Zeiterfassung mit Excel: Das reicht
NWS wurde im Jahr 2010 gegründet, im Oktober desselben Jahres fiel dann der offizielle Startschuss. „Man denkt am Anfang ehrlich gesagt gar nicht über das Thema Zeiterfassung nach.“, erinnert sich NWS-Geschäftsführer Christoph Stiens an die Anfänge seines Unternehmens. Dazu kam, dass zu Beginn größtenteils Gesellschafterprojekte abgewickelt wurden, so dass eine Zeiterfassung in Microsoft Excel-Tabellen ausreichend erschien.
„Wenn es ZEP nicht gegeben hätte, hätte man es für uns entwickeln müssen!“
Christoph Stiens
Geschäftsführung
Dies änderte sich bereits im Folgejahr. Christoph Stiens erläutert: „Mit einem kontinuierlich steigenden Projektaufkommen wurde schnell klar, dass die eingesetzte Lösung auf Dauer nicht ausreichen würde, um eine lückenlose und präzise Zeiterfassung und -abrechnung zu gewährleisten.“ Auch der Einsatz von diversen im Internet für die Zeiterfassung verfügbaren Tools sowie Excel-Erweiterungen erwies sich nicht als zielführend und so wurde Herrn Stiens und seinen Mitarbeitern schnell klar: Eine neue Lösung muss her.
„Über eine entsprechende Schnittstelle können wir nun die Rechnungen nicht mehr nur als einen Rechnungsposten, sondern nach Sachkonten aufgeschlüsselt in das SAP-System übernehmen.“
Christoph Stiens
Geschäftsführung
Suche nach „besserem Excel-Tool“ führt zu ZEP
„Eigentlich ging es bei unserer Web-Recherche ursprünglich darum, ein besseres Excel-Tool zu finden“, gesteht Christoph Stiens. Letztendlich führte die Suche dann zu ZEP der Firma provantis IT Solutions. ZEP steht für ZeitErfassung für Projekte. Die webbasierte Lösung ist bereits seit dem Jahr 2000 auf dem Markt und bietet projektorientierten Unternehmen eine Komplettlösung für die Bereiche Zeiterfassung und -nachweis, Reisekosten, Projektmanagement und -Controlling sowie Faktura.
Nach einer ersten Online Präsentation durch den Software-Anbieter entschied sich NWS dazu, die Möglichkeit des kostenlosen 30-tägigen Test Accounts zu nutzen. „Dies war für uns sehr wichtig, denn wir erhielten so die unverbindliche und noch dazu kostenfreie Möglichkeit zu überprüfen, ob die Lösung unsere spezifischen Anforderungen überhaupt erfüllen kann.“ Nach Abschluss der Testphase war dann klar: Die Lösung passt! In der ersten Zeit setzte NWS ZEP ausschließlich für die Erfassung der Projektzeiten ein.
Übernahme der ZEP-Daten in SAP führt zu Einsatz des Faktura-Moduls
Bis Anfang 2012 wurden die in ZEP erfassten Projektzeiten über die CSV-Schnittstelle der Lösung exportiert, aufbereitet und an den Buchhaltungsdienstleister geschickt, der für die Übernahme der Daten in das SAP-System von NWS sorgte. Die Rechnungen wurden in MS-Word erstellt, die ZEP-Zeiterfassungsdaten als Anlage hinzugefügt.
Mit dem Ziel, auch diesen Prozess zu straffen und zumindest teilweise zu automatisieren, entschied sich NWS bereits Anfang 2012 für den Einsatz des Faktura-Moduls von ZEP. „Die Lösung hat uns einfach überzeugt“, erklärt Christoph Stiens die Entscheidung.
Im Sommer 2014 wurde das Modul Faktura noch durch den Buchhaltungsexport erweitert. „Über eine entsprechende Schnittstelle können wir nun die Rechnungen nicht mehr nur als einen Rechnungsposten, sondern nach Sachkonten aufgeschlüsselt in das SAP-System übernehmen.“ Die Übernahme erfolgt dabei „semi-automatisiert“ über eine „Übersetzungsliste“ und ein entsprechendes SAP-Makro. Christoph Stiens bestätigt: „Es muss nur noch einmal auf einen Knopf gedrückt werden.“
Die in der SAP-Instanz von NWS vorhandenen kundenspezifischen Felder, die nicht im Standardumfang von ZEP Faktura enthalten sind, wurden in einer entsprechenden Anpassung in ZEP ergänzt und ersetzten die bisher erforderliche manuelle Anpassung.
Umsetzen kundenspezifischer Anforderungen
Darüber hinaus wurden in ZEP weitere Anpassungen durchgeführt, um die spezifischen Anforderungen von NWS zu erfüllen. Ein Stichwort lautet dabei „Schlüsselprojekte“. Christoph Stiens erläutert: „Schlüsselprojekte ist der NWS-interne Begriff für Projekte, die von mehreren Kunden gemeinsam in Auftrag gegeben wurden. Dabei ist es natürlich wichtig, dass die erfassten Arbeitszeiten für die Abrechnung anteilig auf diese verschiedenen Kunden aufgeteilt werden. Diese Funktion war bei der Einführung von ZEP nicht im Funktionsumfang enthalten und wurde deshalb von provantis für uns speziell umgesetzt.“
„Wenn es ZEP nicht gegeben hätte, hätte man es für uns entwickeln müssen!“
provantis, so Christoph Stiens abschließend, konnte darüber hinaus nachweisen, dass auch bei einer cloudbasierten Lösung eine kundenspezifische Anpassung problemlos möglich ist. Mehr noch: Die rasche Integration dieser Anpassungen in neue Versionen der Lösung führt dazu, dass ZEP kontinuierlich gemeinsam mit den Anwendern weiterentwickelt wird.
