Der Soll-Ist-Vergleich ist eine der zentralen Methoden im Projektmanagement und Controlling. Er ermöglicht es, geplante Werte (Soll) mit den tatsächlich erreichten Ergebnissen (Ist) zu vergleichen. Dieser Vergleich hilft, Abweichungen frühzeitig zu erkennen und darauf basierend die richtigen Entscheidungen zu treffen.
Was ist ein Soll-Ist-Vergleich?
„Gegenüberstellung von Sollkosten und wirklich entstandenen Kosten eines bestimmten Zeitabschnittes (Istkosten) in der Betriebsabrechnung. Aufgabe der Plankostenrechnung. Bei Verwendung gleicher Planpreise im Soll und Ist entspricht der Soll-Ist-Vergleich einer Gegenüberstellung der vorgegebenen und der verbrauchten Mengen, die dadurch erst addierbar werden.
Die errechneten Kostenabweichungen werden ermittelt und unter Berücksichtigung der Kosteneinflussgrößen bzw. -bestimmungsfaktoren analysiert, d.h. auf ihre Ursachen zurückgeführt. Dadurch wird ein zwischenzeitlicher […] und zwischenbetrieblicher Vergleich […] ermöglicht.“ Gabler Wirtschaftslexikon
Warum ist der Soll-Ist-Vergleich unverzichtbar?
Neue Projekte sollen den versprochenen Erfolg bringen – sei es durch Effizienzsteigerungen, Kosteneinsparungen oder erhöhte Kundenzufriedenheit. Der Soll-Ist-Vergleich sorgt dafür, dass diese Ziele nicht aus den Augen verloren werden, indem er folgendes aufzeigt:
🚧 Abweichungen in Ressourcen: Werden mehr oder weniger Ressourcen als geplant eingesetzt?
💸 Budgetüberschreitungen: Wo entstehen zusätzliche Kosten, und wie können diese kompensiert werden?
⏳ Projektfortschritt: Liegt das Projekt im Zeitplan, oder drohen Verzögerungen?
Die Bedeutung im Projektcontrolling
Im Projektcontrolling spielt der Soll-Ist-Vergleich eine Schlüsselrolle. Er liefert die Grundlage für Entscheidungen – ob Anpassungen im Projektablauf, die Beantragung von zusätzlichem Budget oder sogar der Abbruch des Projekts. Abweichungen zwischen Soll und Ist können gravierende Auswirkungen haben, insbesondere wenn die Projektkosten das geplante Budget sprengen oder Ressourcenengpässe entstehen.
Wie funktioniert der Soll-Ist-Vergleich?
Der Soll-Ist-Vergleich umfasst mehrere Phasen, die Teil eines umfassenden Controlling-Regelkreises sind:
- Ziele setzen und planen: Definieren Sie klare Projektziele und Meilensteine.
- Planung entwickeln: Erstellen Sie detaillierte Projektpläne für Ressourcen, Zeit und Budget.
- Werte erfassen: Legen Sie Soll-Werte fest, die den geplanten Fortschritt darstellen.
- Vergleich durchführen: Gegenüberstellung der Soll-Werte mit den Ist-Werten.
- Abweichungsanalyse: Identifizieren Sie Ursachen für Abweichungen.
- Maßnahmen etablieren: Entwickeln Sie Korrekturmaßnahmen, um den Projektverlauf zu optimieren.
- Erfolge messen: Überprüfen Sie die Wirksamkeit der Maßnahmen.
Praxisbeispiel: Effizienter Soll-Ist-Vergleich mit Tools
In der Praxis nimmt die Erstellung eines Soll-Ist-Vergleichs oft viel Zeit in Anspruch – besonders, wenn manuell in verschiedenen Excel-Tabellen gearbeitet wird. Tools wie ZEP automatisieren diesen Prozess:
- Automatische Datenübertragung: Keine manuelle Eingabe von Soll- und Ist-Werten.
- Echtzeitübersicht: Aktuelle Projektfortschritte auf einen Blick.
- Individuelle Anpassung: Benutzerdefinierte Felder und Berichte.
ZEP: Mehr als nur ein Controlling-Tool
ZEP bietet mit dem Zusatzmodul Planstunden umfassende Funktionen, die weit über den klassischen Soll-Ist-Vergleich hinausgehen:
Automatisierte Stunden- und Kostenabrechnung
Vergleichen Sie geplante und tatsächliche Stunden sowie Kosten mit minimalem Aufwand.
Detaillierte Projektauswertungen
Erstellen Sie Berichte zu Ressourcenauslastung, Budgetstatus und Fortschrittsanalysen.
Zentrale Verwaltung von Plan- und Ist-Daten
Behalten Sie den Überblick über alle relevanten Projektkennzahlen an einem zentralen Ort.
Dynamische Planungsanpassungen
Ändern Sie Budgets, Aufgaben oder Ressourcen in Echtzeit, basierend auf aktuellen Daten.
Integration und Benutzerfreundlichkeit
ZEP lässt sich nahtlos in bestehende Systeme integrieren und ist dank intuitiver Oberfläche leicht bedienbar.
Vorteile des automatisierten Soll-Ist-Vergleichs
Mit einer professionellen Software erhalten Sie fundierte Entscheidungsgrundlagen für die Aufstellung eines Soll-Ist-Vergleiches. Die wichtigsten Vorteile sind:
- 🕒 Zeiteinsparung: Automatische Datenanalyse statt manueller Tabellenarbeit.
- 📊 Präzise Berichte: Klare Darstellung von Abweichungen und deren Ursachen.
- 🔍 Verbesserte Transparenz: Echtzeitdaten für alle Projektbeteiligten.
Fazit
Der Soll-Ist-Vergleich ist essenziell, um Projekte effizient und erfolgreich zu steuern. Automatisierte Tools wie ZEP bieten dabei erhebliche Vorteile und helfen, komplexe Analysen schnell und präzise durchzuführen. Nutzen Sie diese Möglichkeiten, um den Überblick über Ihre Projekte zu behalten und fundierte Entscheidungen zu treffen.
FAQ
Was ist der Zweck eines Soll-Ist-Vergleichs im Projektmanagement?
Der Soll-Ist-Vergleich zeigt Abweichungen zwischen geplanten und tatsächlichen Projektwerten wie Budget, Zeit und Ressourcen auf. So können Sie frühzeitig gegensteuern, um Projekte auf Kurs zu halten und Ziele effizient zu erreichen.
Welche Vorteile bieten Tools wie ZEP für den Soll-Ist-Vergleich?
ZEP automatisiert die Datenerfassung und bietet Echtzeit-Analysen sowie individuelle Berichte. Dadurch sparen Sie Zeit, erhöhen die Transparenz und erhalten präzise Entscheidungsgrundlagen.
Wie wird ein Soll-Ist-Vergleich durchgeführt?
Zuerst werden Soll-Werte definiert und Ist-Werte laufend erfasst. Anschließend werden beide verglichen, Abweichungen analysiert und passende Maßnahmen entwickelt, um den Projektverlauf zu optimieren.
