Belegerfassung

Belegerfassung: Effiziente Verwaltung und Digitalisierung von Belegen

Die Belegerfassung spielt eine zentrale Rolle in der Buchhaltung. Sie sorgt für die lückenlose Dokumentation aller Geschäftsvorgänge und dient als Basis für eine ordnungsgemäße Buchführung. Unternehmer*innen sind dazu verpflichtet, alle Belege – ob in Papierform oder digital – aufzubewahren, um steuerlich relevante Informationen nachzuweisen. Mit der zunehmenden Digitalisierung wird die elektronische Belegerfassung immer wichtiger.

Was ist Belegerfassung?

Die Belegerfassung umfasst das Sammeln, Sortieren und Verarbeiten von Belegen, die für Buchhaltung und Steuererklärungen benötigt werden. Belege sind essenziell für die Nachweisführung gegenüber dem Finanzamt und dokumentieren Einnahmen sowie Ausgaben eines Unternehmens. Es gibt verschiedene Arten von Belegen, die unterschiedliche Anforderungen erfüllen müssen.

Arten von Belegen

Belegart Beispiele Fremdbelege Eingangsrechnungen, Quittungen, Lieferscheine Eigenbelege Ersatz für verlorene Belege, Eigenentnahmen Interne Belege Umbuchungen, Gehaltslisten, Verrechnungen Elektronische Belege Digitale Rechnungen, elektronische Gutschriften

Bedeutung der Belegerfassung in der Buchhaltung

Der Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“ zeigt, wie wichtig die Erfassung aller Belege ist. Ein lückenloses Belegmanagement hilft, den Überblick zu behalten und die Buchhaltung korrekt abzuwickeln. Zudem sind Belege für die Steuererklärung relevant, da das Finanzamt in Einzelfällen Nachweise anfordern kann.

Wie funktioniert die digitale Belegerfassung?

Durch die zunehmende Digitalisierung wird die elektronische Belegerfassung immer relevanter. Dabei müssen die gesetzlichen Vorgaben, insbesondere die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD), beachtet werden.

GoBD-konforme Belegerfassung

Die GoBD regeln die ordnungsgemäße Speicherung und Archivierung von elektronischen Belegen. Um sicherzustellen, dass die digitalen Belege im Fall einer Steuerprüfung anerkannt werden, müssen Unternehmen darauf achten, dass:

• Keine Daten verloren gehen: Die Originalbelege müssen vollständig und unverändert archiviert werden.
• Revisionssicherheit gewährleistet ist: Der Zugriff auf die gespeicherten Daten muss für den Betriebsprüfer jederzeit möglich sein.
• Belege GoBD-konform gespeichert werden: Dazu zählt die Aufbewahrung in einem elektronischen Archiv.

Vorteile der digitalen Belegerfassung

• 📱 Schnellere Erfassung durch mobile Apps
• 🔍 Einfachere Suche und Wiederfindbarkeit von Belegen
• 💾 Platzsparende Archivierung von Belegen
• ✅ Erfüllung gesetzlicher Vorgaben (GoBD-Konformität)

Belege richtig aufbewahren

Neben der Erfassung müssen Belege auch ordnungsgemäß aufbewahrt werden. Dabei gelten unterschiedliche Aufbewahrungsfristen, die je nach Art des Belegs variieren:

• 6 Jahre: Handelsbriefe, Angebote, Auftragsbestätigungen
• 10 Jahre: Rechnungen, Bilanzen, Steuererklärungen

Achten Sie darauf, dass die Fristen ab dem Ende des Kalenderjahres gelten, in dem der Beleg erstellt wurde.

Tipps für die Belegaufbewahrung

• 📂 Unterlagen nach Jahren und Kategorien (z. B. Einnahmen, Ausgaben) sortieren
• 🗂️ Steuerunterlagen in separaten Ordnern aufbewahren
• 💻 Belege elektronisch archivieren und regelmäßig sichern

Fazit

Die Belegerfassung ist ein essenzieller Bestandteil der Buchhaltung und stellt sicher, dass alle Geschäftsvorgänge nachvollziehbar dokumentiert werden. Die Umstellung auf eine digitale Erfassung spart Zeit, schafft Platz und erfüllt die gesetzlichen Anforderungen wie die GoBD. Durch eine sorgfältige Organisation und die richtige Aufbewahrung der Belege erleichtern Sie sich nicht nur die Buchführung, sondern auch die Zusammenarbeit mit dem Finanzamt.

Die Nutzung moderner Rechnungs- und Buchhaltungssoftware ermöglicht eine schnelle und einfache digitale Erfassung und Archivierung der Belege – und trägt so zur Effizienz und Rechtssicherheit im Unternehmen bei.