Effizientes Projektmanagement
Die tm concept ag bietet eine Reihe von Dienstleistungen in der gesamten Schweiz an, wie zum Beispiel den technischen Außendienst für Funk- und Kommunikationsnetze und Infrastrukturbauten. Daher sind die 41 Beschäftigten des Unternehmens, darunter 39 Mitarbeiter für Telekommunikation und zwei Architekten, häufig bei Projekten vor Ort im Einsatz. „2010 gab es zwei bis drei Projekte, bei denen die Mitarbeiter direkt beim Kunden arbeiten mussten und die Mitarbeiter daher regelmäßig abwesend waren“, erklärt Daniel Berchtold, Leiter im Bereich Festnetz. Die Projektstunden dieser Mitarbeiter im Überblick zu haben, gestaltete sich jeweils sehr aufwendig. Zusätzlich brachte die neu eröffnete Zweigniederlassung in Landquart einen weiteren großen zeitlichen Aufwand mit sich, da die Projektstunden dieser Mitarbeiter zentral erfasst werden mussten.
Webbasierte Lösung ZEP
Daniel Berchtold entschied sich daher nach einer webbasierten Lösung zu suchen, damit die Mitarbeiter von unterwegs aus ständig auf die Projektstunden zugreifen konnten. Nach einer Prüfung von rund 15 Konkurrenten fiel seine Wahl auf ZEP, da das Tool für ihn in einem „guten Preis-Leistungs-Verhältnis“ stehe. „Die webbasierten SAP-Lösungen waren zu aufwendig für unser Unternehmen“, ergänzt er.
Geringer Einführungsaufwand
Daniel Berchtold hat sich Ende 2010 mit dem Testzugang selbst in ZEP eingearbeitet und dann Schritt für Schritt überprüft, welche Module für das Unternehmen in Frage kommen. Diese mietete er bei der provantis IT Solutions GmbH als „Software as a Service“ (SaaS) und nahm sie ab Anfang 2011 in Betrieb.
Bei der Einführung der Software habe man „auf die Zähne beißen“ müssen, sagt Berchtold. Vier Bereichsleiter des Unternehmens erfassten zunächst ihre Projekte und Mitarbeiter. Diese Einführungsphase beanspruchte rund acht Manntage. Der Aufwand war im Verhältnis zur zuvor eingesetzten Excel-Lösung deutlich geringer: „Für Excel benötigten wir jedes Jahr fünf bis sieben Arbeitstage, mit ZEP haben wir nur einmal den Aufwand“, sagt der Festnetz-Experte. Außerdem sei es eines der wenigen reibungslosen Software-Projekte gewesen, so Berchtold.
Bewährung in der Praxis
Das Aarauer Dienstleistungsunternehmen nutzt die modulare ZEPSoftware für die Zeit- und Urlaubserfassung sowie für das Projektmanagement. Darüber hinaus wird sie zum Datenaustausch von PDF- und CSV-Formaten verwendet. Neben der Zeiterfassung von unterwegs haben die unkomplizierte Handhabung und Übersichtlichkeit von ZEP die tm concept ag besonders überzeugt. „ZEP erschließt sich schnell und ist gut durchdacht“, stellt Berchtold fest. Die Stunden ließen sich einfach erfassen, auch die der Teilzeitmitarbeiter. Daher konnten die Arbeitszeiten der 60- oder 80- Prozent-Kräfte ohne Probleme in das System integriert werden. „Auch für die Geschäftsführung und Projektleitung ist die Planung nun transparent“, fügt Berchtold hinzu. Zuvor sei das nur bedingt der Fall gewesen.
Mobile Zeiterfassung mit dem iPhone
Bei der mobilen Nutzung greift das Unternehmen hauptsächlich auf das iPhone zurück. Nach Aussage von Berchtold funktioniere ZEP prinzipiell mit dem iPhone, doch sei die iPhone-Version weniger stabil, wenn es darum ginge, Daten zu synchronisieren. Der Hersteller arbeitet jedoch bereits an neuen Apps. Berchtold betont: „Das, was ich kritisiert habe, ist Jammern auf hohem Niveau. Ich bin sehr zufrieden mit ZEP und eine andere Lösung kommt für uns nicht in Frage.“
Benutzerservice
Da der Aufbau und die Funktionen von ZEP einfach und selbsterklärend sind, macht das Dienstleistungsunternehmen vom Benutzerservice, zum Beispiel Handbücher, Internet-FAQ und Programmhilfe, nur selten Gebrauch. „Ich brauche wenig Unterstützung“, so der Leiter im Bereich Festnetz. Benötigt das Dienstleistungsunternehmen dennoch Hilfe, sind die IT-Experten in Ditzingen sehr gut über die Hotline erreichbar und helfen fachkundig weiter.
Blick in die Zukunft
Die tm concept ag möchte den Kauf von ZEP noch offen lassen. Laut Daniel Berchtold ist die Entscheidung für einen möglichen Kauf der Software mit der Frage der zukünftigen Unternehmensgröße von tm concept verbunden. Nur bei einem größeren Unternehmen kann sich Daniel Berchtold vorstellen, ZEP auch zu erwerben.
, so Daniel Berchtold abschließend.
