Seit dem EuGH-Urteil von 2019 gewinnt die Zeiterfassung, speziell im Projektmanagement, zunehmend an Bedeutung. Dabei geht es nicht nur um die einfache Erfassung der Arbeitszeit, sondern vor allem um die detaillierte Aufzeichnung von Zeiten für spezifische Tätigkeiten innerhalb von Projekten. Während die projektbezogene Zeiterfassung klare Vorteile bietet, bestehen auch Bedenken unter den Mitarbeitern. Doch welche Argumente sprechen im Detail dafür und dagegen? Erfahren Sie hier praxisnahe Tipps zur erfolgreichen Einführung der projektbezogenen Zeiterfassung in Ihrem Unternehmen.
Was ist Projektzeiterfassung?
ℹ️ Projektzeiterfassung bezeichnet das strukturierte Erfassen der Zeit, die für die Bearbeitung einer Aufgabe oder eines Projekts benötigt wird. ℹ️
Die Erfassung der Projektzeit ermöglicht es Projektmanagern, den tatsächlichen Aufwand mit den vorherigen Planungen zu vergleichen. Dadurch können sie die Genauigkeit ihrer Aufwandsschätzungen überprüfen und die Planung für zukünftige Projekte optimieren. Zudem dient die Zeiterfassung als Nachweis für den geleisteten Arbeitsaufwand gegenüber Kunden und hilft Unternehmen, ihre zeitlichen Ressourcen effizient zu verwalten.
Warum ist Projektzeiterfassung so wichtig? Alle Vorteile im Überblick
Viele Mitarbeiter sehen Zeiterfassungssysteme als kontrollierend an und befürchten, dass sie lediglich zur Überwachung von Anwesenheit und Produktivität dienen. Bei der Einführung einer effizienten Zeiterfassungslösung für Projekte ist es wichtig, diese Missverständnisse zu klären. Erklären Sie Ihren Mitarbeitern den eigentlichen Zweck der Stundenerfassung und wie sie davon profitieren können:
1. Optimierte Ressourcenplanung: Freie Kapazitäten erkennen
Projektzeiterfassung hilft dabei, Zeiten und Aufwände in Projekten genauer zu schätzen, indem sie sicherstellt, dass Arbeitsstunden gezielt für die richtigen Tätigkeiten eingesetzt werden. Besonders wichtig ist dies für Abteilungen wie IT, Softwareentwicklung und Verwaltung, da sie interne Dienstleistungen erbringen. Die Zeiterfassung ermöglicht es strategisch zu prüfen, ob die Zeit effektiv für Kernprojekte genutzt wird oder ob sie durch unterstützende und operative Aufgaben beansprucht wird.
2. Faktor Zeit: Projektverlauf mit erfolgreichem Projektcontrolling analysieren
Die projektbezogene Zeiterfassung ermöglicht ein präzises Projektcontrolling. Durch den Vergleich mit der ursprünglichen Aufwandsplanung können Projektmanager kontrollieren, ob ihre Schätzungen realistisch waren und frühzeitig Verzögerungen erkennen. Nach Abschluss mehrerer Projekte ermöglichen die gesammelten Daten Analysen, um festzustellen, welche Projekte, Aufgaben oder Vorgänge länger oder kürzer als geplant dauerten, welchen Wert Projekte mit hohem Aufwand hatten, welche mit geringem Aufwand viel Ertrag brachten und ob ausreichend Ressourcen zur Verfügung standen.
3. Projektumfang: Aufwandseinschätzung für zukünftige Projekte optimieren
Die Analyse vergangener Projekte liefert wertvolle Einblicke in den Aufwand für spezifische Aufgaben, die in die Schätzung künftiger Projekte einfließen. Durch präzise Projektzeiterfassung können Entwicklungs- und Produktionszeiten genau prognostiziert werden, was zu höherer Planungssicherheit führt. Dies ermöglicht es Projektmanagern, die Auswirkungen neuer Aufträge auf die Kapazitäten ihrer Teams und laufende Projekte besser zu bewerten.
4. Rechnungsstellung: Transparenter Nachweis für erbrachte Leistungen
Die Projektzeiterfassung ist entscheidend für den Leistungsnachweis gegenüber dem Kunden. Sie gewährleistet eine präzise Nachverfolgbarkeit abrechenbarer Leistungen und bildet die Basis für die Rechnungsstellung. Besonders für Dienstleister und honorarbasierte Unternehmen bietet sie einen wirtschaftlichen Vorteil, da sie dem Kunden durch die Dokumentation der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden eine genaue und korrekte Abrechnung ermöglicht.
