Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungsverordnung, die Unternehmen verpflichtet, im B2B-Bereich elektronische Rechnungen zu nutzen. Das ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist eine beliebte Lösung zur Umsetzung dieser Vorschrift. Es ermöglicht eine effiziente, sichere und standardisierte Rechnungsstellung. Doch was genau ist ZUGFeRD, welche Vorteile bietet es, und wie lässt es sich mit ZEP optimal nutzen?
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat, das eine maschinenlesbare XML-Datei mit einer visuellen Darstellung im PDF/A-3-Standard kombiniert. Dies erleichtert die automatische Verarbeitung und sorgt für eine reibungslose Integration in bestehende Buchhaltungssysteme. ZUGFeRD folgt der EU-Norm EN 16931, die eine einheitliche und standardisierte Rechnungsstellung innerhalb Europas gewährleistet.
Gesetzliche Vorschriften und Vergleich mit Alternativen
Seit dem 27. November 2020 ist die Nutzung von E-Rechnungen für Rechnungen an öffentliche Verwaltungen und Bundesbehörden (B2G) verpflichtend. Ab dem 1. Januar 2025 gilt diese Pflicht auch für den B2B-Bereich. Unternehmen müssen also auf elektronische Rechnungsformate umsteigen.
Neben ZUGFeRD gibt es auch andere Formate wie XRechnung, das speziell für den öffentlichen Sektor entwickelt wurde. Während ZUGFeRD durch die Kombination aus XML und PDF benutzerfreundlicher ist, bietet XRechnung eine noch strengere Standardisierung, die sich besonders für Unternehmen mit vielen öffentlichen Auftraggebern eignet.
ZUGFeRD-Profile: Welche Varianten gibt es?
ZUGFeRD definiert vier Profile, die sich in ihrer Automations- und Integrationsfähigkeit unterscheiden:
- Buchungshilfe: Enthält nur grundlegende Daten für eine manuelle Buchung.
- Basic: Geeignet für kleinere Unternehmen mit einfachen Rechnungsanforderungen.
- EN 16931: Entspricht der europäischen Norm und ist für den B2B-Bereich besonders relevant.
- Extended: Für Unternehmen mit speziellen Anforderungen, z. B. im internationalen Handel.
Für Unternehmen, die gesetzliche Anforderungen erfüllen und gleichzeitig von hoher Automatisierung profitieren möchten, ist das EN 16931-Profil die beste Wahl.
Praxisbezug: Wer profitiert von ZUGFeRD?
ZUGFeRD wird branchenübergreifend eingesetzt, besonders in:
- Industrie & Handel: Automatische Rechnungsverarbeitung spart Zeit und Kosten.
- IT & Dienstleistung: Digitale Prozesse verbessern die Effizienz.
- Öffentliche Verwaltung: Vereinfachung der Kommunikation mit Unternehmen.
ZUGFeRD-Rechnung erstellen mit ZEP
Mit ZEP haben Sie eine leistungsstarke Softwarelösung zur Hand, die Ihnen nicht nur bei der effizienten Rechnungsstellung hilft, sondern auch alle Anforderungen der E-Rechnung erfüllt. Hier erfahren Sie, wie Sie eine ZUGFeRD-Rechnung mit ZEP erstellen:
Mit diesen Schritten nutzen Sie die Flexibilität und Effizienz von ZEP optimal und erfüllen gleichzeitig alle Anforderungen der E-Rechnungslegung.
Wie sinnvoll ist es, bei E-Rechnungen das ZUGFeRD-Format zu wählen?
Das ZUGFeRD-Format bietet eine hohe Effizienz und Standardisierung bei der Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen, da es sowohl maschinenlesbare XML-Daten als auch eine visuelle PDF-Darstellung kombiniert. Dies erleichtert die Automatisierung und Integration in bestehende Systeme, reduziert Fehler und spart Zeit.
Durch die Einhaltung der EU-Norm EN 16931 wird sichergestellt, dass die Rechnungen international kompatibel sind. Daher ist die Wahl des ZUGFeRD-Formats besonders sinnvoll für Unternehmen, die ihre Rechnungsprozesse optimieren und gesetzliche Anforderungen erfüllen möchten.
Welche Vorteile hat der Einsatz von ZUGFeRD-Rechnungen?
Der Einsatz von ZUGFeRD-Rechnungen bietet zahlreiche Vorteile, die die Effizienz und Kostenkontrolle in Ihrem Unternehmen verbessern können. Durch die Kombination aus PDF-Teil und XML-Datei wird der Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen (B2B) und öffentlicher Verwaltung (B2G) erheblich vereinfacht. Hier sind einige Vorteile im Überblick:
✅ Automatische Weiterverarbeitung: Reduziert manuelle Buchungsaufwände.
✅ Rechtssicherheit: Erfüllt alle gesetzlichen Vorgaben.
✅ Internationale Kompatibilität: Durch die EU-Norm EN 16931 weit verbreitet.
✅ Papierlose Prozesse: Spart Druck- und Portokosten.
✅ Schnellere Zahlungseingänge: Reduziert Verzögerungen im Zahlungsverkehr.
Fazit
Seit 2025 ist die E-Rechnungsverordnung in Kraft und das ZUGFeRD-Format wird für alle B2B-Geschäfte Pflicht. Mit seiner Kombination aus maschinenlesbaren XML-Daten und einer visuellen PDF-Datei bietet ZUGFeRD eine effiziente Lösung zur Automatisierung und Integration von Rechnungsprozessen.
Die Vorteile sind vielfältig: Zeit- und Kostenersparnis, erhöhte Sicherheit und eine vereinfachte Einhaltung gesetzlicher Anforderungen. Die Nutzung von ZEP zur Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen maximiert diese Vorteile, indem es eine benutzerfreundliche Plattform bietet, die alle Anforderungen der E-Rechnung erfüllt und gleichzeitig individuelle Anpassungen ermöglicht.
Unternehmen, die ZEP zur Rechnungsstellung nutzen, profitieren von optimierten Prozessen, einem papierlosen Büro und einer zukunftssicheren Lösung, die den Übergang zur digitalen Rechnungsstellung reibungslos gestaltet.
FAQ
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
Wann wird ZUGFeRD zur Pflicht?
Seit dem 1. Januar 2025 ist die Nutzung elektronischer Rechnungen im ZUGFeRD-Format für alle B2B-Geschäfte verpflichtend. Die Pflicht zur Nutzung von ZUGFeRD für Rechnungen an öffentliche Verwaltungen und Bundesbehörden besteht bereits seit dem 27. November 2020.
