Ab 2025 tritt die E-Rechnungsverordnung in Kraft, die für alle B2B-Geschäfte gilt. ZUGFeRD ist ein geeignetes Format, um Prozesse zu optimieren, Zeit und Kosten zu sparen und die Sicherheit zu erhöhen. Es ermöglicht einen effizienten digitalen Austausch von Rechnungen und fördert ein papierloses Büro. In diesem Artikel erfahren Sie, was ZUGFeRD ist, welche Vorteile es bietet, wie Sie eine ZUGFeRD-Rechnung erstellen und welche gesetzlichen Anforderungen Sie beachten müssen.
Inhaltsverzeichnis – Das erwartet Sie:
Aufbau von ZUGFeRD Rechnungen
ZUGFeRD Rechnungen erstellen
Vorteile von ZUGFeRD Rechnungen
ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat für elektronische Rechnungen, das sowohl eine maschinenlesbare XML-Datei als auch eine visuelle Darstellung im PDF/A-3-Standard umfasst. Eine ZUGFeRD-Rechnung kombiniert den XML-Code mit einem klassischen Rechnungsdesign, was die automatische Verarbeitung und Integration von elektronischen Rechnungen ZUGFeRD erleichtert. Dieses Format folgt der EU-Norm EN 16931 und bietet eine effiziente Lösung für die Bearbeitung von E-Rechnungen.
ZUGFeRD definiert vier Profile, die unterschiedliche Automations- und Integrationsmöglichkeiten bieten: Buchungshilfe, Basic, EN 16931 und Extended. Diese Profile bestimmen, wie detailliert die Informationen im ZUGFeRD-XML strukturiert und übermittelt werden. Um sicherzustellen, dass alle relevanten Daten für den Empfänger verfügbar sind, auch wenn das Zielsystem weniger umfassend ist, sollte auf die Verwendung von abbildbaren Werten in Freitextfeldern geachtet werden. So wird garantiert, dass alle Parteien dieselben Informationen erhalten.
Seit dem 27. November 2020 sind E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format für Rechnungen an öffentliche Verwaltungen und Bundesbehörden verpflichtend. Wenn Sie Geschäfte mit diesen staatlichen Stellen machen, müssen Sie dieses Format verwenden. Ab dem 1. Januar 2025 wird die Pflicht zur Nutzung elektronischer Rechnungen auch im B2B-Bereich gelten, wodurch sich die Anwendung von ZUGFeRD zunehmend als vorteilhaft erweist.
Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht immer aus zwei Bestandteilen: einer visuellen PDF-Datei und einer darin eingebetteten XML-Datei, die maschinell verarbeitet werden kann. Als Rechnungsaussteller sind Sie verpflichtet, beide Dateien zu versenden. Als Rechnungsempfänger haben Sie die Freiheit zu wählen, ob Sie die XML-Datei oder die PDF-Datei für Ihre weitere Bearbeitung nutzen möchten.
Mit ZEP haben Sie eine leistungsstarke Softwarelösung zur Hand, die Ihnen nicht nur bei der effizienten Rechnungsstellung hilft, sondern auch alle Anforderungen der E-Rechnung erfüllt. Hier erfahren Sie, wie Sie eine ZUGFeRD-Rechnung mit ZEP erstellen:
| 🗂️ Zusatzfelder definieren | Nutzen Sie die Funktion, um benutzerdefinierte Zusatzfelder für Projekte und Kunden zu erstellen, die automatisch auf jeder Rechnung angezeigt werden. |
| ⚙️ Daten anpassen | Passen Sie voreingestellte Daten für jedes Projekt oder jeden Kunden individuell an. Diese Anpassungen können bei jeder Rechnungserstellung nach Bedarf vorgenommen werden. |
| 📄 ZUGFeRD-Format wählen | Wählen Sie beim Erstellen der Rechnung optional das ZUGFeRD-Format aus, um eine standardisierte und vereinfachte Abwicklung Ihrer Rechnungsprozesse sicherzustellen. |
| 🏢 Unternehmensdaten aktualisieren | Verwalten Sie Ihre Unternehmensinformationen zentral unter „Meine Firma“ in den Stammdaten, um sicherzustellen, dass alle Rechnungen stets aktuelle Daten enthalten. |
Mit diesen Schritten nutzen Sie die Flexibilität und Effizienz von ZEP optimal und erfüllen gleichzeitig alle Anforderungen der E-Rechnungslegung.
