Zeiterfassung und Projektsteuerung bei Next Level Integration: Automatisierte Prozesse statt manueller Datenerfassung dank ZEP
Kontinuierliches Firmenwachstum: Manuelle Zeiterfassung stößt an ihre Grenzen
„Ab fünf Mitarbeitern bedeutet eine Zeiterfassung mit Microsoft Excel einen unverhältnismäßig hohen Aufwand, darüber hinaus ist der Überblick über die geleisteten Projektarbeiten sehr zeitaufwändig“, erklärt Dr. Stefan Klose, Geschäftsführer von NLI. Der Software-Experte weiß aus eigener Erfahrung, wovon er spricht. Bereits im Jahr 2011 – zwei Jahre nach der Gründung – war das Team von NLI auf fast 20 Mitarbeiter angewachsen. Das kontinuierlich wachsende Projektvolumen, das aus Software-Implementierungsprojekten und auf die Implementierung folgenden Support-Projekten besteht, zeigte der Zeiterfassung über Excel ihre Grenzen auf.
Im Rahmen einer umfassenden Evaluierung am Markt verfügbarer Lösungen, in der mehr als fünfzehn Softwarelösungen – darunter auch entsprechende Angebote von Marktgrößen wie SAP und Microsoft – auf ihren Einsatz bei NLI überprüft wurden, entschied sich das Unternehmen letztendlich für die Lösung ZEP der Firma provantis IT Solutions, auf die man über eine Internet-Recherche gestoßen war.
ZEP steht für ZeitErfassung für Projekte. Die webbasierte Lösung ist bereits seit dem Jahr 2000 auf dem Markt und bietet projektorientierten Unternehmen eine Komplettlösung für die Bereiche Zeiterfassung und -nachweis, Reisekosten, Projektmanagement und -Controlling sowie Faktura.
„ZEP ist neben unseren Fachanwendungen und Office 365 für unsere Mitarbeiter das wichtigste System.“
Dr. Stefan Klose
Geschäftsführer
Dieser umfassende Funktionsumfang war letztendlich auch einer der Hauptgründe für die Entscheidung von NLI für den Einsatz von ZEP. Dr. Klose erklärt: „Im Rahmen unseres Evaluierungsprozesses stellte sich heraus, dass der Funktionsumfang von ZEP unsere Anforderungen am besten abdeckte.“ Im Rahmen der Implementierung von ZEP wurde dann auch nicht nur die bisherige manuelle Zeiterfassung über MS-Excel abgelöst, sondern auch der bisher manuell durchgeführte Prozess der Rechnungserstellung. Darüber hinaus erfolgen Reisekostenabrechnung und Urlaubsverwaltung über das System. Auch das Ticket-System für Support-Anfragen wurde auf die entsprechende Funktion in ZEP umgestellt. Trotz der damit verbundenen Implementierungs- und Umstellungsarbeiten beziffert Dr. Klose den kompletten Einführungsaufwand mit weniger als fünf Manntagen.
Benutzerfreundliches Arbeiten selbst bei komplexen Projekten
Ein weiteres Entscheidungskriterium für den Einsatz von ZEP bei NLI war die Benutzerfreundlichkeit. „Die Bedienbarkeit der Lösung ist wirklich super, die Benutzeroberfläche äußerst intuitiv. Alle Projektinformationen werden in einer für den Anwender optimalen Art und Weise dargestellt, dies gilt selbst für die Darstellung komplexer Sichtweisen auf die laufenden Projekte,“ bestätigt Dr. Klose.
Eng mit der Benutzerfreundlichkeit und Bedienbarkeit verbunden ist die Akzeptanz beim Anwender. Und diese ist wiederum eine zentrale Voraussetzung für den effizienten und damit erfolgreichen Einsatz einer Softwarelösung im Unternehmen. Dr. Klose erläutert: „Als Linienverantwortlicher und Berater hatte ich in der Vergangenheit Einblick in zahlreiche Unternehmen. Zeiterfassung stößt bei Mitarbeitern in der Regel auf wenig Gegenliebe. Bei ZEP ist dies grundsätzlich anders. Das System wurde sofort akzeptiert, denn alle Mitarbeiter haben von Anfang an die Vorteile erkannt, die die Lösung für ihre tägliche Arbeit bietet. Gerade die Möglichkeit eines integrierten Arbeitens über die unterschiedlichen Einsatzbereiche Zeiterfassung, Reisekosten, Urlaub, Ticketbearbeitung und Faktura kommt beim Team gut an.“ Darüber hinaus ist die Integration in andere Lösungen über entsprechende Schnittstellen möglich. Dr. Klose: „Wir haben ZEP im Bereich Ticketsystem mit unserem Entwicklungsplanungssystem JIRA gekoppelt.“ Darüber hinaus bildet NLI die Bonusregelung für seine Mitarbeiter über ZEP ab. Auch das Projekt-Controlling erfolgt über die Lösung.
Cloud Computing: Flexibilität UND Datenschutz/Datensicherheit
Eine Frage, mit der man sich bei NLI ebenfalls sehr intensiv beschäftigte, war die Wahl der Betriebsform von ZEP: On-Premise oder in der provantis-Cloud. „Generell hätten wir ZEP auch in-house auf unserer eigenen IT-Infrastruktur betreiben können, diese Option wird von provantis ja ebenfalls angeboten“, erklärt Dr. Klose. „Letztendlich entschieden wir uns aber aus Gründen der Flexibilität und des Preis-/Leistungsverhältnisses für die Cloud-Variante.“ Das im Zusammenhang mit Cloud Computing immer wieder diskutierte Thema Datenschutz und Datensicherheit war auch für NLI ein wichtiger Aspekt, der geklärt werden musste. Dr. Klose bestätigt: „Datenschutz und Datensicherheit spielen bei unseren Projekten eine zentrale Rolle. Aus diesem Grund haben wir Verträge und Betriebsmodell im Vorfeld einer intensiven Überprüfung unterzogen. Letztendlich konnte aber ohne Einschränkungen‚ grünes Licht‘ für den Cloud-Betrieb gegeben werden.“
Bisher hat NLI diese Entscheidung nicht bereut. ZEP zeichnet sich durch eine sehr gute Performance, Geschwindigkeit und Verfügbarkeit aus. Die Mitarbeiter sind in der Lage, orts- und zeitunabhängig – im Büro, vor Ort beim Kunden oder unterwegs – auf das System und die dort verwalteten Projekte zuzugreifen und die entsprechenden Daten zu erfassen. Seit der Einführung des Systems im Jahr 2011 ist die Zahl der Anwender von anfänglich unter 20 auf mittlerweile mehr als 60 gewachsen. Dank der Skalierbarkeit des Systems konnte dieses Wachstum problemlos in der Anwendung abgebildet werden.
Und so ist es kein Wunder, wenn Dr. Klose als Fazit für die bisherige Nutzung zu Protokoll gibt: „ZEP ist neben unseren Fachanwendungen und Office 365 für unsere Mitarbeiter das wichtigste System.“
