„Einheitliche Zeiterfassung und -abrechnung in der gesamten Gruppe“
So beschreibt Sebastian Schröter, Chief Financial Officer der good healthcare group, Ausgangspunkt und Ziel bei der Suche nach einer Zeiterfassungslösung waren, dass das Tool für alle in der good healthcare group vereinigten Unternehmen eingesetzt werden konnte.
„Ziel war es, eine einheitliche Basis für unterschiedliche Arbeitsweisen in den einzelnen Firmen – Consultants bei der in//touch sowie den Projektteams bei den Gesellschaften +49 med und patient+ – zu schaffen.“
Sebastian Schröter
CFO bei der ghg good healthcare GmbH
Julia David, Manager Finance bei der ghg good healthcare GmbH, ergänzt: „In der Vergangenheit hatten die Consultants bei in//touch ein anderes Projektmanagementtool genutzt, während bei den anderen Gesellschaften lediglich die leistungsgerechte Abrechnung im Fokus stand. Eine Vereinheitlichung, Schaffung von Transparenz sowie die steigenden Anforderungen der Unternehmenssteuerung rückten immer weiter in den Fokus“, bestätigt Sebastian Schröter.
Umfassender Evaluierungsprozess: ZEP setzt sich durch
Der Entscheidung für das zukünftige Tool voraus ging ein umfangreicher und detaillierter Evaluierungsprozess. Sebastian Schröter erinnert sich: „Wir haben in der Tat ganz viele Tools getestet. Dabei haben wir Standardlösungen, die Weiterentwicklung bestehender Tools sowie eine Eigenentwicklung in Betracht gezogen und analysiert.“, erklärt Sebastian Schröter. Auch ZEP wurde im Rahmen der Evaluierung umfassenden Tests unterzogen und auf „Herz und Nieren“ getestet. ZEP steht für ZeitErfassung für Projekte. Die webbasierte Lösung ist bereits seit dem Jahr 2000 auf dem Markt und wurde speziell für projektorientierte Unternehmen als Komplettlösung für die Bereiche Zeiterfassung und -nachweis, Reisekosten, Projektmanagement und -controlling sowie Faktura entwickelt.
Sebastian Schröter begründet die Entschediung für ZEP:
„ZEP erwies sich letztendlich als die Lösung, die die meisten Kriterien unseres Anforderungsprofils abdeckte“
Sebastian Schröter
CFO bei der ghg good healthcare GmbH
Dabei spielte unter anderem auch die Tatsache eine Rolle, dass ZEP im Cloud Computing-Modell angeboten wird. Im Cloud-Betrieb erhält der Kunde Zugriff auf die cloud-basierte Softwarevariante von ZEP, die in einem ISO 27001-zertifizierten Hochleistungsrechenzentrum in Deutschland betrieben wird. Grundlage für die Nutzung ist ein jederzeit zum Monatsende kündbarer Online-Nutzungsvertrag sowie ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Die Abrechnung erfolgt nutzungsbasiert je Anwender und Monat.
Sebastian Schröter erklärt: „Wir haben uns sehr intensiv mit der Wahl des Betriebsmodells auseinandergesetzt. Die Vorteile einer Cloud-Nutzung liegen für uns hauptsächlich in den vom Provider zur Verfügung gestellten regelmäßigen Updates. Daraus ergibt sich für uns wiederum der Vorteil, dass wir uns nicht selbst um die Weiterentwicklung kümmern müssen. Darüber hinaus können wir uns aktiv an der Produktweiterentwicklung beteiligen, indem wir unsere eigenen Anforderungen weitergeben. Diese fließen dann in die Weiterentwicklung ein und selbst wenn die Umsetzung etwas dauert, profitieren am Ende alle davon. Dies gilt natürlich auch für die Anforderungen anderer ZEP-Kunden“
ZEP im täglichen Einsatz bei der good healthcare group
Als „power user“ arbeitet Julia David tagtäglich mit ZEP. Sie erklärt: „Die komplette Projekt-Zeiterfassung aller Unternehmen in der good healthcare group läuft über ZEP. Die Mitarbeiter nutzen dafür die webbasierte Benutzeroberfläche oder die mobile App. Für die Abrechnung setzen wir das Faktura Tool von ZEP ein. Dies bedeutet für uns eine deutliche Zeitersparnis. Durch die automatische Übernahme der Daten aus der Zeiterfassung in die Rechnungsstellung können wir außerdem sicher sein, dass alle Daten korrekt übernommen wurden.“ Gemeinsam mit dem ZEP-Support wurde die Briefvorlage für das Rechnungsformular entsprechend angepasst.
Darüber hinaus vermittelt ZEP jederzeit und überall einen aktuellen Überblick mit den entsprechenden Auswertungen, die dann für das Projekt-Controlling sowie als Nachweis gegenüber den Kunden verwendet werden können.
„ZEP hat sich mittlerweile als zentrale Datenbasis für das Projektcontrolling der good healthcare group etabliert.“
Sebastian Schröter
CFO bei der ghg good healthcare GmbH
Da ZEP selbst keine für ihn ausreichende Cockpit-Funktion zur Verfügung stellt, übernimmt der CFO die ZEP-Daten in die Visualisierungssoftware Tableau und erstellt dort die entsprechenden Projekt-Controlling-Berichte für Kriterien wie z.B. einen Soll-/Ist-Vergleich beim Projektstatus oder Billability-Quoten der einzelnen Mitarbeiter und Projektteams.
ZEP-Support: „Wir haben uns stets wohlgefühlt“
Positiv überrascht zeigen sich die beiden ghg-Mitarbeiter vom ZEP-Support. „Häufig erlebt man leider den Fall, dass der Support des Anbieters nach der Kaufentscheidung auf einmal aufhört, bei ZEP ist dies definitiv nicht der Fall.“, erklärt Sebastian Schröter. Gemeinsam wurden und werden kundenspezifische Anpassungen und Anforderungen diskutiert und mit einer sehr kurzen Reaktionszeit umgesetzt. bestätigt Julia David.
„Der ZEP-Support ist richtig toll!“
Julia David
Manager Finance bei der ghg good healthcare GmbH
Und so kommt Sebastian Schröter zu dem abschließenden Ergebnis: „Das Ziel einer Basis-Plattform, die möglichst viele Elemente abdeckt, wurde erreicht. Unser Fokus liegt dabei auf dem Projektstatus. Außerdem ist ZEP unser zentrales Monitoring- und Auswertungstool für Projekte.“
„Die Benutzung von ZEP ist intuitiv und schnell erlernbar. Darüber hinaus entwickelt sich die Lösung kontinuierlich weiter.“
Julia David
Manager Finance bei der ghg good healthcare GmbH
Jüngstes Beispiel ist das mit dem letzten Versions-Update eingeführte neue Design der Benutzeroberfläche. Julia David: „Auch wenn das neue Design etwas Eingewöhnungszeit benötigte, war es für uns das deutliche Zeichen: ‚Wir bleiben nicht stehen!‘“
