E-Rechnungsverordnung
Erfahren Sie alles über die E-Rechnungsverordnung (ERechV), die Richtlinien für die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes festlegt. Diese Verordnung sorgt für mehr Effizienz und Transparenz in der Rechnungsabwicklung.
E-Rechnungsverordnung (ERechV): Anforderungen und Ausnahmen
Die E-Rechnungsverordnung (ERechV) legt die Anforderungen für die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes fest. Die Verordnung, die am 13. Oktober 2017 in Kraft trat und durch Änderungen am 19. Juni 2020 aktualisiert wurde, soll die Effizienz und Transparenz in der Abwicklung öffentlicher Aufträge verbessern.
Was ist die E-Rechnungsverordnung?
Die E-Rechnungsverordnung wurde eingeführt, um den Rechnungsverkehr im öffentlichen Sektor zu modernisieren. Sie regelt, wie Rechnungen elektronisch auszustellen, zu übermitteln und zu empfangen sind. Dies betrifft insbesondere die öffentliche Verwaltung und verschiedene Sektorenauftraggeber. Ziel ist es, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und die Bearbeitungszeiten zu verkürzen.
Geltungsbereich und Begriffsbestimmungen der E-Rechnungsverordnung
Geltungsbereich
Die Verordnung gilt für alle Rechnungen, die nach Erfüllung öffentlicher Aufträge oder Konzessionen ausgestellt werden. Ausgenommen sind Rechnungen, die geheimhaltungsbedürftig sind oder im Ausland im Rahmen von Beschaffungen ausgestellt werden.
Begriffsbestimmungen
- Rechnung: Ein Dokument, das eine Lieferung oder Leistung abrechnet.
- Elektronische Rechnung: Ein Dokument, das in einem strukturierten Format ausgestellt und übermittelt wird, das die automatische Verarbeitung ermöglicht.
- Rechnungssteller: Unternehmer, die Rechnungen ausstellen.
- Rechnungsempfänger: Stellen, die Rechnungen empfangen.
- Rechnungssender: Unternehmer, die im Auftrag des Rechnungsstellers Rechnungen übermitteln.
Anforderungen an die elektronische Rechnung
Verbindlichkeit der elektronischen Form
Rechnungen müssen elektronisch ausgestellt und übermittelt werden. Die Nutzung eines Verwaltungsportals des Bundes ist obligatorisch. Es gibt Ausnahmen für Rechnungen bis zu 1.000 Euro und für bestimmte spezielle Fälle.
Rechnungsdatenmodell
Rechnungen müssen den Datenaustauschstandard XRechnung verwenden oder einem anderen, den europäischen Normen entsprechenden Standard entsprechen. Änderungen des Standards werden bekannt gemacht.
Inhalt der elektronischen Rechnung
Die Rechnung muss neben den gesetzlich vorgeschriebenen Angaben wie Leitweg-Identifikationsnummer und Bankverbindungsdaten weitere Informationen enthalten, die beim Beauftragungsprozess übermittelt wurden.
Verarbeitung und Schutz personenbezogener Daten
Verarbeitung: Rechnungen müssen medienbruchfrei verarbeitet werden. Rechnungen, die nicht ordnungsgemäß übermittelt werden, sind abzulehnen.
Datenschutz: Personenbezogene Daten in Rechnungen dürfen nur zur Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen verarbeitet werden. Der Schutz dieser Daten ist sicherzustellen.
Ausnahmen und Sonderregelungen
Geheimhaltungsbedürftige Rechnungsdaten sind vom Geltungsbereich der Verordnung ausgenommen, können aber im Einzelfall elektronisch übermittelt werden. Besondere Regelungen gelten für Auslandsvertretungen und Beschaffungen im Ausland.
Fazit
Die E-Rechnungsverordnung zielt darauf ab, den Rechnungsprozess im öffentlichen Sektor zu digitalisieren und zu optimieren. Durch die Festlegung klarer Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung wird die Effizienz erhöht und die Verwaltung vereinfacht. Die Verordnung unterstützt die Modernisierung der öffentlichen Verwaltung und fördert die Transparenz im Rechnungswesen.