Das Thema Urlaubsrückstellungen kann Ihnen als verantwortlicher Mitarbeiter am Jahresende Schweißperlen auf die Stirn treiben. Denn: Das Jonglieren mit gesetzlichen Bestimmungen, individuellen Mitarbeiteransprüchen und dem Wunsch nach einer effizienten, präzisen Buchführung raubt vor allem eines: Zeit! In diesem Blogartikel tauchen wir tief in die Welt der Urlaubsrückstellungen ein und richten den Fokus dabei gezielt auf die Bedürfnisse von Finanzmitarbeitern.
Definition: Was bedeutet Urlaubsrückstellung?
Unter dem Begriff Urlaubsrückstellung versteht man eine präventive Maßnahme, bei der nicht genutzte Urlaubstage innerhalb eines Geschäftsjahres erfasst und bis zum Bilanzstichtag in Ihrer Jahresbilanz ausgewiesen werden.
Tritt der Fall ein, dass Ihre Arbeitnehmer ihren vollständigen jährlichen Urlaubsanspruch nicht im aktuellen Geschäftsjahr verbraucht haben, sondern ihn mit ins darauffolgende Jahr übertragen möchten, entsteht für Sie ein Erfüllungsrückstand.
Falls Ihre Mitarbeiter noch nicht ihren Urlaub für das neue Jahr eingereicht – also verplant – haben, handelt es sich hierbei um eine sogenannte „ungewisse Verbindlichkeit“. Diese unterliegt wiederum der Rückstellungspflicht gemäß § 249 HGB und erfordert die Bildung von Urlaubsrückstellungen.
Urlaubsrückstellungen berechnen: 3 Methoden im Überblick
Je größer Ihr Unternehmen, desto aufwändiger die Berechnung der Urlaubsrückstellungen für jeden einzelnen Mitarbeiter. Aus diesem Grund gestattet die Rechtsprechung die Berechnung von Urlaubsrückstellungen (§ 252 HGB) entweder als Individualberechnung oder als Durchschnittsberechnung. Bei der Individualberechnung ermitteln Sie die Urlaubsrückstellung für jeden einzelnen Mitarbeiter separat.
Obwohl diese Methode präzise Ergebnisse liefert, ist sie bei einer größeren Anzahl von Mitarbeitern äußerst arbeits- und zeitaufwändig. In solchen Fällen bietet sich die Durchschnittsberechnung als Alternative an. Hierbei werden alle Mitarbeiter als Gruppe betrachtet, was den Arbeitsaufwand erheblich reduziert. Allerdings ist bei stark schwankenden Lohnstrukturen Vorsicht geboten, da die Gefahr von Über- oder Unterbewertung besteht!
❗Wichtig ❗
Die einmal gewählte Methode zur Berechnung der Urlaubsrückstellungen muss in den Folgejahren beibehalten werden! Ein Wechsel ist nur in Ausnahmefällen möglich.
Individualberechnung Urlaubsrückstellungen – Aufwändig, aber präzise
Mit der Individualberechnung erfassen Sie für die Berechnungsgrundlage der Urlaubsrückstellungen den Stundenlohn sowie das Arbeitszeitmodell jedes einzelnen Mitarbeiters. Urlaubstage, die Ihre Arbeitnehmer nicht in Anspruch genommen haben, werden auf Basis des Arbeitszeitmodells in Arbeitsstunden umgerechnet.
Diese Arbeitsstunden werden anschließend mit dem Brutto-Stundenlohn des jeweiligen Mitarbeiters bewertet. Zusätzlich werden Ihre Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung hinzugerechnet. Auf diese Weise können Sie jeder Rückstellung einen monetären Wert – das maßgebliche Urlaubsentgelt – zuordnen. Die Individualberechnung ist daher sehr präzise, aber auch sehr aufwändig. Durch den großen Verwaltungsaufwand eignet sich diese Methode eher für Unternehmen mit einer überschaubaren Mitarbeiterzahl.
Praxisbeispiel: Individuelle Berechnung der Urlaubsrückstellungen
Klara Schneider erhält bei ihrem Arbeitgeber laut Arbeitsvertrag ein Jahresbrutto in Höhe von 40.000 Euro. Zusätzlich zahlt ihr Arbeitgeber ein Weihnachtsgeld von 2.500 Euro. Zur Berechnung des maßgeblichen Urlaubsentgelts werden zusätzlich den Arbeitgeberanteil für die Sozialversicherung und weitere Lohnnebenkosten hinzugezogen.Folgende Rechnung ergibt sich:
Jahresbrutto: 40.000 Euro
+ Weihnachtsgeld: 2.500 Euro
+ Arbeitgeberanteil Sozialversicherung: 5.500 Euro
= 48.000 Euro maßgebliches Urlaubsentgelt
Frau Schneider ist in Vollzeit bei ihrem Arbeitgeber angestellt und arbeitet an fünf Tagen pro Woche. Zieht man gesetzliche Feiertage ab, ergibt sich eine Summe von 248 tatsächlich geleisteten Arbeitstagen pro Jahr. Frau Schneider hat noch sechs Urlaubstage übrig. Somit ergibt sich folgende Berechnung für die individuelle Urlaubsrückstellung:
Maßgebliches Urlaubsentgelt: 48.000 Euro
/ Tatsächliche Arbeitstage: 248
* verbleibende Urlaubstage: 6
= 1.161 Euro Rückstellungsbetrag
Die passive Urlaubsrückstellung – also der Rückstellungsbetrag – für Frau Schneider würde 1.161 Euro betragen. Die Finanzabteilung des Arbeitgebers ist verpflichtet, diesen Rückstellungsbetrag in der Steuerbilanz anzugeben.
