Zeiterfassung und Projektmanagement mit ZEP an fünf Standorten
Seit Anfang 2010 nutzt der IT-Dienstleister an allen fünf Standorten – Pforzheim, München, Köln, Münster und Karlsruhe – die Zeiterfassungs- und Projektmanagementsoftware ZEP.
„Durch individuelle Erweiterungen von ZEP konnten wir das Produkt optimal an unsere Bedürfnisse anpassen.“
Patrick Thoma
Head of Solution Development
Entscheidung für die Zeiterfassungssoftware ZEP
Vor dem Einsatz von ZEP arbeitete das Unternehmen mit einer hausinternen Lösung, die die Software-Entwickler und Technologie- Berater selbst konzipiert hatten. Im Laufe der Zeit erweiterte das Beratungsunternehmen seine Standorte und die Anzahl der Projekte nahm zu. Durch diese Entwicklung stiegen auch die Anforderungen an die interne Zeit- und Projekterfassungssoftware. Das bestehende Tool konnte der wachsenden Komplexität nicht mehr gerecht werden. Somit stand die inovex GmbH vor der Entscheidung, entweder die eigene Software aufzurüsten oder eine neue externe Lösung zu suchen. „Auf der Informationstechnik-Messe CeBIT sind wir dann auf die modulare Lösung ZEP aufmerksam geworden“, erinnert sich Patrick Thoma, der sich mit der Auswahl einer geeigneten Software befasste. „Die externe Zeiterfassungssoftware ZEP erschien uns sofort professionell und passend für unsere Anforderung“, so Thoma, der seit 2003 als Head of Solution Development im Unternehmen tätig ist. „Wir entschieden uns für die Software und aufgrund des guten Preis-Leistungs-Verhältnisses auch sofort für den Kauf von ZEP“, berichtet der IT-Fachmann.
Benutzerfreundliches Tool überzeugt Mitarbeiter
Die Einführung der rund 100 Mitarbeiter in ZEP erfolgte durch ein webbasiertes Seminar und nahm circa fünf Manntage in Anspruch. Bereits bei der Einführung waren die Mitarbeiter von der Benutzerfreundlichkeit des ZEP-Tools überzeugt. „ZEP ist einfach, logisch und selbsterklärend aufgebaut, so dass wir die Handbücher und Programmhilfen nur selten benötigen. Lediglich neue Mitarbeiter greifen anfangs auf diese Hilfe zurück“, sagt Thoma. Auch den Service des ZEP-Supportteams beurteilt Thoma als einwandfrei. Die Qualität und Erreichbarkeit der Ditzinger Beratungsexperten bewertet die inovex als „gut“.
ZEP läuft stabil
Ein weiterer Pluspunkt: Bei dem IT-Dienstleister gab es noch keine Programmabstürze oder Datenverluste während der ZEP-Nutzung. „Die Konsistenz der Daten und die Stabilität sind ebenso wie die Benutzerfreundlichkeit sehr gut – ZEP hat uns in diesen Bereichen vollkommen überzeugt“, so Patrick Thoma.
Mobile Datenerfassung
Aufgrund der deutschlandweiten Unternehmens- und Projektstandorte war für das mittelständische Unternehmen eine mobile Datenerfassung wichtig. Zudem sollten diese Daten zentral abruf- und kontrollierbar sein. Das webbasierte Tool löste diese Anforderung: „Mit ZEP haben wir einen sehr guten Überblick über unsere deutschlandweiten Unternehmens- und Projektstandorte“, lobt Patrick Thoma.
Auch die mobile Datenerfassung ist mit ZEP möglich: „Die Mitarbeiter können per Laptop auf ihre Reisezeiten-, Stunden- und Projekterfassung jederzeit und ortsunabhängig zugreifen“, so Thoma. Gleichzeitig konnte mit der webbasierten Anwendung der Zeitaufwand der Mitarbeiter für die Datenerfassung verringert werden. „Zukünftig planen wir zudem, dass die Daten per iPhone erfasst werden. Damit wird die Erfassung für unsere Mitarbeiter noch unkomplizierter“, erklärt Patrick Thoma.
Maßgeschneidertes Konzept
Der Full-Service-Dienstleister nutzt ZEP Professional mit den Zusatzmodulen „Abteilung“, „Urlaub, Fehlzeiten und Überstunden“, „Dokumenten-Generator“ und „Faktura“. „Durch individuelle Erweiterungen von ZEP konnten wir das Produkt optimal an unsere Bedürfnisse anpassen“, ergänzt Patrick Thoma. Darüber hinaus wird die provantis-Software zum Datenaustausch von PDFund CSV-Formaten genutzt. „Wünschenswert wäre ein Datentausch mit anderen Programmen über eine definierte Programmierschnittstelle (API)“, sagt Thoma. Neben dieser API seien Detailverbesserungen bei der Rechnungsstellung, wie zum Beispiel bei Abrechnungen auf Sammelvorgängen, empfehlenswert.
