Ein Mitarbeitergespräch wird oft als unangenehm empfunden, sowohl von Arbeitgebern als auch von Arbeitnehmern. Die Befürchtung, Fragen ohne Antwort parat zu haben oder sich ungünstig zu präsentieren, kann die Situation belasten. Dabei birgt ein gut geführtes Mitarbeitergespräch das Potenzial für einen wertvollen Austausch. Der Erfolg dieses Gesprächs steht und fällt mit der richtigen Fragestellung und Gesprächsführung.
In diesem Blogartikel erfahren Sie, wie Sie ein Mitarbeitergespräch führen, das beiden Seiten nützt und welche Fragen zu einem erfolgreichen Dialog führen.
Was ist ein Mitarbeitergespräch und warum ist es wichtig?
Ein Mitarbeitergespräch ist ein strukturiertes Gespräch zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, das dazu dient, Feedback zu geben, Erwartungen zu klären und die Arbeitsbeziehung zu stärken. Richtig geführt, fördert es die Motivation, klärt Missverständnisse und bietet eine Plattform für konstruktive Kritik. Ein gut vorbereitetes Gespräch trägt zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen und zur Weiterentwicklung des Mitarbeiters bei.
Diese Fragen sollten Sie vermeiden! 7 Don‘ts
Um ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch zu führen, ist es entscheidend, wie Sie Ihre Fragen formulieren. Unsachgemäß gestellte Fragen können nicht nur Frustration verursachen, sondern auch das Gespräch negativ beeinflussen. Durch die richtige Auswahl und Formulierung der Fragen schaffen Sie eine offene und konstruktive Atmosphäre, die beiden Seiten zugutekommt. Vermeiden Sie Fragen, die in die Defensive drängen:
1️⃣ Erreichen Sie die vorgegebenen Ziele?
Stellen Sie sich vor, Sie sind gut vorbereitet und kennen bereits die Ergebnisse des Mitarbeiters. Eine direkte Frage nach den Zielvorgaben kann den Eindruck erwecken, dass Sie sich nicht ausreichend auf das Gespräch vorbereitet haben oder nicht wirklich an der Leistung des Mitarbeiters interessiert sind. Stattdessen sollten Sie offene Fragen verwenden, um den Mitarbeiter zu einem detaillierten Austausch einzuladen. Fragen Sie beispielsweise: „Erzählen Sie mir von den jüngsten Erfolgen, die Sie erzielt haben.“ Auf diese Weise erfahren Sie nicht nur mehr über die tatsächlichen Erfolge des Mitarbeiters, sondern können auch erkennen, wie er selbst Erfolg definiert.
2️⃣ Könnten wir das zu einem späteren Zeitpunkt besprechen?
Wenn ein Mitarbeiter ein Anliegen äußert oder eine Frage stellt, erwartet er eine Antwort. Wenn Sie zusätzliche Informationen benötigen, um eine fundierte Antwort zu geben, sollten Sie dies klar kommunizieren. Anstatt das Thema einfach aufzuschieben, erklären Sie die Notwendigkeit für eine spätere Klärung und geben Sie einen konkreten Zeitrahmen an, wann Sie sich wieder melden werden. Eine gründliche Vorbereitung kann ebenfalls helfen: Überlegen Sie im Vorfeld, welche Themen für den Mitarbeiter von Interesse sein könnten und welche Fragen oder Anliegen er möglicherweise hat.
3️⃣ Könnten Sie bitte daran arbeiten, die Aufgaben nicht mehr so oft aufzuschieben?
Solche vagen Formulierungen bieten dem Mitarbeiter wenig hilfreiche Informationen. Für ein konstruktives Mitarbeitergespräch sollten Sie spezifisch sein. Geben Sie konkrete Beispiele für Situationen, in denen es zu Verzögerungen kam, und erläutern Sie präzise, welche Verhaltensweisen verbessert werden sollten. Vermeiden Sie allgemeine Begriffe wie „immer“ und „alles“, um Verallgemeinerungen zu vermeiden. Dadurch kann der Mitarbeiter genau nachvollziehen, welches Verhalten problematisch war und wie er seine Aufgaben zukünftig effizienter erledigen kann.
4️⃣ Wie verbringen Sie Ihre Freizeit?
