Gesucht: Zeitgemäßes Tool für Zeiterfassung und Projekt-Controlling
Als Sigrid Schmid 2017 als Operations & Accounting Manager bei eccelerate anfing, gehörte die Suche nach einem neuen Tool für Zeiterfassung und Projekt-Controlling zu einer ihrer ersten Aufgaben. Sie erinnert sich: „Das bestehende Tool war doch etwas in die Jahre gekommen und verfügte nicht mehr über die Funktionalität, die man von einer solchen Lösung erwartete.“ Außerdem erschwerte eine mäßige Benutzerfreundlichkeit die Arbeit in der täglichen Praxis. Frau Schmid erklärt: „Mit der alten Softwarelösung war es beispielsweise nicht möglich, Auswertungen zum aktuellen Projektstatus zu erstellen und auszuwerten.“
Über ein anderes Consulting-Unternehmen erfuhr Frau Schmid dann von der cloudbasierten Softwarelösung ZEP von der Firma provantis IT Solutions.
ZEP steht für ZeitErfassung für Projekte. Die webbasierte Lösung ist bereits seit dem Jahr 2000 auf dem Markt und bietet projektorientierten Unternehmen eine Komplettlösung für die Bereiche Zeiterfassung und -nachweis, Reisekosten, Projektmanagement und -Controlling sowie Faktura.
„Bereits in der Testphase konnten wir deutliche Vorteile von ZEP im Vergleich zum bestehenden System feststellen. Dies galt insbesondere für Benutzerfreundlichkeit und die intuitive Benutzeroberfläche. Der zusätzliche Funktionsumfang im Bereich des Projekt-Controlling führte letztendlich zu der Entscheidung, das Altsystem durch ZEP abzulösen.“
Sigrid Schmid
Operations & Accounting Manager bei eccelerate
Seit Ende 2017 ist ZEP in der Produktlinie ZEP Professionell bei eccelerate im Einsatz.
Zeiterfassung, Spesenabrechnung, Urlaubsverwaltung, Faktura
Neben den in den einzelnen Projekten geleisteten Arbeitszeiten erfassen die eccelerate Berater auch ihre Reisekosten und Spesen über ZEP. Sie greifen dazu entweder über die webbasierte Benutzeroberfläche oder die für alle gängigen mobilen Betriebssysteme verfügbaren mobile Apps auf ZEP zu. Auch die Verwaltung der Abwesenheiten und Urlaubzeiten erfolgt über das ZEP-System. Darüber hinaus erstellt eccelerate mit dem Faktura-Modul alle Projektabrechnungen.
Umfassendes Projekt-Controlling auf einen Blick
Um ihre Arbeit als Operations & Accounting Manager bei eccelerate erfolgreich zu bewältigen, nutzt Frau Schmid die umfangreichen Auswertungsmöglichkeiten von ZEP für das Projekt-Controlling.
„Ich arbeite täglich mit ZEP. Als Administrator kann ich auf alle laufenden Projekte zugreifen und mir jederzeit einen vollständigen Überblick über den jeweiligen Projektstatus verschaffen.“
Sigrid Schmid
Operations & Accounting Manager bei eccelerate
Darüber hinaus hat sich Frau Schmid einen entsprechenden Account eingerichtet, über den sie auf alle Projektsonderkosten zugreifen kann. So kann sie alle mit einem Projekt verbundenen Ausgaben, z.B. Ausgaben für Drittdienstleister einbuchen. Diese können dann den mit dem Projekt verbundenen Einnahmen gegenübergestellt werden.
ZEP aus der Wolke: Flexibilität im Berater-Alltag
Was das Betriebsmodell von ZEP betrifft, ist generell der On-Premise-Betrieb lokal beim Kunden oder die Nutzung von ZEP als Cloud Service möglich. In letzterem Fall erfolgt der Betrieb der Cloud-Lösung aus einem zertifizierten (ISO 27001, IT-Grundschutz) Hochleistungsrechenzentrum auf einem vollständig redundanten, hochverfügbaren Server-Cluster in Deutschland. Die Internetanbindung zu den ZEP-Servern erfolgt mit 1000 Mbit/s über redundante Glasfaserleitungen. Online-Nutzungsvertrag und Vertrag zur Auftragsverarbeitung für ZEP erfüllen alle Anforderung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).
„Der Vorteil der cloudbasierten Nutzung besteht für uns insbesondere in der zeit- und ortsunabhängigen Nutzung von ZEP durch unsere Berater. Sie sind damit in der Lage, sowohl im Büro, aber auch unterwegs oder – gerade in Corona-Zeiten sehr wichtig – zuhause im Homeoffice auf ZEP zuzugreifen und ihre Daten zu erfassen.“
Sigrid Schmid
Operations & Accounting Manager bei eccelerate
Zeitgemäße Lösung, Service top
„Wir haben den Umstieg auf ZEP nicht bereut.“
Sigrid Schmid
Operations & Accounting Manager bei eccelerate
Sigrid Schmid zeigt sich aus dem bisher dreijährigen Einsatz sehr zufrieden. „Die Lösung bietet uns die erwartete Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit einer zeitgemäßen Softwarelösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling. Darüber hinaus profitieren wir von einem professionellen ZEP-Support, der uns jederzeit mit Rat und Tat zur Seite steht.“
