Die Faktura, als essenzieller Bestandteil des Buchhaltungswesens, steht vor einer Vielzahl von Herausforderungen, denen Buchhalter täglich gegenüberstehen. Von der Komplexität internationaler Transaktionen bis hin zur Verwaltung von Zahlungseingängen und der Automatisierung von Prozessen – die Fakturierung birgt zahlreiche Hürden, die es zu überwinden gilt.
In diesem Blogbeitrag werfen wir einen genauen Blick auf die verschiedenen Schwierigkeiten, mit denen Buchhalter konfrontiert werden sowie auf die Lösungsansätze, die dazu beitragen, einen reibungslosen und effizienten Fakturierungsprozess zu gewährleisten.
Was ist eine Faktura?
Die Fakturierung, ursprünglich aus dem Lateinischen ("factura") abgeleitet, umfasst den gesamten Prozess der Rechnungsstellung. Dies beinhaltet die korrekte Ausstellung und Verbuchung von Rechnungen sowie das Mahnwesen. Es gibt zwei Arten der Fakturierung:
- Nachfakturierung nach Leistungserbringung
- Vorfakturierung vor Leistungserbringung
Dieser Prozess ist Teil des Forderungsmanagements, um eine angemessene Bezahlung für Ihre Produkte oder Dienstleistungen sicherzustellen. Die erzeugte Faktura dient als Grundlage für die Buchhaltung und umfasst verschiedene Belegarten wie Rechnungen, Quittungen und Eigenbelege.
❗ Wichtig ❗
Jede Rechnung ist eine Faktura, aber nicht jede Faktura ist eine Rechnung! Denn: Diese kann auch andere Dokumente wie Quittungen oder Eigenbelege umfassen.
Was ist der Unterschied zwischen Faktura und Rechnung?
Der Unterschied zwischen Faktura und Rechnung liegt hauptsächlich in ihrem Begriffsverständnis und ihrer Verwendung. Faktura ist der Oberbegriff für den gesamten Prozess der Rechnungsstellung, während eine Rechnung ein spezifisches Dokument innerhalb dieses Prozesses ist.
Was ist eine Faktura Nummer?
Eine Faktura Nummer ist eine eindeutige Identifikationsnummer, die einer spezifischen Rechnung zugeordnet wird, weshalb Sie auch als Rechnungsnummer bezeichnet wird. Sie dient dazu, die Rechnung zu identifizieren und sie von anderen Rechnungen zu unterscheiden.
Die Faktura Nummer wird üblicherweise vom Unternehmen vergeben und kann je nach Unternehmenspraxis verschiedene Formate und Nummernkreise haben. Sie erleichtert die Verwaltung und Nachverfolgung von Rechnungen sowohl für das Unternehmen als auch für den Kunden.
Anforderungen an eine Rechnung im Überblick
Die Bestandteile einer gesetzlich korrekten Rechnung sind in §14 Abs. 2 Nr. 2 des Umsatzsteuergesetz geregelt. Folgende Checkliste zeigt Ihnen, welche Pflichtangaben auf einer Rechnung enthalten sein müssen:
- Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers.
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers.
- Ausstellungsdatum der Rechnung.
- Fortlaufende Rechnungsnummer zur Identifizierung der Rechnung.
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung.
- Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung.
- Aufgeschlüsseltes Entgelt für die Lieferung oder Leistung sowie vereinbarte Minderungen des Entgelts.
- Anwendbarer Steuersatz und auf das Entgelt entfallender Steuerbetrag oder Hinweis auf Steuerbefreiung.
- Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers (nur in bestimmten Fällen).
- Bei Gutschriften, die durch den Leistungsempfänger oder einen beauftragten Dritten erstellt werden: Angabe "Gutschrift".
Faktura erstellen: Das sind die Vorteile der Rechnungsstellung mit ZEP!
Auch für erfahrene Unternehmen kann die Verwaltung von Abrechnungen und Rechnungsstellung eine komplexe und zeitaufwändige Aufgabe sein. ZEP bietet Ihnen eine Vielzahl von Funktionen, die darauf abzielen, Ihre Buchhaltungsabläufe zu optimieren und den Arbeitsaufwand zu minimieren:
- Effiziente Abrechnungsmöglichkeiten: Egal ob einzelne oder mehrere Projekte eines Kunden, Stunden-/Tagessatzabrechnung oder Festpreis, ZEP bietet vielfältige Möglichkeiten, Leistungen korrekt abzurechnen.
- Detaillierte Rechnungserstellung: Projektspezifische Detaillierung Ihrer Rechnungen bis hin zu einzelnen Mitarbeitern sowie das Anhängen von präzisen Zeitangaben und Belegen.
- Einfaches Rechnungsprogramm: Abschlagszahlungen bis zur Schlussrechnung und Unterstützung von Eingangsgutschriften – ZEP bietet eine breite Palette von Funktionen.
- Planung und Erinnerungen: Planung der Rechnungsstellung bereits bei Projektanlage. ZEP erinnert zusätzlich an noch nicht abgerechnete Aufwände.
- Qualitätskontrolle: Vier-Augen-Prinzip zur Prüfung und Freigabe von Rechnungspositionen durch die Projektleitung für zusätzliche Sicherheit.
- Transparente Auswertung: Vielfältige Einblicke wie Rechnungspositionen, offene Posten, Umsatzprognosen und Gesamtstatus der Faktura.
- Anpassung an Kundenbedürfnisse: Unterstützung verschiedener Rechnungsformate, Währungen und Konfigurationsmöglichkeiten wie Rechnungsversand per E-Mail oder Definition von Zahlungszielen machen ZEP flexibel und kundenorientiert.
Wenn zusätzliche Funktionen gewünscht sind, steht Ihnen unser Ticketsystem für eine effiziente Kommunikation mit Kunden und Mitarbeitern zur Verfügung. Alternativ können Sie das Modul Dokumentenverwaltung nutzen, um Ihre Dokumente strukturiert zu organisieren. ZEP bietet außerdem eine umfassende Lösung zur Projektzeiterfassung sowie eine intuitive Software zur Arbeitszeiterfassung, um Ihre Arbeitsprozesse zu verbessern.
