Zeiterfassung und -abrechnung mit Microsoft Excel und Rechnungssoftware
Partner und Geschäftsführer der Infocient Consulting GmbH sind Jochen Weintz und Dr. Armin Elbert. „In der Anfangszeit genügte Microsoft Excel, um die entsprechenden Tätigkeitsnachweise über die geleisteten Projektarbeiten zu erstellen, für das Schreiben der Rechnung kam eine Standard-Rechnungssoftware zum Einsatz. Der Kunde erhielt dann die Rechnung plus die ausgedruckte Excel-Liste als Tätigkeitsnachweis“, erinnert sich Herr Weintz an die Anfänge des Unternehmens. „Bei wenigen Kundenprojekten pro Monat hielt sich der Aufwand in Grenzen“.
Mit der weiteren Expansion des Unternehmens in den Folgejahren stieß diese Vorgehensweise allerdings an ihre Grenzen. Jochen Weintz erklärt:
„Der bisherige weitgehend manuelle Workflow zur Zeiterfassung und -abrechnung erwies sich vor dem Hintergrund eines immer größeren Projektaufkommens und einer immer größeren Mitarbeiteranzahl als nicht mehr durchführbar. Schon bald kostete es uns ‘gefühlt‘ einen ganzen Tag, allein um die für die Abrechnung erforderlichen Unterlagen zusammenzusammeln.“
Jochen Weintz
Partner und Geschäftsführer
Aus diesem Grund war schnell klar: Eine „vernünftige Lösung“ muss her!
Integration von Zeiterfassung und Reisekostenabrechnung
Aus seiner bisherigen beruflichen Vergangenheit kannte Jochen Weintz verschiedenste Lösungen zur Zeiterfassung, allerdings wiesen diese aus seiner Sicht einen zentralen Nachteil auf. Für die Erfassung der Reisekosten musste eine separate Softwarelösung eingesetzt werden. „Zwei verschiedene Systeme bedeutet zweimal Erfassen von Daten und führt damit zwangsläufig zu mehr Aufwand und höherer Fehleranfälligkeit“, bringt der Infocient Consulting-Geschäftsführer das Dilemma auf den Punkt. Aus diesem Grund lautete dann auch der erste zentrale Punkt im Anforderungsprofil: Eine Integration von Zeiterfassung und Erfassen der Reisekosten in einem System muss gewährleistet sein.
Ein zweiter zentraler Punkt im Anforderungsprofil für die neue Anwendung war das Betriebsmodell. Jochen Weintz erläutert:
„Unsere Arbeit findet größtenteils vor Ort bei unseren Kunden statt. Da möchte niemand dann noch extra ins Büro fahren müssen, nur um seine Projektzeiten und Reisekosten zu erfassen."
Jochen Weintz
Partner und Geschäftsführer
Ein webbasierter orts- und zeitunabhängiger Zugriff auf die Lösung waren also ein unbedingtes ‚Muss‘, zumal unsere Mitarbeiter auch beim Kunden vor Ort mit Notebook und WLAN-Ticket entsprechend ausgestattet sind, um ihre Projektzeiten zeitnah zu erfassen.“Durch eine gezielte Suche nach einer Lösung, die die genannten Anforderungen erfüllte, und durch den Tipp eines befreundeten Unternehmens stieß man bei Infocient Consulting dann letztendlich auf die Lösung ZEP der Firma provantis IT Solutions. ZEP steht für ZeitErfassung für Projekte. Die webbasierte Lösung ist bereits seit dem Jahr 2000 auf dem Markt und bietet projektorientierten Unternehmen eine Komplettlösung für die Bereiche Zeiterfassung und -nachweis, Reisekosten, Projektmanagement und -Controlling sowie Faktura.
Faktura macht die Sache „rund“
Neben der im Anforderungsprofil festgeschriebenen Integration von Zeiterfassung und Reisekosten bietet ZEP ein integriertes Faktura-Modul. Auf der Grundlage der im System erfassten Projektzeiten sowie der hinterlegten Stunden- und Tagessätze ermöglicht das Modul das automatische Erstellen von Rechnungen aus ZEP. Über eine spezielle Benachrichtigungsfunktion erinnert das System den Anwender, wann er eine Rechnung stellen sollte bzw. ob Aufwände entstanden sind, zu denen noch keine Abrechnung geplant wurde. Weitere Funktionen sind eine integrierte Umsatzprognose und eine Kontrollfunktion für Zahlungseingänge. Jochen Weintz bestätigt:
„Das Faktura-Modul macht für uns die die Sache ‚rund‘, denn wir können die in der Zeiterfassung erfassten Daten direkt in die Rechnungsstellung übernehmen. Der Tätigkeitsnachweis für unsere Kunden wird dann automatisch an die Rechnung angehängt, ohne dass zusätzliche manuelle Arbeiten erforderlich sind.“
Jochen Weintz
Partner und Geschäftsführer
Auch im täglichen Einsatz von ZEP zeigt man sich bei Infocient Consulting sehr zufrieden. Jochen Weintz erklärt:
„ZEP erleichtert uns die Arbeit ungemein."
Jochen Weintz
Partner und Geschäftsführer
Bei Infocient Consulting sieht man sich – auch dank ZEP – gut gerüstet für das weitere Firmenwachstum.
