Die Digitalisierung im Rechnungswesen schreitet voran, und ein wichtiger Meilenstein auf diesem Weg ist die XRechnung. Sie spielt eine zentrale Rolle in der elektronischen Rechnungsstellung, insbesondere für Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten. Seit 2025 ist die Nutzung eines elektronischen Rechnungsformats wie der XRechnung auch im B2B-Bereich verpflichtend. In diesem Beitrag erfahren Sie, was die XRechnung ist, welche gesetzlichen Anforderungen gelten, welche Vorteile sie bietet und wie Sie sie effizient in Ihre Prozesse integrieren.
Was ist eine „XRechnung“?
Die XRechnung ist ein standardisiertes XML-Datenformat für E-Rechnungen in Deutschland. Sie wurde auf Basis der EU-Norm EN 16931 entwickelt und ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung von Rechnungsdaten. Dies erhöht die Effizienz, reduziert Fehlerquellen und vereinfacht die Archivierung.
Wer ist von der XRechnung-Pflicht betroffen?
Bereits seit dem 27. November 2020 sind alle Unternehmen verpflichtet, ihre Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Form einer XRechnung auszustellen. Mit der E-Rechnungsverordnung im Rahmen des Wachstumschancengesetzes gilt diese Pflicht ab dem 1. Januar 2025 auch für den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B). Eine elektronische Rechnung wird nur dann anerkannt, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Dies stellt sicher, dass alle Beteiligten von einer durchgängigen Digitalisierung profitieren.
Auszug aus dem Entwurf des Wachstumschancengesetzes:
Ab dem 1. Januar 2025 wird durch § 14 Absatz 1 UStG der Begriff der elektronischen Rechnung neu definiert. Zukünftig liegt eine elektronische Rechnung (im Folgenden: E-Rechnung) nur dann vor, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Absatz 1 Satz 3 UStG).
Voraussetzungen: Wann gilt eine Rechnung als XRechnung?
Damit eine Rechnung als XRechnung anerkannt wird, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:
✅ Sie liegt im XML-Format vor.
✅ Sie enthält ausschließlich die definierten Informationselemente gemäß EN 16931.
✅ Sie erfüllt die technischen Anforderungen des XRechnung-Standards.
✅ Sie ermöglicht eine automatische elektronische Verarbeitung.
Regelungen & Aufbau: So ist eine XRechnung aufgebaut
Eine XRechnung muss eine festgelegte Struktur enthalten, die alle wesentlichen Informationen umfasst:
XRechnung erstellen: So gelingt es Ihnen
Unternehmen haben verschiedene Möglichkeiten, XRechnungen zu erstellen und zu versenden:
- Webformulare: Für geringe Rechnungsvolumina können Webportale wie das ZRE Bund genutzt werden.
- Externe Dienstleister: Rechnungsdienstleister übernehmen die Erstellung und Übermittlung von XRechnungen.
- Automatisierung mit Software: Moderne Softwarelösungen wie ZEP ermöglichen eine nahtlose und effiziente Erstellung von XRechnungen direkt im System, wodurch Fehler reduziert und Prozesse beschleunigt werden.
XRechnung verschicken: Was gilt es zu beachten?
Der Übertragungsweg ist nicht einheitlich geregelt, es gibt jedoch mehrere Möglichkeiten:
- Per E-Mail (nur bei bestimmten Empfängern zulässig)
- Über das ZRE-Portal (zentraler Rechnungseingang des Bundes)
- PEPPOL-Netzwerk (international anerkannter Standard für den sicheren Datenaustausch)
- Direkte ERP- oder DMS-Anbindung (für automatisierte Workflows)
Je nach Empfänger – Bund oder Bundesländer – gelten unterschiedliche Anforderungen. Unternehmen sollten sich daher rechtzeitig über die spezifischen Regelungen informieren.
XRechnung erstellen & versenden - Mit ZEP!
Mit ZEP erhalten Sie eine leistungsstarke Softwarelösung, die Ihre Rechnungsstellung effizient gestaltet und flexibel auf Ihre individuellen Bedürfnisse eingeht. Die Funktionen zur Verwaltung von Projekt- und Kundenzusatzfeldern ermöglichen es Ihnen, standardisierte Daten für jede Rechnung vorzudefinieren und bei Bedarf anzupassen.
Das ZEP Modul Rechnungsstellung erfüllt bereits heute alle Anforderungen an die E-Rechnung – inklusive des Formats XRechnung – sodass Sie bestens auf die gesetzlichen Vorgaben vorbereitet sind.
Welche Vorteile hat der Einsatz von XRechnungen?
Die Einführung der XRechnung bietet zahlreiche Vorteile:
✅ Effizienzsteigerung: Automatisierte Verarbeitung reduziert manuelle Eingriffe und beschleunigt Rechnungsprozesse.
✅ Fehlerminimierung: Standardisierte Formate verringern Übertragungs- und Verarbeitungsfehler.
✅ Rechtssicherheit: Die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wird gewährleistet.
✅ Kostenersparnis: Papierlose Prozesse reduzieren Druck- und Versandkosten.
✅ Umweltfreundlichkeit: Weniger Papierverbrauch durch digitale Verarbeitung.
Fazit
Die XRechnung ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch eine Chance zur Optimierung von Rechnungsprozessen. Mit einer frühzeitigen Umstellung profitieren Unternehmen von effizienteren Abläufen und geringeren Fehlerquoten. Softwarelösungen wie ZEP erleichtern die Umstellung und gewährleisten eine rechtskonforme Rechnungsstellung.
Nutzen Sie die Digitalisierung, um Ihre Buchhaltungsprozesse effizienter zu gestalten – die XRechnung ist dabei ein zentraler Baustein!
FAQ
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und E-Rechnung?
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist ein reines XML-Format, das speziell für die elektronische Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber in Deutschland entwickelt wurde. ZUGFeRD hingegen ist ein hybrides Datenformat, das strukturierte XML-Daten innerhalb eines PDF-Dokuments (PDF/A-3) integriert. Während XRechnung nur das XML-Format verwendet, ermöglicht ZUGFeRD die gleichzeitige Übermittlung von Rechnungsdaten als PDF zur Anzeige und als XML für die automatische Verarbeitung.
Wann wird die XRechnung zur Pflicht?
Die Pflicht zur Annahme elektronischer Rechnungen für Bundesministerien und Verfassungsorgane besteht bereits seit dem 27. November 2018. Seit dem 27. November 2020 müssen Rechnungssteller an den Bund Rechnungen im XRechnung-Format elektronisch einreichen. ASeitb dem 1. Januar 2025 ist die XRechnungspflicht schrittweise auf den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen ausgeweitet, sodass ab diesem Zeitpunkt jedes Unternehmen XRechnungen empfangen, verarbeiten und archivieren (Dokumentenverwaltung) muss.
