Spesen: Ein Überblick
Spesen bezeichnen die Kosten, die während einer beruflichen Reise oder bei Tätigkeiten außerhalb des gewohnten Arbeitsplatzes entstehen. Dazu gehören Verpflegungskosten, Reisekosten wie Fahrt- und Übernachtungskosten sowie andere beruflich bedingte Ausgaben. Sowohl Arbeitnehmer als auch Selbstständige können Spesen geltend machen – Arbeitnehmer erhalten sie in der Regel steuerfrei erstattet, während Selbstständige sie als Betriebsausgaben in der Steuererklärung absetzen.
💡 Gut zu wissen 💡
Spesen sind nicht nur in Deutschland ein Thema. In vielen Ländern gibt es unterschiedliche Regelungen und Pauschalen für Verpflegung und Reisekosten. Daher ist es wichtig, sich je nach Einsatzort über die spezifischen Vorschriften zu informieren.
Spesenabrechnung für Arbeitnehmer
Wenn Arbeitnehmer beruflich unterwegs sind, können sie die durch die Reise entstandenen Kosten als Spesen vom Arbeitgeber erstattet bekommen. Voraussetzung hierfür ist meist eine detaillierte Spesenabrechnung, bei der alle Belege für Verpflegung, Übernachtung und Reisekosten eingereicht werden müssen. Es gibt zwei Wege, wie Spesen abgerechnet werden können:
Verpflegungspauschalen
Diese Pauschalen sind festgelegte Beträge, die Arbeitnehmer für Verpflegungsmehraufwendungen erhalten. Die Höhe der Pauschale richtet sich nach der Dauer der Abwesenheit und dem Reiseziel (Inland oder Ausland). Für Reisen innerhalb Deutschlands gilt:
Große Pauschale: Bei einer Abwesenheit von mindestens 24 Stunden = 28 €
Kleine Pauschale: Für Abwesenheiten zwischen 8 und 24 Stunden = 14 €
Tatsächliche Kosten mit Belegnachweis
Alternativ können Arbeitnehmer alle Ausgaben durch Quittungen und Rechnungen belegen. Dies ist vor allem dann sinnvoll, wenn die tatsächlichen Kosten höher als die Pauschale ausfallen.
Spesenabrechnung für Selbstständige und Freiberufler
Für Selbstständige sind Spesen ein wichtiger Bestandteil der Betriebsausgaben. Alle beruflich bedingten Kosten, die während einer Geschäftsreise anfallen, können steuerlich geltend gemacht werden. Dies betrifft sowohl Verpflegung, Übernachtung als auch die Fahrtkosten. Wichtig ist, alle Belege aufzubewahren, um die Ausgaben korrekt in der Steuererklärung anzugeben.
Selbstständige können die Kosten entweder über die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder in der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) erfassen. Für die Abrechnung der Reisekosten gibt es zwei Möglichkeiten:
- Pauschalen nutzen: Hier gelten ähnliche Regeln wie für Arbeitnehmer.
- Detaillierte Belegabrechnung: Alle Kosten werden mit entsprechenden Quittungen und Rechnungen nachgewiesen.
Wichtige Spesenarten
Spesen umfassen eine Vielzahl von Kosten, die während einer beruflichen Reise anfallen können. Dazu gehören:
- Verpflegungskosten
Dies betrifft Mahlzeiten wie Frühstück, Mittagessen und Abendessen sowie Snacks und Getränke. Auch Trinkgelder fallen darunter, sofern dafür ein Beleg vorliegt.
- Übernachtungskosten
Werden Mitarbeiter für berufliche Zwecke in Hotels oder Pensionen untergebracht, können die Kosten für die Übernachtung in voller Höhe erstattet werden. Wichtig: Frühstückskosten müssen separat ausgewiesen werden, da hierfür andere steuerliche Regelungen gelten.
- Reisekosten
Darunter fallen alle Kosten für die Hin- und Rückreise, egal ob per Auto, Zug, Flugzeug oder anderen Verkehrsmitteln. Auch die Fahrt zum Flughafen oder Bahnhof sowie Parkgebühren und Mautkosten sind abrechnungsfähig.
Wichtige Tipps für die Spesenabrechnung
Um sicherzustellen, dass alle Spesen korrekt abgerechnet werden, sollten Sie Folgendes beachten:
- Belege sammeln: Alle Ausgaben sollten durch Quittungen und Rechnungen nachweisbar sein.
- Pauschalen kennen: Informieren Sie sich über die gültigen Pauschalen für Verpflegung und Reisekosten, insbesondere bei Auslandsreisen.
- Fristen einhalten: Arbeitnehmer sollten ihre Spesenabrechnungen zeitnah nach der Reise einreichen, um eine reibungslose Erstattung zu gewährleisten.
Vorteile der Spesenabrechnung
✅ Steuerliche Entlastung: Sowohl Arbeitnehmer als auch Selbstständige können Spesen steuerlich geltend machen und damit finanzielle Vorteile erzielen.
✅ Transparenz: Eine klare Spesenabrechnung sorgt für mehr Transparenz und Überblick über beruflich bedingte Ausgaben.
✅ Flexibilität: Selbst bei kurzfristigen oder häufigen Geschäftsreisen bieten Pauschalen eine einfache Möglichkeit der Abrechnung.
Nachteile der Spesenabrechnung
❌ Dokumentationsaufwand: Gerade bei Selbstständigen kann der Aufwand für die Belegerfassung und Abrechnung hoch sein.
❌ Fehleranfälligkeit: Ohne genaue Dokumentation können leicht Fehler passieren, die zu steuerlichen Nachteilen führen.
Fazit
Spesen sind ein unverzichtbarer Teil der beruflichen Ausgaben, die bei Reisen oder Tätigkeiten außerhalb des üblichen Arbeitsortes anfallen. Für Arbeitnehmer bieten sie steuerfreie Erstattungsmöglichkeiten, während Selbstständige und Freiberufler sie als Betriebsausgaben geltend machen können. Eine korrekte Spesenabrechnung erleichtert nicht nur die Steuererklärung, sondern sorgt auch für finanzielle Entlastung.