5. Prozessoptimierung: Erkennen & optimieren Sie Zeitfresser
Die Erfassung von Projektzeiten macht verborgene Aufwände sichtbar und verbessert die Schätzung von Zeitressourcen – Stichwort: Prozessoptimierung. Durch die Nutzung eines Zeiterfassungssystems dokumentieren Sie alle Aktivitäten in einem Projekt präzise, einschließlich "unsichtbarer" Zeitdiebe wie Abstimmungstelefonate, Feedback-Schleifen und Verwaltungsaufwände. Aufgrund der erfassten Daten können diese identifiziert und durch gezielte Maßnahmen reduziert werden.
6. Mehrarbeit: Dokumentation von Überstunden bei Mitarbeitern
Zeiterfassungstools ermöglichen es Mitarbeitern, ihre Arbeitszeiten auch bei Außenterminen wie bei Servicetechnikern, Handwerkern, Beratern und freien Mitarbeitern lückenlos zu dokumentieren. Dies gewährleistet eine genaue Aufzeichnung der tatsächlich erbrachten Arbeitsstunden unabhängig vom Einsatzort. Projektmitarbeiter können dadurch ihre Überstunden genau erfassen und entsprechend geltend machen.
7. Motivation und Zufriedenheit steigern: Erreichte Meilensteine als Schlüssel
Eine Software zur Projektzeiterfassung erhöht die Motivation der Teammitglieder, da ihr Beitrag zum Projekterfolg für Vorgesetzte und Team sichtbar wird. Sie stellt sicher, dass die Leistung der Mitarbeiter erkannt und gewürdigt wird, was der Motivation zugutekommt. Zudem führt die kontinuierliche Erfassung der Projektzeiten zu genaueren Aufwandsschätzungen für wiederkehrende oder ähnliche Aufgaben. Dies ermöglicht es Mitarbeitern, ihre Zeitressourcen besser zu planen und Überlastung zu vermeiden.
Erfolgreich Projektzeiten erfassen mit ZEP: Das beste Tool für Ihr Unternehmen!
Wir haben spezifische Herausforderungen bei der Zeiterfassung und im Projektcontrolling von projektorientierten Unternehmen erkannt und mit ZEP eine Software-Plattform entwickelt, die über einfache "Stechuhren" hinausgeht, indem sie auch die Zuordnung von Arbeitszeiten zu den entsprechenden Projekten ermöglicht.
ZEP bietet zudem zusätzliche Module für Angebotserstellung, Projektcontrolling und Fakturierung, die direkt auf die erfassten Daten zugreifen und Fehler bei manuellen Übertragungen verhindern. Mitarbeitende können ihre Projektzeiten einfach und mobil erfassen – am Rechner, Tablet oder Smartphone, egal ob vor Ort beim Kunden, auf Reisen, zu Hause oder im Büro.
Integration in bestehende IT-Infrastruktur
Nutzen Sie verschiedene Softwarelösungen für HR, Abrechnung und Projektmanagement? Dann sind Sie sicher froh, wenn sich das Tool für die Projektzeiterfassung nahtlos in Ihre bestehende IT-Infrastruktur integriert, richtig? Das schafft effiziente Arbeitsabläufe und kann – so wie bei ZEP – zusätzlich dazu beitragen, dass nicht mehr alle bisher eingesetzten Softwares benötigt werden. Moderne Tools fügen sich in Ihren Geschäftsalltag ein, ohne einen zusätzlichen administrativen Aufwand zu erzeugen. Mit ZEP können Sie beispielsweise Ihr gesamtes Projektmanagement abdecken – vom Angebot bis zur Rechnungsstellung.
Die erfassten Angebotsdaten werden automatisch in das entsprechende Projekt übernommen, Ihre Mitarbeiter stempeln Ihre Projektzeiten auf dieses Projekt, sodass es zu keinen Verzögerungen oder Fehlern bei der abschließenden Rechnungsstellung an Ihren Kunden kommt. Darüber hinaus ermöglicht die Integration eine bessere Datenanalyse und -auswertung, da alle relevanten Informationen in einem zentralen System zusammengeführt werden können. Die Notwendigkeit einer spezialisierten Softwarelösung zur Projektzeiterfassung wird spätestens dann deutlich, wenn sich Arbeitsabläufe optimieren und somit die Effizienz steigern lassen. Denn: Zeit ist Geld, richtig?
