Prüfer und Berater auf Reisen
Sie sind ständig unterwegs, von Flensburg bis Konstanz: Die Experten der Rechnungsprüfungsstelle für die Industrie- und Handelskammern in Bielefeld prüfen die Jahresabschlüsse von 78 IHKs in Deutschland. Die 30 Mitarbeiter sind außerdem bei Beratungsaufträgen und Sonderprüfungen im Einsatz. Eine Zeiterfassung ist wichtig, um einen Überblick über alle Projekte zu erhalten und die Beraterleistungen transparent abrechnen zu können.
Daten vereinheitlichen
Vor 2007 wurden die Zeiten der Mitarbeiter noch in Excel-Tabellen erfasst. Es gab ein Formblatt, in das sie Speisebelege, PKWKilometerangaben sowie Bahntickets eintrugen und den Projekten zuordneten – ein unnötiger Aufwand. Die Daten sollten vereinheitlicht und deren Erfassung professionalisiert werden. Die Lösung: ZEP, die Zeiterfassungs- und Projektmanagementsoftware von provantis. „ZEP ist genau auf unsere Erfordernisse zugeschnitten, da sie webbasiert ist und alle Mitarbeiter von unterwegs auf das System zugreifen können. Außerdem sprachen für ZEP die Einfachheit in der Handhabung – und der vernünftige Preis“, so Michael Schimke, Rechnungsprüfer der RPS.
ZEP Compact
Die Bielefelder verwenden ZEP Compact, eine Lösung für die Aufwandserfassung und projektorientierte Auftragsabwicklung, inklusive Zeitnachweise. Zusätzlich nutzen die Bielefelder Module für die Reisekostenabrechnung sowie Überstunden-, Urlaubs- und Fehlzeitenverwaltung. Das Modul „Dokumentengenerator“ erweitert die Export-Möglichkeiten um den Export von PDF-, DOC- (Word) oder ODT- (OpenOffice)-Dateien.
Reibungslose ZEP-Einführung
Der Übergang zu ZEP fiel leicht: Für den Einsatz der Software waren keine besonderen Voraussetzungen erforderlich. Die Einführung des neuen Systems lief reibungslos: Ein Mitarbeiter hatte sich zunächst als interner Experte mit dem Programm auseinandergesetzt. Bei einer rund zweistündigen internen Schulung stellte dieser dann ZEP dem gesamten Team vor. Die Anwender gewöhnten sich schnell an die Software. Der praktische Nutzen überzeugte: die einheitliche und einfache Zeit- und Projekterfassung ebenso wie die rasche Erfassung der Belege. ZEP wird von der Rechnungsprüfungsstelle gemietet, dadurch haben die Mitarbeiter über das Internet jederzeit Zugriff auf die Software. Am häufigsten nutzen sie neben der Zeiterfassung die Kostenabrechnung sowie die Monatsendund Belegauswertung.
Problemlose Umstellung
Veränderte Abläufe im Unternehmen unterstützt ZEP problemlos im Hintergrund. Beispielsweise 2009, als die Abrechnungsweise der Rechnungsprüfung von Tages- auf Stundensätze umgestellt wurde. Während früher die Länge eines normalen Arbeitstages ohne Unterscheidung zwischen acht und 12 Stunden dauerte, wurde nun der unterschiedliche Zeiteinsatz erfasst. „Eine weitere Besonderheit: ZEP unterscheidet zwischen reiner Arbeitszeit und Reisezeit. Letztere wird Mandanten bei uns nicht in Rechnung gestellt“, so Herr Schimke. Intern wird die Reisezeit separat berücksichtigt, die Reisestunden aufgeteilt in „nicht vergütungsfähige Reisezeit“ und „vergütungsfähige Reisezeit“. Zwei Stunden Reisezeit pro Tag, maximal vier Stunden pro Woche sind vom Mitarbeiter selbst zu tragen und werden nicht vergütet. Die vergütungsfähigen Reisezeiten werden auf einem separaten Überstundenkonto geführt und können mit speziellem Fehlgrund als Freizeit abgeglichen werden.
ZEP macht Veränderungen mit
Nach der Betriebsvereinbarung müssen bei der Rechnungsprüfungsstelle erst die „produktiven“ Überstunden, dann die „vergütungsfähigen Reisezeiten“ ausgeglichen werden. Wichtig ist das Thema Überstunden auch deshalb, weil die Arbeit der Jahresabschlussprüfer saisonale Schwerpunkte hat: In der ersten Jahreshälfte sind meistens viele Überstunden fällig, in der zweiten Jahreshälfte werden diese Zeiten abgebaut. Eine verlässliche Zeiterfassung ist in diesem Zusammenhang unabdingbar.
Die notwendigen individuellen Anpassungen von ZEP erfolgten Anfang März, die unterschiedlichen Stundenkontingente wurden rückwirkend auf Anfang Februar ohne Probleme umgestellt: Die Mitarbeiter wurden in einer kurzen Unterweisung über die neue Reisezeiterfassung unterrichtet – das hat gereicht. „Die Veränderungen in ZEP erfolgten im Hintergrund, die notwendigen Anpassungen durch die Programmierer waren für die Anwender nicht spürbar – sehr angenehm“, so Herr Schimke.