Durchschnittsberechnung – Weniger Aufwand, weniger Präzision
Das Unternehmen Alleskönner GmbH hat vier Mitarbeiter und möchte nicht für jeden einzelnen Angestellten eine Individualberechnung der Urlaubsrückstellung durchführen. Um das maßgebliche Urlaubsentgelt zu berechnen, muss die Finanzabteilung die jährlichen Bruttolöhne, das Weihnachtsgeld sowie die Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung aller Mitarbeiter zusammenrechnen. Daraus ergibt sich folgende Berechnung:
Bruttogehälter: 270.000 Euro
+ Weihnachtsgeld: 25.000 Euro
+ Arbeitgeberanteil Sozialversicherung: 28.000 Euro
= 323.000 Euro maßgebliches Arbeitsentgelt für das gesamte Team
Um die tatsächlichen jährliches Arbeitstage der vier Mitarbeiter zu erhalten, multipliziert die Finanzabteilung der Alleskönner GmbH die Arbeitstage pro Woche mit 52. Abzüglich der gesetzlichen Feiertage pro Jahr ergibt sich daraus ein Wert von 996 tatsächlichen Arbeitstagen.
Praxisbeispiel: Durchschnittsberechnung der Urlaubsrückstellungen für 4 Mitarbeiter
Maßgebliches Urlaubsentgelt: 323.000 Euro
/ Tatsächliche Arbeitstage: 996
* verbleibende Urlaubstage: 24
= 7.783 Euro Rückstellungsbetrag
Den Betrag von 7.783 Euro weist die Finanzabteilung der Alleskönner GmbH bei der Steuerbilanz entsprechend aus.
Automatische Berechnung von Urlaubsrückstellungen: ZEP als Software-Unterstützung
Jetzt sehen Sie sicher den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr, richtig? Je nachdem, wie groß Ihr Unternehmen ist, ist die Berechnung der verbleibenden Urlaubstage und Urlaubsrückstellung mehr oder weniger aufwändig. Damit Sie Ihre wertvolle Zeit nicht mit manuellen Berechnungen verbringen müssen, haben wir eine Lösung, die Sie bei der Berechnung von Urlaubsrückstellungen unterstützt. Mit den ZEP Zusatzmodulen Überstunden, Fehlzeiten & Urlaub sowie Preise & Belege sparen Sie nicht nur Zeit, sondern auch Nerven beim Jahresabschluss.
Denn: Mit dem Modul Preise & Belege (zusätzlich buchbar für ZEP Compact & bereits enthalten in ZEP Professional) können Sie für jeden Mitarbeiter einen internen Stundensatz festlegen, der zur Berechnung des maßgeblichen Urlaubsentgelts verwendet wird. Und dank des Moduls Überstunden, Fehlzeiten & Urlaub werden übrig gebliebene Urlaubstage sowie sämtliche gesetzlichen Feiertage für Ihr Bundesland exakt abgebildet. Hinterlegen Sie einfach in den entsprechenden Modulen alle benötigten Parameter, wie Jahresurlaub, Bruttolöhne, etc. und schon können Sie – mit der Kombination beider Module – die Urlaubsrückstellungen auf Knopfdruck für jeden Mitarbeiter individuell erledigen.
Hierfür gehen Sie in Ihrem ZEP wie folgt vor:
Schritt 1: Auswertungen > Mitarbeiter > Rückstellungen
Schritt 2: Zeitraum (von/bis) auswählen
Schritt 3: Auf „Ausführen“ klicken
Schritt 4: Rückstellungsbetrag je Mitarbeiter ablesen & als Datei exportieren
Wie Sie sehen, gelangen Sie mit wenigen Klicks zur gewünschten Auswertung, können den Rückstellungszeitraum individuell auswählen und die Daten einfach exportieren und so bequem in Ihre Jahresbilanz übernehmen.
Kleiner ZEP Hack: Sie können sich diese Auswertung auch automatisiert (in ZEP „Im Hintergrund ausführen“) in einem festgelegten Turnus zuschicken lassen.
Rückstellungen für den Urlaub auflösen: So gehen Sie vor
Die Auflösung von Rückstellungen für Urlaub erfolgt, wenn die ungewisse Verbindlichkeit, die zu ihrer Bildung geführt hat, nicht mehr besteht. Es gibt verschiedene Methoden, um die Rückstellungen korrekt aufzulösen. Im Folgenden sind die vier Hauptmethoden aufgeführt, die je nach Situation zur Anwendung kommen:
Bitte beachten Sie, dass Arbeitnehmer nicht einfach Anspruch auf eine Auszahlung nicht genommener Urlaubstage haben. Eine finanzielle Abgeltung ist nur möglich, wenn das Arbeitsverhältnis durch den Arbeitgeber beendet wird. Zudem verfällt der Anspruch auf Resturlaub, wenn dieser nicht bis zum 31. März des Folgejahres genommen wird.
Fazit
Die korrekte Berechnung und Verwaltung von Urlaubsrückstellungen sind entscheidend für eine präzise Jahresbilanz. Ob durch detaillierte Individualberechnung oder vereinfachte Durchschnittsberechnung, die Methode sollte zur Unternehmensgröße passen.
Die Nutzung von ZEP kann diesen Prozess erheblich vereinfachen: Mit den Modulen zur automatisierten Berechnung und Verwaltung von Urlaubsrückstellungen sparen Sie Zeit und minimieren Fehler. Achten Sie darauf, dass Rückstellungen korrekt aufgelöst werden, um eine fehlerfreie Jahresbilanz zu gewährleisten und finanzielle Überraschungen zu vermeiden.
