Arbeitszeiterfassung und -Abrechnung für Beratung und Support
Als Vice President Delivery bei Movilizer ist Stefan Wawrzinek für den gesamten Bereich Professional Service verantwortlich. Dazu gehören zum einen die mit dem Einsatz und der Implementierung der Movilizer Plattform verbundenen Beratungsprojekte sowie alle im Rahmen des mit den Kunden vereinbarten Service und Supports anfallenden Support-Aufgaben. Als zentrales Tool für die Erfassung und Abrechnung der in diesem Zusammenhang anfallenden Arbeitszeiten setzen er und sein Team seit April 2015 auf die Lösung ZEP - Zeiterfassung für Projekte von provantis. „Schon vor der Entscheidung für den Einsatz von ZEP haben wir mit einer entsprechenden Softwarelösung gearbeitet. Allerdings lag bei dieser Anwendung der Schwerpunkt auf der Rechnungsstellung, so dass für die dafür erforderlichen Vorarbeiten eine Menge an manuellem Aufwand erforderlich war,“ erläutert Stefan Wawrzinek die Ausgangssituation.
„ZEP deckt alle unsere Anforderungen beim Erfassen und Abrechnen von Arbeitszeiten und Reisekosten vollumfänglich ab, so dass wir mit dem Einsatz der Lösung bisher sehr zufrieden sind. Die Benutzerfreundlichkeit ist sehr hoch, deshalb war auch die Akzeptanz bei den Anwendern von Anfang an sehr hoch. Der manuelle Aufwand ist minimal, wir können deshalb zufrieden feststellen, dass wir unser ursprüngliches Ziel erreicht haben.“
Stefan Wawrzinek
Vice President Delivery
Er erklärt weiter: „Um unsere Kollegen von diesen Arbeiten zu entlasten und einen höheren Automatisierungsgrad zu erreichen, entschieden wir uns, uns nach einer Alternative umzusehen. Ziel war es, möglichst den kompletten Projekt-Controlling-Prozess zu automatisieren.“
„Mit dem ZEP Salesforce Modul sind wir in der Lage, die in unserem Salesforce-System enthaltenen Kundeninformationen per Knopfdruck in ZEP zu übernehmen und den entsprechenden Projekten zuzuordnen. Damit entfallen weitere bisher manuell zu erledigende Aufgaben.“
Stefan Wawrzinek
Vice President Delivery
Gute Erfahrungen geben den Ausschlag!
Dass die Entscheidung letztendlich auf ZEP – Zeiterfassung für Projekte – fiel, lag an den guten Erfahrungen, die Stefan Wawrzinek bereits bei seinem früheren Arbeitgeber mit der Lösung gemacht hatte. Er erinnert sich: „Auch das Unternehmen, für das ich vor meinem Wechsel zu Movilizer gearbeitet habe, war im Software-Bereich tätig und hatte ZEP im Einsatz. Der große Vorteil von ZEP lag schon damals darin, dass die Lösung speziell für projektorientierte Unternehmen konzipiert wurde und damit die in diesen Unternehmen bestehenden Anforderungen an die unterschiedlichen Bereiche des Projekt-Controllings optimal abdeckt. Aus diesem Grund war es nur logisch, diese Vorteile auch bei Movilizer zu nutzen.“
ZEP – Zeiterfassung für Projekte – ist eine webbasierte Lösung, die bereits seit dem Jahr 2000 erfolgreich auf dem Markt ist. Sie bietet gerade projektorientierten Unternehmen eine Komplettlösung für die Bereiche Zeiterfassung und -nachweis, Reisekosten, Projektmanagement und -Controlling sowie Faktura. Die Lösung wird sowohl im Cloud Computing- als auch im On-Premise-Betriebsmodell angeboten. Bei Movilizer entschied man sich für den cloudbasierten Einsatz von ZEP. „Wir sind selbst Anbieter einer Cloud Computing-Plattform und deshalb natürlich vom Konzept des Betriebsmodells überzeugt. Aus diesem Grund konnte die Entscheidung auch bei ZEP nur für die Cloud-Version fallen. Die Vorteile in Bezug auf Flexibilität und Effizienz überwiegen ganz klar, die Fragen in Bezug auf Datenschutz und Datensicherheit können wir bewältigen, schließlich beschäftigen wir uns ja auch bei unseren Lösungen täglich mit diesem Thema.“
Derzeit nutzen ca. 50 Mitarbeiter ZEP für die Erfassung ihrer Arbeitszeiten, der Reisekosten sowie die Urlaubsplanung. Darüber hinaus erfolgt die komplette Rechnungsstellung über die Lösung. Sind Movilizer Mitarbeiter im Rahmen von Beratungsprojekten oder für Support-Arbeiten vor Ort beim Kunden, greifen sie über die entsprechenden Apps (Android, iPhone) auf ZEP zu.
Datenimport aus Salesforce dank ZEP-Modul
Das ZEP Salesforce Modul ermöglicht die Anbindung von ZEP an die Cloud CRM-Lösung Salesforce und unterstützt damit die automatische Übernahme von Daten zu Kunden und Ansprechpartnern aus Salesforce nach ZEP. „Mit dem ZEP Salesforce Modul sind wir in der Lage, die in unserem Salesforce-System enthaltenen Kundeninformationen per Knopfdruck in ZEP zu übernehmen und den entsprechenden Projekten zuzuordnen. Damit entfallen weitere bisher manuell zu erledigende Aufgaben“, bestätigt Stefan Wawrzinek.