Digitale Projektzeiterfassung – effizient und genau
Die Digitalisierung hat die manuelle Projektzeiterfassung revolutioniert. Moderne Softwarelösungen erleichtern den Arbeitsalltag, sparen Zeit und minimieren Fehler im Vergleich zu manuellen Methoden. Digitale Systeme ermöglichen eine präzisere Planung und Durchführung von Projekten, da sie menschliche Fehler reduzieren und genaue Daten liefern. Mitarbeiter können ihre Zeiten bequem online oder über mobile Apps erfassen, was die Produktivität erhöht, da weniger Zeit für administrative Aufgaben aufgewendet wird.
Digitale Zeiterfassung bietet zudem Echtzeitanalysen von Arbeitszeiten und Projektfortschritten, sodass Projektmanager Engpässe und Verzögerungen frühzeitig erkennen und Maßnahmen ergreifen können. Viele Softwares lassen sich mittels Schnittstellen in bestehende IT-Infrastrukturen integrieren, um Datensynchronisation zu gewährleisten und doppelte Eingaben zu vermeiden. Dies reduziert Verwaltungsaufwand und verbessert die Datenintegrität.
Mobile Projektzeiterfassung – modern & flexibel
Mobile Projektzeiterfassung ist unverzichtbar für den modernen Arbeitsstil. Ihre Mitarbeiter sind flexibel, ob im Homeoffice, beim Kunden oder auf Geschäftsreise, und können ihre Projektzeiten überall erfassen. Mobile Apps ermöglichen eine mühelose, Echtzeit-Erfassung von Zeiten über Smartphones oder Tablets, ohne an bestimmte Geräte oder Orte gebunden zu sein.
Projektmanager und Führungskräfte profitieren ebenfalls, da sie stets aktuelle Daten zu Projektzeiten haben und besser Ressourcen und Aufgaben planen können. Zudem können Reisekosten und Kundentermine einfach erfasst werden, was eine präzise Abrechnung und transparente Kommunikation ermöglicht. Mobile Zeiterfassung steigert zudem die Mitarbeiterzufriedenheit, da diese ihre Arbeit flexibler in ihren Tagesablauf integrieren können.
Unzufriedene Mitarbeiter wegen Projektzeiterfassung? Hilfreiche Expertentipps!
Um möglichen Widerständen gegen eine Projektzeiterfassung bei Mitarbeitern vorzubeugen, ist es wichtig, ihre berechtigten Bedenken ernst zu nehmen und aktiv anzugehen. Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter von Anfang in den Einführungsprozess einer solchen Software mit ein. Mit den folgenden Tipps können Sie die Akzeptanz für die Notwendigkeit und Vorteile einer projektbezogenen Zeiterfassung fördern:
Die 3 größten Fehler beim Erfassen & Abrechnen von Projektzeiten
Unternehmen in projektorientierten Branchen wie der Unternehmensberatung, der IT-Dienstleistung oder dem Ingenieurwesen stehen bei der Zeiterfassung vor der besonderen Herausforderung, dass es nicht nur darum geht, wer wann gearbeitet hat, sondern auch für wen. Denn am Ende des Tages müssen die geleisteten Projektarbeitszeiten den entsprechenden Projekten zugeordnet werden, damit sie am Projekt- oder Monatsende auch dem passenden Auftraggeber in Rechnung gestellt werden können.
Betrachtet man die aktuelle Praxis bei der Zeiterfassung und -abrechnung in projektorientierten Unternehmen, so stößt man allzu oft noch auf die folgenden drei Fehler.
Fehler 1: Manuelles Erfassen
In vielen mittelständischen Unternehmen, besonders im Dienstleistungsbereich, erfolgt die Projektzeiterfassung immer noch manuell über Excel-Listen oder interne Tools. Diese Aufgabe empfinden Mitarbeiter oft als lästige Pflicht, die gerne aufgeschoben wird. Besonders problematisch wird dies bei Krankheit oder Urlaub, wenn niemand die Zeiten erfassen kann. Der enge Kundenkontakt erschwert zudem die zeitnahe Dokumentation der Projektzeiten. Die Verwendung von Excel für das Projektcontrolling und die Erstellung von Angeboten und Rechnungen verstärkt den nicht skalierbaren und manuellen Charakter dieses Prozesses weiter.
