter hat also jederzeit und überall alle Informationen zum Projekt auf Knopfdruck zur Verfügung.
