Make or Buy, das ist hier die Frage
Bevor sich KEK Anwendungssysteme bei der Zeiterfassung nach einem Tool eines Drittanbieters umsah, erfolgte das Erfassen der Projektarbeitszeiten über ein selbst entwickeltes System. Diese Anwendung stieß im Laufe der Zeit an ihre Grenzen. Stefanie Lechner, Leitung Administration kaufmännisch bei KEK Anwendungssysteme, erinnert sich:
„Für die reine Zeiterfassung war die bestehende Lösung okay. Die Anwenderfreundlichkeit ließ allerdings im Laufe der Zeit nach. Darüber hinaus bedeutete das Ergänzen erforderlicher neuer Funktionen stets, dass die Kollegen sich selbst an die Entwicklung dieser Funktionen setzen mussten.“
Stefanie Lechner
Leitung Administration kaufmännisch, KEK Anwendungssysteme GmbH
Über eine Internetrecherche machte KEK Anwendungssysteme sich dann auf die Suche nach einer entsprechenden Alternative zum selbst entwickelten System. Am Ende schafften es dann laut Frau Lechner zwei oder drei Lösungen in die engere Auswahl. Die Entscheidung fiel dann letztendlich auf ZEP. ZEP steht für Zeiterfassung für Projekte und wurde speziell für die Anforderungen von Unternehmen in projektorientierten Branchen entwickelt. Bei diesen Unternehmen besteht die besondere Herausforderung darin, nicht nur Arbeitszeiten möglichst genau zu erfassen („Stechuhr“), sondern diese Arbeitszeiten auch möglichst schnell und präzise verschiedenen Projekten zuzuweisen, um sie dann zeitnah dem Auftraggeber nachzuweisen und abzurechnen.
Zeiterfassung, Kosten, Urlaubsverwaltung, Faktura
Bei KEK Anwendungssysteme erfolgt seit 2013 die komplette Zeiterfassung für die verschiedenen Projekte über ZEP. Dort werden die erfassten Arbeitszeiten dann mit den hinterlegten Stunden- und Tagessätzen verknüpft und können umgehend abgerechnet werden. Auch die Verwaltung der Abwesenheiten und Urlaubszeiten erfolgt über ZEP.
Für die Abrechnung kommt dann das ZEP-Zusatzmodul Faktura zum Einsatz, das alle abzurechnenden Daten (Zeiten, Stunden-/Tagessätze) automatisch aus der Zeiterfassung übernimmt und in einer sofort ausdruckbaren bzw. per E-Mail versandfertigen Rechnung aggregiert. Mit den Projekten verbundene Fremdkosten und Spesen können als Belege direkt in ZEP erfasst und den jeweiligen Projekten zugeordnet werden. Wie Frau Lechner aus ihrer täglichen Arbeit bestätigt, beschleunigt und vereinfacht der in einer Lösung integrierte Workflow aus Zeiterfassung, Kostenzuordnung und automatischer Fakturierung den Arbeitsprozess und eliminiert Fehlerquellen bei der manuellen Datenübertragung.
Smartphone und App: Zeitgemäßes Arbeiten mit ZEP
Ein besonderes Augenmerk wird bei KEK auf zeitgemäßes Arbeiten gelegt. Für die Zeiterfassung bedeutet dies die Möglichkeit, die Arbeitszeiten auch über das Smartphone erfassen zu können.
„Für unsere jüngeren Mitarbeiter gehören Smartphone und Apps zum Alltag. Die Tatsache, dass es bei ZEP mobile Apps für alle gängigen mobilen Betriebssysteme gibt, hat dazu beigetragen, dass die Akzeptanz in dieser Zielgruppe sehr hoch ist.“
Stefanie Lechner
Leitung Administration kaufmännisch, KEK Anwendungssysteme GmbH
Aber auch unabhängig von Alter und Smartphone-Nutzung profitieren alle Mitarbeiter davon, ihre Arbeitszeiten orts- und zeitunabhängig über eine intuitive Benutzeroberfläche eingeben zu können.
„Die Benutzerfreundlichkeit war ursprünglich ja eines der Hauptziele, uns nach einer Lösung eines Drittanbieters umzusehen. Mit ZEP haben wir dieses Ziel definitiv erreicht.“
Stefanie Lechner
Leitung Administration kaufmännisch, KEK Anwendungssysteme GmbH
Ressourcenplanung mit ZEP
Ein ZEP-Zusatzmodul, das sich derzeit bei KEK Anwendungssysteme in der Evaluierung befindet, ist das Modul Ressourcenplanung & Personaleinsatzplanung. „Ziel ist es, sich jederzeit einen Überblick verschaffen zu können, welcher Berater in welches Projekt eingebunden ist und wie es um die Auslastung der einzelnen Berater bestellt ist“, erklärt Stefanie Lechner. ZEP bietet dazu die Möglichkeit, den Mitarbeitern so genannte Arbeitspakete zuzuweisen, an denen sie arbeiten sollen. Jedes Arbeitspaket definiert dazu den Zeitraum und den zu leistenden Arbeitsumfang. Über die ZEP Benutzeroberfläche kann dann jederzeit aktuell abgerufen werden, wie lange bereits an einem Arbeitspaket gearbeitet wurde. Außerdem zeigt ZEP an, ob ein Mitarbeiter sein Arbeitspaket überhaupt noch fertig stellen kann, indem es auf die Daten aus dem Modul Urlaubs- und Fehlzeitenverwaltung zugreift. Darüber hinaus liefert das Modul die Information, wie stark ein Mitarbeiter durch ein Projekt (bzw. insgesamt) aus- oder überlastet ist. Zum aktuellen Status erklärt Stefanie Lechner: „Wir sind gerade dabei, die internen organisatorischen Voraussetzungen zu schaffen, um das Modul dann auch möglichst effizient einsetzen zu können.“
Kundenwünsche beeinflussen die Weiterentwicklung der Anwendung
Nach mehrjährigem Einsatz von ZEP ist Frau Lechner überzeugt davon, dass die ursprüngliche Entscheidung „Buy“ statt „Make“ richtig war. Beeindruckt zeigt sie sich von der Verfügbarkeit des Anbieters:
„provantis steht uns jederzeit mit Rat und Tat zu Seite. Darüber hinaus ist es schön zu sehen, dass Kundenwünsche in die Weiterentwicklung der Software einfließen und verhältnismäßig zeitnah im Rahmen neuer Releases zur Verfügung stehen.“
Stefanie Lechner
Leitung Administration kaufmännisch, KEK Anwendungssysteme GmbH
