Mit unserer digitalen Stempeluhr erledigen Sie Ihre Arbeitszeiterfassung komplett ohne lästigen Papierkram – ganz einfach per Web oder App. Heute nehmen wir Sie mit auf die Reise in Ihr ZEP Clock und erklären Ihnen step by step, wie Sie ganz einfach die Ersteinrichtung vornehmen können. Also, let’s start zeping!
Digitale Zeiterfassung – Der Weg zu Ihrem ZEP Clock
Mit ZEP Clock verzichten Sie auf zeitraubende Auswertungen und haben die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter stets im Blick. Wenn Sie direkt im Tool mitklicken möchten, können Sie sich unsere kostenlose Testversion herunterladen.
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Die Ersteinrichtung von ZEP Clock beginnt natürlich auf der Startseite. Das System benötigt immer einen Administrator. Diese Rolle wird in der Regel von HR-Managern oder Geschäftsführern übernommen. Nachdem Sie sich als Admin eingerichtet haben, landen Sie automatisch auf der Konfigurationsseite in ZEP Clock. Wo finden Sie diese Seite? Rechts oben gibt es einen Button, der Meine Testversion heißt. Hier sind Sie an der richtigen Stelle.
In diesem Tutorial geben wir Ihnen alle Infos vom Stempeln über die Pausenregelung bis hin zu den wichtigsten Auswertungsmöglichkeiten in der Basisversion von ZEP Clock an die Seite.
Überblick behalten – So verwalten Sie Anwesenheiten in ZEP Clock
Wenn Sie als Administrator die Berechtigungen für die Anwesenheit Ihrer Mitarbeiter in ZEP Clock festlegen möchten, folgen Sie diesen Schritten:
- Gehen Sie zu Administration > ZEP Clock > Einstellungen
- Hier können Sie einstellen, dass die Zeiterfassung Ihrer Mitarbeiter zunächst nur durch Ein- und Ausstempeln erfolgt und nicht durch manuelle Eingaben.
- Sie können auch festlegen, dass Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten im Auswertungsbereich einsehen können.
Falls Sie Ausnahmen für bestimmte Mitarbeiter erstellen möchten:
- Gehen Sie zu Mitarbeiter und klicken Sie auf den Benutzernamen des entsprechenden Mitarbeiters.
- Wählen Sie hier Mitarbeiter ändern aus. Unter Einstellungen > Manuelle Zeiterfassung deaktivieren wählen Sie die Option „Nein“, wenn der Mitarbeiter seine Zeiten auch manuell erfassen soll.
Flexible Zeiterfassung – So stempeln Sie in ZEP Clock
Aufgrund des BAG Stechuhr-Urteils müssen Sie und Ihre Mitarbeiter die Arbeitszeiten erfassen. Grundsätzlich haben Sie mit ZEP Clock 3 Möglichkeiten für die Arbeitszeiterfassung.
Möglichkeit 1 – Stempeln per ZEP-Terminal 🕒
Sofern Sie eines unserer ZEP Zeiterfassungsterminals im Einsatz haben, können Sie und Ihre Kollegen beim Betreten des Unternehmens ganz bequem per RFID-Chip einstempeln und unser Terminal überträgt die Daten https-verschlüsselt automatisch an ZEP Clock. Beim Verlassen stempeln Sie sich auf diese Weise auch wieder aus.
Möglichkeit 2 – Stempeln per App 📱
Mit der ZEP Clock App für Android und iOS haben Sie und Ihre Mitarbeiter die Stempeluhr zum Mitnehmen jederzeit in der Hosentasche. Besonders praktisch ist dies, wenn Sie Mitarbeiter im Außendienst haben, denn so können diese ganz bequem per App ihre Zeiten erfassen, ohne das Web-Frontend zu nutzen. Synchronisiert wird natürlich trotzdem jede Minute.
Möglichkeit 3 – Stempeln per Web 💻
Im Web-Frontend von ZEP Clock können Sie und Ihre Mitarbeiter ganz einfach die Arbeitszeit starten und beenden – auch bei flexiblen Arbeitszeitmodellen. Der Button zum Ein- und Ausstempeln befindet sich oben rechts in Ihrem ZEP Clock, neben dem Kreis mit den Initialen des eingeloggten Mitarbeiters.
Um festzulegen, wer per Web ein- und ausstempeln darf:
- Gehen Sie zu Mitarbeiter > Verwaltung und klicken Sie auf den Benutzernamen des entsprechenden Mitarbeiters.
- Wählen Sie hier Mitarbeiter ändern aus. Unter Einstellungen setzen Sie ein Häkchen bei Anwesenheit in der Web-Oberfläche starten/beenden.
Jetzt können Sie individuell festlegen, wer die Zeiterfassung über das Web-Frontend nutzen darf.
Pausenmanagement – So funktioniert die Pausenregelung in ZEP Clock
Als Admin können Sie die Pausenregelungen unter Administration > Stammdaten > Arbeitszeiten > Pausenregelung festlegen.
Pausenregelungen sind wichtig, um den Arbeitsalltag Ihrer Mitarbeiter zu organisieren und gesetzliche Anforderungen zu erfüllen. Sie müssen diese Regelungen manuell einstellen, damit alle gesetzlichen Pausenanforderungen eingehalten werden.
In ZEP Clock können Sie festlegen, welche Mindestpausen gelten sollen.