Fehler 2: Fehlerhaftes Erfassen
Aus dem improvisierten Einsatz der Microsoft-Office-Suite für Zeiterfassung und Projektcontrolling ergibt sich zwangsläufig der zweite Fehler: Es entstehen Ungenauigkeiten. Aufgaben, die keiner gerne macht, die häufig auf die lange Bank geschoben werden und urlaubs- oder krankheitsbedingt liegen bleiben, führen zu einer hohen Fehleranfälligkeit. "Wann habe ich was für welches Projekt gearbeitet?" ist eine Frage, die gar nicht so leicht zu beantworten ist, wenn seit den Arbeiten bereits einige Tage bzw. sogar Wochen vergangen sind. Ein kontinuierlich wachsendes Projektvolumen und eine immer größere Vielfalt an Projektarbeiten machen die Antwort noch komplizierter. Und so kommt es immer häufiger vor, dass Arbeitszeiten nicht erfasst werden, dem falschen Projekt zugeordnet werden oder erst dann auffallen, wenn das Projekt bereits abgeschlossen ist, der Projektbeteiligte aber krank oder im Urlaub war.
Fehler 3: Fehlerhaftes Abrechnen
Fehler in der Dokumentation der geleisteten Projektarbeitszeiten führen zwangsläufig dazu, dass es auch Fehler bei der Projektabrechnung gibt. Denn was nicht dokumentiert wurde, kann auch nicht abgerechnet werden. Viele für die Projektabrechnung Verantwortlichen beklagen bereits den hohen Aufwand, den es erfordert, zum Abrechnungszeitpunkt die Projektzeiten überhaupt erst einmal vollständig und präzise zu erfassen.
Denn nicht nur beim Erfassen von Projektzeiten können Fehler auftreten, sondern auch bei der Übernahme in die Rechnungserstellung. Geschieht diese mit Microsoft Word, sind Fehler quasi vorprogrammiert, doch selbst eine manuelle Übernahme in eine professionelle Faktura-Lösung erhöht die Fehleranfälligkeit.
Häufige Hürden bei der Projektzeiterfassung auf einen Blick!
Eine Zeiterfassung per se bringt für Arbeitnehmer keine Nachteile mit sich, jedoch bestehen häufig negative Assoziationen, die sich als Herausforderungen bei der firmeninternen Arbeitszeiterfassung manifestieren können:
- Viele Mitarbeiter verstehen den Sinn hinter der Arbeitszeiterfassung nicht.
- Komplizierte Bedienung vieler Zeiterfassungssysteme wirkt abschreckend.
- Die Wahrnehmung, dass Arbeitszeiterfassung mit großem Aufwand verbunden ist, ist weit verbreitet.
- Angst, die erwarteten Leistungen nicht erfüllen zu können, kann Widerstand hervorrufen.
- Oft werden Arbeitszeiten nicht konsequent eingetragen.
- Fehlendes Feedback zur Produktivität kann die Motivation zur Mitwirkung mindern.
- Nur wenige Mitarbeiter erfassen ihre Arbeits- und Projektzeiten gewissenhaft; andere kümmern sich überhaupt nicht darum, was Manipulationen ermöglicht und die Genauigkeit der Stundenerfassung beeinträchtigen kann.
Fazit
Die Einführung einer projektbezogenen Zeiterfassung muss keine Angst hervorrufen – im Gegenteil, sie kann sich als äußerst wertvolles Werkzeug erweisen, um Projekte effizienter und transparenter zu gestalten.
Sie bietet klare Vorteile: präzisere Ressourcenplanung, bessere Kontrolle über Projektverläufe, optimierte Aufwandseinschätzung und eine nachvollziehbare Rechnungsstellung. Wichtig ist, den Mitarbeitern die positiven Aspekte dieser Systeme zu vermitteln, ihre Bedenken ernst zu nehmen und sie aktiv in den Einführungsprozess einzubeziehen.
So wird die Zeiterfassung nicht als Kontrollinstrument, sondern als Unterstützung für eine produktivere und zufriedenstellendere Arbeitsumgebung wahrgenommen. Mit der richtigen Herangehensweise und den passenden Tools wie ZEP kann die Zeiterfassung ein Gewinn für das gesamte Unternehmen sein.
