Eigenbeleg
Erfahren Sie, wie Sie Eigenbelege korrekt ausstellen und welche Informationen dabei unverzichtbar sind. Nutzen Sie diese Notlösung bei fehlenden Originalbelegen für eine ordnungsgemäße Buchführung und Steuererklärung.
Eigenbeleg: Wichtige Notlösung bei fehlenden Belegen
Ein Eigenbeleg wird in der Buchführung genutzt, wenn ein Originalbeleg verloren gegangen ist oder nicht vorhanden war. Er ersetzt Rechnungen oder Quittungen, die für eine ordnungsgemäße Buchführung erforderlich sind. Während Eigenbelege als Notlösung dienen, müssen sie bestimmte Kriterien erfüllen, um als gültig anerkannt zu werden.
Anwendungsfälle für Eigenbelege
Eigenbelege werden in verschiedenen Situationen erstellt, darunter:
- 🧾 Fehlender Originalbeleg: Wenn der originale Beleg verloren ging oder nicht mehr verfügbar ist.
- 💸 Beleglose Ausgaben: Zum Beispiel Trinkgelder oder Zahlungen an Automaten.
- ✈️ Reisenebenkosten und Spesen: Wenn keine ordnungsgemäße Quittung vorliegt.
- 🏷️ Privatentnahmen und -einlagen: Für Buchungen, die keine externen Belege haben.
Unterschiede: Fremdbeleg vs. Eigenbeleg
In der Buchhaltung unterscheidet man zwischen:
- Fremdbelegen: Extern ausgestellte Belege wie Rechnungen oder Quittungen.
- Eigenbelegen: Intern erstellte Belege für Geschäftsvorgänge ohne externe Belege.
Wichtige Hinweise zur Erstellung von Eigenbelegen
Bei der Erstellung von Eigenbelegen sind bestimmte Angaben wie Datum, Belegnummer und Verwendungszweck unerlässlich. Auch wenn Eigenbelege bis 150 Euro in der Regel akzeptiert werden, müssen höhere Beträge und Vorsteuerabzüge mit Vorsicht behandelt werden, da sie vom Finanzamt genauer überprüft werden.
Was muss ein Eigenbeleg enthalten?
Ein korrekter Eigenbeleg sollte folgende Angaben enthalten:
- Datum: Wann der Eigenbeleg ausgestellt wurde.
- Belegnummer: Eine fortlaufende Nummer zur Identifikation.
- Name und Anschrift des Zahlungsempfängers: Wer die Zahlung erhalten hat.
- Verwendungszweck: Beschreibung der Ausgaben (z. B. „Trinkgeld“).
- Preis: Der Betrag der Ausgabe.
- Grund für den Eigenbeleg: Erklärung, warum kein Originalbeleg vorhanden ist.
- Unterschrift: Bestätigung des Ausstellers.
Zusätzlich ist es hilfreich, einen Bankauszug als Nachweis der Zahlung beizufügen, falls die Zahlung per Überweisung oder Lastschrift erfolgte.
Steuerliche Aspekte
Eigenbelege können von Finanzämtern überprüft werden, insbesondere bei höheren Beträgen. Das Finanzamt akzeptiert in der Regel Eigenbelege für Beträge bis 150 Euro, während bei höheren Beträgen genauere Prüfungen erfolgen können. Für Vorsteuerabzüge sind Eigenbelege nicht zulässig; hier ist eine Originalrechnung erforderlich.
Vermeidung von Eigenbelegen
Um die Notwendigkeit von Eigenbelegen zu vermeiden, sollte immer ein ordnungsgemäßer Beleg angefordert werden. Verlangen Sie bei jeder Ausgabe, sei es für Geschäftsausgaben oder berufliche Kosten, einen Kassenzettel oder eine Quittung.
Fazit
Eigenbelege sind eine wichtige Notlösung für die Buchhaltung, wenn keine Originalbelege vorhanden sind. Sie müssen gewissenhaft erstellt und dokumentiert werden, um als gültiger Nachweis anerkannt zu werden. Während sie eine hilfreiche Lösung bieten, sollte der Grundsatz gelten, stets Originalbelege anzufordern, um die Notwendigkeit von Eigenbelegen zu minimieren.