Obwohl ein positives Arbeitsverhältnis durchaus persönliche Gespräche ermöglichen kann, sollten Themen zu den persönlichen Interessen des Mitarbeiters in einem Mitarbeitergespräch eher vermieden werden. Fragen zu Hobbys oder Freizeitaktivitäten sind nicht unbedingt relevant für die berufliche Bewertung. Auch wenn der Arbeitgeber möglicherweise ein Interesse am Wohlbefinden des Mitarbeiters zeigt oder einen Rat geben möchte, sollte der Fokus auf den beruflichen Aspekten liegen. Der Mitarbeiter ist nicht verpflichtet, private Details preiszugeben.
5️⃣ Erwarten Sie demnächst eine familiäre Veränderung?
Fragen zu persönlichen Lebensplänen wie einer Schwangerschaft oder Familienplanung sind in einem Mitarbeitergespräch nicht angebracht. Auch wenn solche Themen möglicherweise Auswirkungen auf die Arbeit haben könnten, ist der Mitarbeiter nicht verpflichtet, darüber Auskunft zu geben. Im Gegenteil, er könnte sich gezwungen sehen, falsche Angaben zu machen, um möglichen Nachteilen zu entgehen. Eine schwangere Mitarbeiterin ist zwar verpflichtet, ihren Arbeitgeber über ihren Zustand zu informieren, doch den Zeitpunkt dieser Information bestimmt sie selbst. Themen der Familienplanung sollten daher nicht Gegenstand eines Mitarbeitergesprächs sein, da sie keinen direkten Bezug zur beruflichen Leistung haben.
6️⃣ Warum hat das letzte Projekt nicht funktioniert?
Diese Frage ist nur dann sinnvoll, wenn das Gespräch speziell auf das betreffende Projekt ausgerichtet ist. Ein Jahresgespräch sollte hingegen einen breiteren Überblick über die allgemeine Arbeitsleistung bieten. Idealerweise konzentriert sich das Gespräch auf eine Hauptthematik und andere spezifische Themen werden separat besprochen. Ein allgemeines Mitarbeitergespräch sollte Feedback zur Gesamtleistung und zur Arbeitsweise geben, ohne den Mitarbeiter mit Fragen zu konfrontieren, bei denen er sich in einem ungünstigen Licht präsentiert. Wenn Sie die Ursachen für das Scheitern eines bestimmten Projekts verstehen möchten, planen Sie dafür ein gesondertes Gespräch. Bereiten Sie sich gut darauf vor und geben Sie dem Mitarbeiter genügend Zeit zur Reflexion und zur Ausarbeitung von Lösungsvorschlägen.
7️⃣ Warum waren Sie kürzlich mehrere Wochen krank?
Fragen zur genauen Art der Krankheit sind aus Datenschutzgründen unzulässig. Auf einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wird keine spezifische Diagnose angegeben. Bei längerer Erkrankung (mehr als acht Monate) und ohne Aussicht auf Besserung innerhalb der nächsten zwei Jahre kann eine Kündigung in Erwägung gezogen werden, um wirtschaftliche Schäden für das Unternehmen zu vermeiden. Kurzzeitige Erkrankungen sind jedoch Privatsache des Mitarbeiters. Die Nachfrage nach der genauen Art der Krankheit kann den Mitarbeiter zusätzlich belasten und zu unangenehmen Situationen führen. Dies könnte auch dazu führen, dass der Mitarbeiter, insbesondere bei psychischen Erkrankungen, von Vorgesetzten und Kollegen anders behandelt wird.
Erfolgreiches Mitarbeitergespräch führen - Ein Leitfaden
Um ein Mitarbeitergespräch erfolgreich zu gestalten, ist es wichtig, von Anfang an die richtigen Voraussetzungen zu schaffen. Eine gründliche Vorbereitung kann den Unterschied zwischen einem produktiven und einem unbefriedigenden Gespräch ausmachen. Durch die Berücksichtigung wichtiger Faktoren wird das Gespräch nicht nur effektiver, sondern auch für beide Seiten angenehmer. Berücksichtigen Sie folgende Aspekte:
7 Fragen für ein vertrauensvolles Mitarbeitergespräch
Die richtigen Fragen fördern den Dialog und helfen, das Gespräch zielgerichtet zu führen. Hier sind sieben Fragen, die zu einem produktiven Mitarbeitergespräch beitragen können:
1️⃣ Fühlen Sie sich wohl im Team?
Diese Frage gibt dem Mitarbeiter die Möglichkeit, über seine Erfahrungen und die Teamdynamik zu reflektieren. Sie bietet Ihnen wertvolle Einblicke in mögliche Bereiche, die verbessert werden könnten, und trägt zur Förderung eines harmonischen Arbeitsumfelds bei.
