Gesucht: Benutzerfreundliches Tool für Zeiterfassung und Projekt-Controlling
Ausgangspunkt für die Suche nach einem neuen Software-Tool für Zeiterfassung und Projekt-Controlling war die Unzufriedenheit mit der bestehenden Lösung. Joachim Tauscher, Firmengründer und CEO von SMART IN OVATION, erinnert sich: „Die Zeiterfassung aus dem bis dahin eingesetzten Projektsteuerungssystem war viel zu komplex.“ Auf einer Messeveranstaltung lernte er dann die Softwarelösung ZEP der Firma provantis IT Solutions kennen.
ZEP steht für ZeitErfassung für Projekte. Die webbasierte Lösung ist bereits seit dem Jahr 2000 auf dem Markt und bietet projektorientierten Unternehmen eine Komplettlösung für die Bereiche Zeiterfassung und -nachweis, Reisekosten, Projektmanagement und -Controlling sowie Faktura.
„ZEP machte von Anfang an einen sehr guten Eindruck. Uns gefielen besonders die Benutzerfreundlichkeit und die intuitive Benutzeroberfläche. Da hatte die Lösung eigentlich gleich gewonnen.“
Joachim Tauscher
Firmengründer und CEO, SMART IN OVATION
Und so entschied sich SMART IN OVATION Anfang des Jahres 2014 für den Einsatz von ZEP.
Schneller Überblick dank grafischer Darstellung und Soll-/Ist-Vergleich
SMART IN OVATION nutzt ZEP zum Erfassen und Strukturieren aller im Unternehmen anfallenden Projekte. „Wir schätzen insbesondere die zahlreichen Möglichkeiten zur grafischen Darstellung der einzelnen Projekte und deren Verlaufs. So sind wir jederzeit in der Lage, uns per Mausklick einen Überblick über jedes einzelne Projekt und dessen Status zu verschaffen. Der in ZEP abrufbare Soll-/Ist-Vergleich für jedes Projekt gibt uns darüber hinaus die Möglichkeit, auf einen Blick zu überprüfen, ob alles ‚im grünen Bereich‘ ist.“
Präzise Ressourcen- und Projektplanung mit ZEP-Zusatzmodulen
Für die Planung der für die einzelnen Projekte erforderlichen Personalressourcen führt SMART IN OVATION eine Meilensteinplanung durch. Daraus werden dann die entsprechenden Arbeitspakete für die jeweiligen Mitarbeiter abgeleitet. Aus diesem Grund nutzt das Unternehmen zusätzlich zur reinen Zeiterfassung die ZEP Zusatzmodule Überstunden/Fehlzeiten sowie Ressourcenplanung. Mit dieser Kombination ist es möglich, per Tastendruck abzurufen, • wie lange ein Mitarbeiter bereits an einem Arbeitspaket gearbeitet hat, • ob er sein Arbeitspaket überhaupt noch fertigstellen kann und • wie stark er durch die ihm zugeteilten Arbeitspakete aus- oder sogar überlastet ist. Joachim Tauscher ergänzt:
„Einmal in der Woche erstellen wir mit ZEP eine Übersicht, an der jeder Mitarbeiter ablesen kann, was er in der darauffolgenden Woche an Arbeitspaketen bearbeiten muss. Im Gegenzug erhalten wir in der Projektleitung einen aktuellen Überblick über die Ressourcenzuordnung und sehen an Hand des in ZEP integrierten Ampelsystems (grün/gelb/rot) sofort, ob und bei welchem Projekt Ressourcenengpässe drohen."
Joachim Tauscher
Firmengründer und CEO, SMART IN OVATION
ZEP-Betriebsmodell: Softwarelizenz statt Software-Abo
Bei der Frage, ob ZEP als Cloud Service abonniert oder als klassische Lizenz erworben werden soll, entschied sich SMART IN OVATION für letztere Option. „Schwaben mögen keine Abos“, erklärt Joachim Tauscher mit einem Schmunzeln die Gründe für diese Entscheidung. Was den Betrieb der Software-Lösung betrifft, hat er sich aber doch für ein Hosting der Lösung in einem zertifizierten (ISO 27001, IT-Grundschutz) Hochleistungsrechenzentrum auf einem vollständig redundanten, hochverfügbaren Server-Cluster in Deutschland entschieden. Über einen Wartungsvertrag erhält SMART IN OVATION immer die aktuellen Software-Updates und technischen Support durch den Software-Anbieter, die provantis IT Solutions GmbH.
Intuitive Benutzeroberfläche und grafische Darstellung punkten
„Mit ZEP haben wir unser Ziel erreicht, eine möglichst benutzerfreundliche und intuitiv einsetzbare Lösung für die Bereiche Zeiterfassung und Projekt-Controlling zu finden“, zieht Joachim Tauscher ein zufriedenes Fazit aus der bisherigen Nutzung von ZEP.
„Die grafische Darstellung der einzelnen Projekte (Status, Verlauf, Ressourcen) erleichtert uns den Überblick über alle laufendenden Projekte. Damit haben wir jederzeit die volle Kontrolle über unsere Projekte.“
Joachim Tauscher
Firmengründer und CEO, SMART IN OVATION
