Zeiterfassung: Excel zu banal, Eigenentwicklung irgendwann einmal zu komplex
„Als Ingenieure sind wir natürlich sehr technikaffin und verfügen alle über entsprechende Programmierkenntnisse. Eine Zeiterfassung für unsere Projekte über reine Excel-Listen erschien uns deshalb von Anfang an als zu banal“, erinnert sich DI Markus Götsch, Gesellschafter und Projektleiter im Bereich Geotechnik und Wasserbau bei Geotechnik-Team, an die Anfänge seines Unternehmens im Jahr 2008. Aus diesem Grund entwickelte das Unternehmen anfänglich eine eigene Softwarelösung für die Zeiterfassung.
„Bisher hat uns ZEP noch nie im Stich gelassen. Das System funktioniert und erfüllt alle unsere Anforderungen an eine moderne Zeiterfassung“
Dipl.-Ing. Markus Götsch
Gesellschafter und Projektleiter
Mit einem immer größeren Volumen an Projekten stieg allerdings in der Folgezeit auch die Komplexität der Anforderungen an die Inhouse-Lösung. Damit wuchs aber gleichzeitig auch der Aufwand für die Weiterentwicklung des Systems. Dies wiederum ging zu Lasten der Verfügbarkeit der mit der Weiterentwicklung beauftragten Mitarbeiter für deren eigentliche Tätigkeiten im Projektgeschäft. „Irgendwann wurde uns der Aufwand für die Weiterentwicklung unserer eigenen Zeiterfassungslösung zu viel. Wir entschieden uns dafür, uns zukünftig auf unser Hauptgeschäft zu fokussieren und uns für die Zeiterfassung eine externe Lösung zu suchen“, erläutert DI Götsch.
„Die Faktura gehört unbedingt dazu, wenn es darum geht, einen möglichst reibungslosen Ablauf zwischen Zeiterfassung und Abrechnung sicherzustellen“
Dipl.-Ing. Markus Götsch
Gesellschafter und Projektleiter
ZEP macht das Rennen
Über eine Internet-Recherche und den Hinweis aus dem eigenen Unternehmensumfeld stießen Herr Götsch und seine Kollegen auf die Cloud-basierte Zeiterfassungslösung ZEP der Firma provantis IT Solutions.
ZEP steht für ZeitErfassung für Projekte. Die webbasierte Lösung ist bereits seit dem Jahr 2000 auf dem Markt und bietet projektorientierten Unternehmen eine Komplettlösung für die Bereiche Zeiterfassung und -nachweis, Reisekosten, Projektmanagement und -Controlling sowie Faktura.
Seit 2014 ist ZEP auch bei der Firma Geotechnik-Team im Einsatz. Neben der reinen Zeiterfassung nutzt das Unternehmen auch das Modul Rechnungsstellung. DI Götsch: erklärt: „Die Faktura gehört unbedingt dazu, wenn es darum geht, einen möglichst reibungslosen Ablauf zwischen Zeiterfassung und Abrechnung sicherzustellen.“
Die Vorteile der Zeiterfassung über ZEP sieht der Ingenieur neben der Funktionsvielfalt insbesondere in der Übersichtlichkeit und intuitiven Benutzeroberfläche. Er erläutert: „Wir haben uns im Zuge der Projektauswahl auch andere Lösungen angesehen, darunter auch eine der führenden Controlling- und Managementsoftwarelösungen für Architekten und Ingenieure. Allerdings erschien uns die Benutzeroberfläche für unseren Bedarf viel zu überfrachtet und ‚bunt‘, so dass wir uns letztendlich für ZEP entschieden.“
Projektüberblick und -kontrolle gewährleistet
Neben der Benutzerfreundlichkeit spricht laut DI Götsch für ZEP vor allem die Möglichkeit, sich über die Lösung jederzeit einen aktuellen Projektüberblick zu verschaffen und nachprüfen zu können, wer wann was an einem Projekt gearbeitet hat. „Die Projektübersicht und -kontrolle sind über ZEP in der Tat sehr leicht möglich. Die Abrechnung der geleisteten Projektarbeiten erfolgt über das entsprechende Modul, das die erforderlichen Daten per Knopfdruck aus der Zeiterfassung übernimmt“, bestätigt ein zufriedener Projektleiter.
Obwohl anfänglich die Überlegung im Raum stand, ZEP inhouse auf dem eigenen Server zu betreiben, nutzt Geotechnik-Team die Lösung mittlerweile im Cloud Computing-Modell. Der Betrieb der Lösung erfolgt im zertifizierten Rechenzentrum. Die Mitarbeiter von Geotechnik-Team greifen via Internet und Webbrowser auf die Lösung zu.
, lautet das zufriedene Fazit von DI Markus Götsch nach fast vier Jahren ZEP-Einsatz.