Das ZUGFeRD-Format bietet eine hohe Effizienz und Standardisierung bei der Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen, da es sowohl maschinenlesbare XML-Daten als auch eine visuelle PDF-Darstellung kombiniert. Dies erleichtert die Automatisierung und Integration in bestehende Systeme, reduziert Fehler und spart Zeit.
Durch die Einhaltung der EU-Norm EN 16931 wird sichergestellt, dass die Rechnungen international kompatibel sind. Daher ist die Wahl des ZUGFeRD-Formats besonders sinnvoll für Unternehmen, die ihre Rechnungsprozesse optimieren und gesetzliche Anforderungen erfüllen möchten.
Der Einsatz von ZUGFeRD-Rechnungen bietet zahlreiche Vorteile, die die Effizienz und Kostenkontrolle in Ihrem Unternehmen verbessern können. Durch die Kombination aus PDF-Teil und XML-Datei wird der Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen (B2B) und öffentlicher Verwaltung (B2G) erheblich vereinfacht. Hier sind einige Vorteile im Überblick:
✅ Automatische Weiterverarbeitung: Die Rechnungsdaten können automatisch verarbeitet werden, was Prozesse verschlankt und Kosten senkt.
✅ Vereinfachte Buchungsvorgänge: ZUGFeRD vereinfacht die Buchung und reduziert den Aufwand für manuelle Eingaben.
✅ Unkomplizierter Versand: Der elektronische Versand der Rechnungen erfolgt ohne zusätzliche Absprachen zum Datenformat.
✅ Automatisierte Zahlungsvorgänge: Die Automatisierung von Zahlungsvorgängen minimiert Fehlerquellen und spart Zeit.
✅ Reduzierung von Papier- und Portokosten: Sie sparen sich Papier, Druckertinte und Portogebühren, da Rechnungen digital gespeichert werden.
✅ Platzersparnis und bessere Liquidität: Digitale Aufbewahrung der Rechnungen schafft Platz und ermöglicht eine schnellere Bezahlung, was Ihre Liquidität steigert.
Ab 2025 tritt die E-Rechnungsverordnung in Kraft und das ZUGFeRD-Format wird für alle B2B-Geschäfte Pflicht. Mit seiner Kombination aus maschinenlesbaren XML-Daten und einer visuellen PDF-Datei bietet ZUGFeRD eine effiziente Lösung zur Automatisierung und Integration von Rechnungsprozessen.
Die Vorteile sind vielfältig: Zeit- und Kostenersparnis, erhöhte Sicherheit und eine vereinfachte Einhaltung gesetzlicher Anforderungen. Die Nutzung von ZEP zur Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen maximiert diese Vorteile, indem es eine benutzerfreundliche Plattform bietet, die alle Anforderungen der E-Rechnung erfüllt und gleichzeitig individuelle Anpassungen ermöglicht.
Unternehmen, die ZEP zur Rechnungsstellung nutzen, profitieren von optimierten Prozessen, einem papierlosen Büro und einer zukunftssicheren Lösung, die den Übergang zur digitalen Rechnungsstellung reibungslos gestaltet.
XRechnung und ZUGFeRD sind beide Formate für elektronische Rechnungen, unterscheiden sich jedoch in ihrem Ansatz. XRechnung ist speziell auf die Anforderungen öffentlicher Verwaltungen in Deutschland ausgerichtet und folgt einem festen XML-Format ohne zusätzliche visuelle PDF-Darstellung. Im Gegensatz dazu kombiniert ZUGFeRD XML-Daten mit einer visuellen PDF-Datei, was eine breitere Anwendbarkeit sowohl im B2B- als auch im B2G-Bereich ermöglicht und die Integration in bestehende Systeme erleichtert.
Ab dem 1. Januar 2025 wird die Nutzung elektronischer Rechnungen im ZUGFeRD-Format für alle B2B-Geschäfte verpflichtend. Die Pflicht zur Nutzung von ZUGFeRD für Rechnungen an öffentliche Verwaltungen und Bundesbehörden besteht bereits seit dem 27. November 2020.
ZUGFeRD 2 ist die aktualisierte Version des ZUGFeRD-Formats und folgt der EU-Norm EN 16931. Es verbessert die Standardisierung und Automatisierung von Rechnungsprozessen, indem es die Struktur und den Inhalt der XML-Datei optimiert und zusätzliche Profile für verschiedene Anwendungsfälle definiert.
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