Software-Tool zur Zeiterfassung: Einführung zur Gründung der Beratungsfirma
Die Einführung von ZEP erfolgte mit Gründung der nexQuent Consulting GmbH im Jahr 2015. „Die nexQuent Consulting GmbH ist im klassischen Beratungsgeschäft tätig, da war von Anfang an klar, dass eine Zeiterfassungslösung benötigt wurde, die dieses Geschäftsmodell möglichst optimal abdeckt“, erinnert sich Andrea Fiorentini. Sie ist in der nexQuent Gruppe u.a. für das Projektcontrolling und Accounting zuständig.
„Der Schwerpunkt des Anforderungsprofils an die Zeiterfassung lag insbesondere auf der Möglichkeit eines mobilen, orts- und zeitunabhängigen Erfassens der Projektzeiten durch die Berater sowie eines aussagefähigen Reporting sowohl intern als auch extern gegenüber den Beratungskunden."
Andrea Fiorentini
Projektcontrolling und Accounting
Nach einer entsprechenden Marktrecherche und Evaluierungsphase entschied nexQuent sich dann für den Einsatz der cloudbasierten Zeiterfassungs- und Projekt-Controlling-Lösung ZEP. ZEP steht für ZeitErfassung für Projekte. Die webbasierte Lösung ist bereits seit dem Jahr 2000 auf dem Markt und wurde speziell für projektorientierte Unternehmen als Komplettlösung für die Bereiche Zeiterfassung und -nachweis, Reisekosten, Projektmanagement und -controlling sowie Faktura entwickelt.
Seit Februar 2016 ist ZEP nun bei nexQuent im Einsatz. Mittlerweile nutzen knapp 20 Mitarbeiter die Lösung. Sie greifen dabei entweder über die webbasierte Benutzeroberfläche oder über die mobile Apps für iOS oder Android auf die Lösung zu.
Seit 2019: ZEP Faktura-Modul im Einsatz
Seit Anfang 2019 nutzt nexQuent auch das ZEP Zusatzmodul Faktura.
„Die Erweiterung des Nutzungsumfangs von ZEP auf den Bereich Rechnungsstellung macht einfach Sinn. Als SAP-Berater sind wir von der SAP Software durchgängige Prozesse in einem System gewohnt. Eine ähnliche Vorgehensweise können wir dank ZEP nun auch für unser Unternehmen abbilden.“
Andrea Fiorentini
Projektcontrolling und Accounting
Mit dem ZEP Modul Faktura werden die in der ZEP Zeiterfassung erfassten Projektzeiten automatisch übernommen und können damit ohne manuellen Mehraufwand sofort abgerechnet werden. Darüber hinaus lassen sich mit ZEP Zahlungspläne für die regelmäßige Abrechnung von Projektzeiten erstellen. Sind in der Zeiterfassung Aufwände dokumentiert, zu denen noch keine Abrechnung geplant oder erfolgt ist, erhält der Anwender eine entsprechende Erinnerungsnachricht. Außerdem werden alle gestellten Rechnungen, offenen Posten und Zahlungseingänge dokumentiert. Eine Umsatzprognose der zu erwartenden Umsätze auf Basis der geplanten Erträge und geleisteten Zeiten kann ebenfalls jederzeit abgerufen werden.nexQuent nutzt darüber hinaus das Modul Abteilungen sowie den Dokumentengenerator zum Abbilden der einzelnen Gesellschaften. „So sind wir ohne großen Aufwand in der Lage, für die einzelnen Unternehmen der Gruppe die entsprechenden Dokumente auf dem jeweiligen Briefpapier zu erstellen und zu versenden“, erläutert Andrea Fiorentini.
Das Modul Abteilungen erweitert die Grundstruktur von ZEP um eine zusätzliche, hierarchische Strukturierungsebene, über die bestehende Strukturen – im Fall von nexQuent die jeweiligen Gesellschaften – abgebildet werden. Sämtliche Auswertungen können damit sowohl für das Gesamtunternehmen als auch für einzelne Abteilungen ausgeführt werden. Andrea Fiorentini bestätigt:
„Diese zusätzliche Funktionalität ist für uns zum einen für das interne Projekt-Controlling wichtig, zum anderen erleichtert es uns den Nachweis unserer Projektarbeiten gegenüber den Kunden der einzelnen Gesellschaften in der nexQuent Gruppe.“
Andrea Fiorentini
Projektcontrolling und Accounting
Schlanker IT-Betrieb dank Cloud Computing
Beim Betriebsmodell entschied nexQuent sich von Anfang an dafür, ZEP als Cloud Service zu nutzen. Dabei greift der Kunde auf die cloud-basierte Softwarevariante von ZEP zu, die in einem ISO 27001-zertifizierten Hochleistungsrechenzentrum in Deutschland betrieben wird. Grundlage für die Nutzung ist ein jederzeit zum Monatsende kündbarer Online-Nutzungsvertrag sowie ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Die Abrechnung erfolgt nutzungsbasiert je Anwender und Monat. „Wir verfügen über einen sehr schlanken, internen IT-Betrieb, aus diesem Grund lag die Nutzung von ZEP als Cloud Service für uns auf der Hand“, begründet Frau Fiorentini die Entscheidung. „Darüber hinaus nutzen wir auch andere Software-Anwendungen im Cloud Computing-Modell, da war es eigentlich eine logische Konsequenz, dies auch bei ZEP zu tun.“
ZEP: „Einfach so easy!“
Auf ihre bisherigen Erfahrungen beim Einsatz von ZEP angesprochen stellt Andrea Fiorentini insbesondere die Benutzerfreundlichkeit in den Mittelpunkt. Sie erklärt:
„ZEP punktet vor allem durch seine hohe Benutzerfreundlichkeit und einfache Bedienung. Die intuitive Benutzeroberfläche erklärt sich eigentlich von selbst und erleichtert damit das Arbeiten im täglichen Einsatz. Auch die Einarbeitung ist damit innerhalb kürzester Zeit möglich.“
Andrea Fiorentini
Projektcontrolling und Accounting
Dies gilt im Übrigen auch für die Einführung neuer Module. Frau Fiorentini abschließend: „Die Faktura-Modul Einführung zu Beginn des Jahres war ein Projekt mit einer extrem kurzen Projektlaufzeit. Innerhalb kürzester Zeit konnten wir mit dem neuen Modul arbeiten. Dies auch Dank der überaus kompetenten Unterstützung durch das Provantis-Team.“