Standardmäßig ist der deutsche Mindeststandard voreingestellt:
Ab 6 Stunden Arbeit: 30 Minuten Pause
Ab 9 Stunden Arbeit: 45 Minuten Pause
Sie können auch Kernarbeitszeiten für jede Pausenregelung festlegen. Wenn Sie auf Pausenregelung ändern klicken, können Sie weitere Optionen einstellen, wie z.B. ob Mindestpausen automatisch abgezogen werden sollen, wenn die Maximalarbeitszeit überschritten wird. Denken Sie daran, dass Änderungen an den Pausenregelungen erst ab dem nächsten Tag wirksam werden.
In diesem Tutorial erklären wir Ihnen, was Sie bei der Pausenregelung beachten und einstellen müssen.
Arbeitszeitmanagement – So nutzen Sie alle Auswertungsmöglichkeiten in ZEP Clock
Lassen Sie uns die Arbeitszeiterfassung bei ZEP Clock klarer erklären. Mit ZEP Clock können Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter genau einsehen.
Stempelzeiten anzeigen:
Gehen Sie zu Auswertungen > Kommt/Geht.
Hier können Sie den Zeitraum auswählen, für den Sie die Stempelzeiten Ihrer Mitarbeiter sehen möchten.
Als Administrator können Sie in dieser Ansicht Änderungen vornehmen, aber beachten Sie: Stempelungen Ihrer Mitarbeiter können nicht gelöscht werden.
Effektive Arbeitszeit anzeigen:
Gehen Sie zu Auswertungen > Arbeitszeitauswertung.
Wählen Sie den Zeitraum aus, um die effektive Arbeitszeit für diesen Zeitraum anzuzeigen.
Mitarbeiterzeiten auswerten:
Gehen Sie zu Auswertungen > Mitarbeiter.
Hier können Sie die Zeiten Ihrer Mitarbeiter für verschiedene Zeiträume auswerten, vom Beschäftigungszeitraum bis zum Monatsende. Außerdem können Sie Arbeitszeiten exportieren oder importieren.
So haben Sie einen umfassenden Überblick über die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter.
Urlaubsmanagement – So maximieren Sie Ihre Erholung mit ZEP Clock
Kommen wir jetzt zum Thema Urlaub! In ZEP Clock ist das Fehlzeitenmanagement sehr einfach, sodass Sie alle Abwesenheiten auf einen Blick sehen können.
Fehlzeit beantragen:
- Klicken Sie in Ihrem ZEP-Kalender auf den Tag, an dem die Fehlzeit beginnen soll.
- Wählen Sie „Neue Fehlzeit“ aus.
- Geben Sie an, um welche Art von Fehlzeit es sich handelt (z.B. Urlaub, Krankheit) und für welchen Zeitraum.
Der Ablauf ist für Sie als Admin und auch für Ihre Mitarbeiter gleich.
Fehlzeitenanträge verwalten:
- Wenn Ihre Mitarbeiter einen Fehlzeitenantrag gestellt haben, erhalten Sie als Admin eine E-Mail mit einem Link zu ZEP. Damit können Sie den Antrag genehmigen oder ablehnen.
- Sie können Anträge auch direkt in ZEP bearbeiten: Gehen Sie zu Auswertungen > Fehlzeitenanträge, um die Anträge Ihrer Mitarbeiter zu genehmigen oder abzulehnen.
Konkretes Beispiel: ZEP Clock in der Praxis
ZEP Clock bietet eine praktische Unterstützung im täglichen Unternehmensalltag, insbesondere bei der Zeiterfassung und Verwaltung von Fehlzeiten. Hier ein konkretes Beispiel, wie unsere Software Bernd, dem Administrator eines Reinigungsunternehmens (Person & Unternehmen sind frei erfunden, aber beispielhaft für viele kleinere Unternehmen), täglich unterstützt.
Bernd beginnt seinen Arbeitstag, indem er sich am PC in ZEP Clock einstempelt. Während seine Mitarbeiter bereits bei den Kunden vor Ort sind und sich über die mobile App flexibel ein- und ausstempeln, kann Bernd jederzeit nachverfolgen, wer bereits eingestempelt hat und bei welchem Kunden sich die Mitarbeiter befinden. Als Administrator hat er die Übersicht und Kontrolle, selbst wenn ein Mitarbeiter, wie der Azubi, sich am Vortag nicht ordnungsgemäß ausgestempelt hat. Durch die automatische Ausstempel-Funktion von ZEP Clock wird Bernd regelmäßig benachrichtigt, wenn noch Korrekturen nötig sind.
Zusätzlich hilft ZEP Clock Bernd, die Arbeitszeiten seiner geringfügig beschäftigten Mitarbeiter im Blick zu behalten. Er erhält rechtzeitig Informationen, sobald eine bestimmte Stundenanzahl erreicht ist und kann so Überstunden effizient verwalten. Diese Funktionen sorgen dafür, dass Bernd entspannter bleibt und mögliche Überstunden in den folgenden Monat übertragen kann, ohne zusätzliche Sorgen über die Einhaltung der Arbeitszeiten zu haben.
Fazit
ZEP Clock bietet eine umfassende und benutzerfreundliche Lösung für die Arbeitszeiterfassung und Fehlzeitenverwaltung. Die flexible Zeiterfassung über Terminal, App und Web sowie das einfache Management von Pausenregelungen und Fehlzeiten erleichtern den Arbeitsalltag erheblich.
Durch die integrierten Auswertungs- und Benachrichtigungsfunktionen behalten Sie stets den Überblick und können rechtzeitig eingreifen, wenn es nötig ist. Mit ZEP Clock sparen Sie Zeit und reduzieren den Verwaltungsaufwand, was Ihnen und Ihrem Team mehr Raum für das Wesentliche gibt.