2️⃣ Worüber möchten Sie gerne sprechen?
Indem Sie dem Mitarbeiter die Gelegenheit geben, eigene Themen anzusprechen, zeigen Sie Ihre Bereitschaft, seine Anliegen ernst zu nehmen. Dies fördert eine offene Kommunikation und kann dazu beitragen, wichtige Themen frühzeitig zu adressieren.
3️⃣ Was kann ich tun, damit Sie bei uns gerne weiterarbeiten?
Diese Frage verdeutlicht Ihr Interesse an der langfristigen Zufriedenheit und Bindung des Mitarbeiters. Sie zeigt, dass Sie bereit sind, Maßnahmen zu ergreifen, um die Arbeitsbedingungen zu verbessern und den Mitarbeiter langfristig im Unternehmen zu halten.
4️⃣ Haben Sie Verbesserungswünsche?
Durch diese Frage erfahren Sie, welche Veränderungen der Mitarbeiter sich wünscht und wie diese möglicherweise umgesetzt werden könnten. Dies zeigt Ihre Bereitschaft, auf Verbesserungsvorschläge einzugehen und gemeinsam an der Weiterentwicklung zu arbeiten.
5️⃣ An welchem Projekt hätten Sie auch gerne mitgearbeitet?
Diese Frage gibt Ihnen Aufschluss über die Interessen und möglichen Stärken des Mitarbeiters. Sie kann dazu beitragen, zukünftige Projekte besser auf die Fähigkeiten und Präferenzen des Mitarbeiters abzustimmen.
6️⃣ Haben Sie Ideen dazu, wie Sie sich persönlich weiterentwickeln möchten?
Indem Sie den Mitarbeiter nach seinen Ideen zur beruflichen Weiterentwicklung fragen, unterstützen Sie seine Karriereziele und zeigen Ihr Engagement für seine berufliche Entwicklung. Dies kann zu einer stärkeren Motivation und einem besseren Engagement führen.
7️⃣ Was motiviert Sie aktuell besonders?
Diese Frage hilft dabei, die aktuellen Motivationsquellen des Mitarbeiters zu identifizieren. Das Verständnis darüber, was ihn motiviert, kann Ihnen helfen, diese Motivationsfaktoren gezielt zu nutzen und den Mitarbeiter entsprechend zu fördern.
Personalgespräche „out of office“ führen
Personalgespräche außerhalb des Büros bieten eine erfrischende Abwechslung und können die Gesprächsatmosphäre erheblich verbessern. Wenn Sie ein Mitarbeitergespräch in einem weniger formellen Rahmen, wie bei einem Spaziergang oder in einem Café, führen, schaffen Sie eine entspannendere Umgebung, die es den Mitarbeitern erleichtert, offen zu sprechen. Diese informelle Atmosphäre kann dazu beitragen, Barrieren abzubauen und ein ehrlicheres und produktiveres Gespräch zu ermöglichen.
Zudem können solche Gespräche den Mitarbeitern zeigen, dass ihre Meinung geschätzt wird und dass Sie bereit sind, zusätzliche Schritte zu unternehmen, um ihre Anliegen ernst zu nehmen. Indem Sie Personalgespräche „out of office“ führen, fördern Sie nicht nur eine offene Kommunikation, sondern stärken auch die Beziehung zu Ihren Mitarbeitern, indem Sie zeigen, dass Ihnen ihr Wohlbefinden und ihre Zufriedenheit am Herzen liegen.
Tools wie ZEP unterstützen die Mitarbeitergesprächsführung
Tools wie ZEP können die Verwaltung von Arbeitszeiten und Abwesenheiten vereinfachen, was wiederum Zeit für wertvolle Gespräche schafft. Nutzen Sie solche Tools, um administrative Aufgaben zu minimieren und sich auf die wesentlichen Aspekte des Mitarbeitergesprächs zu konzentrieren.
Fazit
Ein Mitarbeitergespräch ist eine wertvolle Gelegenheit zur offenen Kommunikation und zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen. Durch die Vermeidung von Tabu-Fragen und die Verwendung gezielter Fragen können Sie ein produktives und motivierendes Gespräch führen. Tools wie ZEP unterstützen Sie dabei, den administrativen Aufwand zu minimieren und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um Ihre Mitarbeiter zu fördern, ihre Bedürfnisse zu verstehen und gemeinsam an der Weiterentwicklung zu arbeiten.
