Die Digitalisierung im Rechnungswesen schreitet voran und ein wichtiger Meilenstein auf diesem Weg ist die XRechnung. Als standardisierte elektronische Rechnung spielt sie eine entscheidende Rolle, insbesondere für Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern arbeiten. In diesem Blogbeitrag erläutern wir, was eine XRechnung ist, welche gesetzlichen Anforderungen und Vorteile damit verbunden sind und wie die Implementierung der XRechnung mithilfe moderner Softwarelösungen wie ZEP effizient gelingen kann.
Was ist eine „XRechnung“?
Die XRechnung ist ein standardisiertes XML-Datenformat für elektronische Rechnungen in Deutschland, das seit mehreren Jahren im Austausch mit öffentlichen Auftraggebern obligatorisch ist. Mit der neuen E-Rechnungsverordnung ab 2025 wird die Nutzung der XRechnung auch im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen verpflichtend. Das Format basiert auf der EU-Norm 16931 und ermöglicht eine automatisierte Weiterverarbeitung der Rechnungsinhalte durch seine strukturierte Datenorganisation.
Regelungen & Aufbau: So ist eine XRechnung aufgebaut
Eine XRechnung muss eine festgelegte Struktur enthalten, die alle wesentlichen Informationen umfasst:
Wer ist von der XRechnung-Pflicht betroffen?
Seit dem 27. November 2020 sind alle Rechnungssteller an öffentliche Behörden verpflichtet, die Vorgaben der XRechnung einzuhalten. Dies betrifft alle Unternehmen und Organisationen, die mit Landes- und Kommunalbehörden zusammenarbeiten. Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnungspflicht im Rahmen des Wachstumschancengesetzes auch auf den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) ausgeweitet. Das Bundesministerium der Finanzen hat bestätigt, dass die XRechnung auch in diesem Bereich eine zentrale Rolle spielen wird.
Auszug aus dem Entwurf des Wachstumschancengesetzes:
Ab dem 1. Januar 2025 wird durch § 14 Absatz 1 UStG der Begriff der elektronischen Rechnung neu definiert. Zukünftig liegt eine elektronische Rechnung (im Folgenden: E-Rechnung) nur dann vor, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Absatz 1 Satz 3 UStG).
Voraussetzungen: Wann gilt eine Rechnung als XRechnung?
Eine Rechnung wird als XRechnung anerkannt, wenn sie im XML-Format erstellt, übermittelt und empfangen wird und nur die im Standard definierten Informationselemente enthält. Um den Status einer XRechnung zu erreichen, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:
✅ Die Rechnung ist eigenständig, kann jedoch eingebettete Objekte wie unterstützende Dokumente enthalten.
✅ Sie entspricht den XML-Schema-Definitionen der EN 16931 und ist somit valide.
✅ Sie erfüllt die festgelegten Geschäftsregeln und deren technische Anforderungen des XRechnung-Standards.
✅ Sie nutzt ausschließlich Informationselemente, die gemäß der semantischen Beschreibung im Standard definiert sind.
XRechnung erstellen: So gelingt es Ihnen
Das Erstellen einer XRechnung kann auf verschiedenen Wegen erfolgen, je nach Volumen und Anforderungen Ihres Unternehmens. Hier sind die gängigsten Methoden:
Manuelle Erstellung per Webformular: Nutzen Sie ein Portal wie ZRE Bund, wenn Sie nur eine geringe Anzahl an Rechnungen erstellen müssen. Diese Methode ist einfach und direkt.
Externer Dienstleister: Beauftragen Sie einen spezialisierten Dienstleister, um die XRechnungen für Sie zu erstellen und zu verwalten. Dies kann insbesondere bei größeren Rechnungsvolumina vorteilhaft sein.
Direkte Erstellung aus einer PSA-Software: Bei einer höheren Anzahl an Rechnungen empfiehlt es sich, die XRechnungen direkt aus einer PSA-Software wie ZEP zu erstellen. Diese Methode bietet Effizienz und Integration in Ihre bestehenden Prozesse.
XRechnung verschicken: Was gilt es zu beachten?
