Verpflegungsmehraufwand: Bedeutung und Anwendung im Steuerrecht
Der Verpflegungsmehraufwand bezeichnet zusätzliche Kosten für die Verpflegung von Arbeitnehmern, die während einer dienstlichen Tätigkeit außerhalb ihrer regulären Arbeitsstätte tätig sind. Diese Aufwendungen treten meist auf, wenn Mitarbeiter während einer Geschäftsreise keine Möglichkeit haben, sich kostengünstig zu versorgen, beispielsweise durch Selbstverpflegung oder die Kantine ihres Unternehmens.
Was genau ist der Verpflegungsmehraufwand?
Der Verpflegungsmehraufwand entsteht, wenn Arbeitnehmer aufgrund von Geschäftsreisen oder anderen dienstlichen Verpflichtungen auf auswärtige Verpflegungsmöglichkeiten angewiesen sind. Da hierbei in der Regel höhere Kosten entstehen, können diese entweder vom Arbeitgeber als Pauschale erstattet oder von Arbeitnehmern steuerlich als Werbungskosten geltend gemacht werden.
Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand: Wann besteht er?
Ein Arbeitnehmer hat Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand, wenn er beruflich bedingt mehr als acht Stunden außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte tätig ist. Auch bei mehrtägigen Dienstreisen, unabhängig von der Abwesenheitsdauer am An- oder Abreisetag, kann der Mehraufwand pauschal geltend gemacht werden.
Eintägige Reisen über 8 Stunden: Ein Pauschalbetrag steht zu, wenn die Abwesenheit länger als 8 Stunden dauert.
Mehrtägige Reisen: Sowohl für volle Tage als auch für den An- und Abreisetag kann der Verpflegungsmehraufwand beansprucht werden.
Verpflegungsmehraufwand in der Praxis: Pauschalen und Abrechnung
Anstatt die tatsächlichen Verpflegungskosten zu ermitteln, kommen für den Verpflegungsmehraufwand standardisierte Pauschalbeträge zum Einsatz. Diese Pauschalen sind abhängig von der Dauer der Abwesenheit sowie dem Land, in dem die Dienstreise stattfindet. Für Reisen ins Ausland gibt es spezielle Tagessätze, die vom Bundesministerium der Finanzen regelmäßig aktualisiert werden.
Aktuelle Pauschalen:
- Eintägige Reisen unter 8 Stunden: 0 €
- Eintägige Reisen (8-24 Stunden): 14 €
- Mehrtägige Reisen (An-/Abreisetag): 14 €
- Vollständige Zwischentage (24 Stunden): 28 €
Steuerliche Behandlung des Verpflegungsmehraufwands
Unternehmen können den Verpflegungsmehraufwand, den sie ihren Mitarbeitern im Rahmen von Dienstreisen erstatten, als Betriebsausgabe absetzen. Für Arbeitnehmer ist der erhaltene Betrag steuerfrei, solange er innerhalb der festgelegten Pauschalbeträge bleibt. Übernimmt der Arbeitgeber die Verpflegung, beispielsweise durch gestellte Mahlzeiten, verringert sich der Anspruch auf die Pauschale anteilig:
- Frühstück: 20 % Kürzung
- Mittagessen: 40 % Kürzung
- Abendessen: 40 % Kürzung
Verpflegungsmehraufwand richtig in der Steuererklärung angeben
Für Unternehmen werden diese Ausgaben in der Anlage EÜR unter „beschränkt abziehbare Betriebsausgaben“ erfasst. Arbeitnehmer geben den Verpflegungsmehraufwand in ihrer Steuererklärung bei den Werbungskosten unter „Reisekosten“ an. Hierbei ist es wichtig, zu beachten, dass gestellte Mahlzeiten den Anspruch auf die Verpflegungspauschale mindern.
Fazit
Der Verpflegungsmehraufwand ermöglicht es Arbeitnehmern, die zusätzlichen Kosten für Essen und Trinken während dienstlicher Abwesenheiten auszugleichen. Die Pauschalen bieten eine einfache Möglichkeit, diese Aufwendungen ohne großen Verwaltungsaufwand steuerlich zu berücksichtigen und stellen sicher, dass die Mehrkosten fair abgegolten werden.