Der Übertragungsweg einer XRechnung ist derzeit nicht einheitlich festgelegt, sodass sie beispielsweise auch per E-Mail an den Empfänger gesendet werden kann. Bei der Übermittlung an öffentliche Auftraggeber gibt es verschiedene Optionen, wobei je nach Empfänger – Bund oder Landesebene – unterschiedliche Anforderungen zu beachten sind. Daher ist es wichtig, sich über die spezifischen Übertragungswege und Anforderungen der jeweiligen Behörde zu informieren.
XRechnung an den Bund verschicken: Das sind die Besonderheiten
Beim Versenden einer XRechnung an den Bund stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung. Sie können die Rechnung per E-Mail schicken, über das ZRE-Portal mit Leitweg-ID verschicken, das PEPPOL-Netzwerk nutzen oder direkt über ein ERP-System oder Dokumentenmanagement-System (DMS) übermitteln. Für die Übermittlung an die Bundesländer sind jedoch unterschiedliche Regelungen und Anforderungen zu beachten, die sich je nach Einzelgesetz und Verordnung der 16 Bundesländer unterscheiden. Der Verband elektronische Rechnungen (VeR) bietet eine aktuelle Übersicht und interaktive Karte zu den Umsetzungsstandards der XRechnung für jedes Bundesland.
Einsatz von Softwaretools für Ihr Unternehmen: So kann Sie ZEP unterstützen!
Mit ZEP erhalten Sie eine leistungsstarke Softwarelösung, die Ihre Rechnungsstellung effizient gestaltet und flexibel auf Ihre individuellen Bedürfnisse eingeht. Die Funktionen zur Verwaltung von Projekt- und Kundenzusatzfeldern ermöglichen es Ihnen, standardisierte Daten für jede Rechnung vorzudefinieren und bei Bedarf anzupassen.
Das ZEP Modul Rechnungsstellung erfüllt bereits heute alle Anforderungen an die E-Rechnung – inklusive des Formats XRechnung – sodass Sie bestens auf die gesetzlichen Vorgaben vorbereitet sind.
Welche Vorteile hat der Einsatz von XRechnungen? Alle Vorteile im Fokus
Der Einsatz von XRechnungen bringt zahlreiche Vorteile für Unternehmen und Selbstständige. Hier sind die wichtigsten Vorteile im Überblick:
📜 XRechnung als Pflichtformat: Ab 2025 müssen auch Unternehmen im B2B-Bereich XRechnungen nutzen, was den Standard für alle relevanten Geschäftsprozesse wichtig macht.
💸 Kosten- und Zeitersparnis: Die Nutzung von XRechnungen reduziert Kosten für Papier und Porto um bis zu 70% und spart Zeit bei administrativen Aufgaben.
📈 Digitalisierung vorantreiben: XRechnungen fördern die digitale Transformation, indem sie papierlose Prozesse ermöglichen und Lagerplatz für Rechnungen sparen.
🔄 Einheitlicher Rechnungsprozess: Der Standard ermöglicht einen einheitlichen und automatisierten Rechnungsprozess, der die Effizienz und Transparenz erhöht.
🔐 Datenschutz und Rechtssicherheit: XRechnungen erfüllen Datenschutzanforderungen und können einfach auf Korrektheit überprüft werden, was rechtliche Sicherheit bietet.
Fazit
Die XRechnung stellt einen bedeutenden Fortschritt in der Digitalisierung des Rechnungswesens dar und wird ab 2025 auch im B2B-Bereich obligatorisch. Ihre standardisierte Struktur und automatisierbare Verarbeitung bieten nicht nur eine erhebliche Zeit- und Kostenersparnis, sondern fördern auch die Digitalisierung und Effizienz von Geschäftsprozessen.
Unternehmen, die sich frühzeitig auf dieses Format vorbereiten, profitieren von einer reibungslosen Implementierung und können sich so den gesetzlichen Anforderungen und den Vorteilen der papierlosen Rechnungsabwicklung optimal anpassen. Moderne Softwarelösungen wie ZEP unterstützen dabei durch nahtlose Integration und vereinfachte Verwaltung, was die Einführung der XRechnung erheblich erleichtert.
